Компания вправе списать стоимость кулера и питьевой воды для сотрудника как расходы на нормальные условия труда. Качество водопроводной воды больше никакого значения для учета не имеет. К такому выводу впервые пришел Минфин России в письме от 25.05.12 № 03-03-06/1/274 (ответ на частный запрос).
Об учете расходов на питьевую воду - до недавнего времени Минфин утверждал, что компания вправе списать расходы на питьевую воду, только если вода из крана не соответствует санитарным нормам (письмо от 31.01.11 № 03-03-06/1/43). А это надо было подтверждать санитарным заключением. Причем экспертиза занимала несколько месяцев, а компания оплачивала ее самостоятельно. При отсутствии заключения налоговики отказывали в учете расходов. И доказать обратное получалось только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 16.11.10 № А32-16552/2009).
Однако с 8 апреля 2012 года установка кулеров с питьевой водой для сотрудников включена в перечень обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда (приказ Минздравсоцразвития России от 01.03.12 № 181н). Поэтому Минфин изменил свою позицию в пользу налогоплательщиков и в комментируемом письме разъяснил, что компании вправе списать затраты на питьевую воду как расходы на нормальные условия труда. Причем не имеет значения, соответствует вода в офисе санитарным нормам или нет. К тому же компания вправе списать не только стоимость воды, но и кулеров, а также их установку. Это нам подтвердили в Минфине.
Для подтверждения расходов стоит включить приобретение и установку кулеров, а также закупку воды в .
Если компания уже потратила средства на воду и кулеры, но не списала их, она вправе подать уточненные декларации с налогом к уменьшению. Правда, возможны споры с налоговиками: ведь установку кулеров включили в мероприятия по улучшению условий и охраны труда только с 8 апреля 2012 года. Поэтому инспекторы могут заявить, что расходы обоснованны именно с этой даты.
Об учете расходов на питьевую воду - в Минфине уверены, что не надо удерживать НДФЛ со стоимости воды для сотрудников. Ведь в данном случае невозможно установить точное количество потребленной воды каждым, а значит, невозможно посчитать доход (письмо Минфина России от 13.05.11 № 03-04-06/6-107). Аналогично не надо платить и страховые взносы. В то же время Минфин требует удерживать налог со стоимости «шведского стола», которым сотрудники пользуются на работе бесплатно. При этом чиновники считают, что если стоимость каждой порции определить невозможно, то НДФЛ надо удерживать .