У нас есть работники, которые трудятся в местности, приравненной к Крайнему Северу. Планируем внести в коллективный договор условие о том, что компания платит таким сотрудникам фиксированную сумму компенсации расходов на проезд к месту отдыха и обратно. И при этом не собирать с работников подтверждающие документы. Можно ли списать такие компенсации?
Рискованно без билетов компенсировать проезд к месту отдыха, не исключены проблемы с учетом расходов. Сотрудники, работающие в компаниях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право раз в два года ездить в отпуск и обратно за счет работодателя. Размер, условия и порядок оплаты такого проезда коммерческие компании устанавливают в коллективном и трудовых договорах, а также внутренних локальных актах, например Положении об оплате труда (ст. 325 ТК РФ). Таким образом, трудовое законодательство не ограничивает максимальную и минимальную сумму компенсации, а также не запрещает платить ее в фиксированном размере.
Вместе с тем на проверке налоговики наверняка снимут расходы на компенсацию, если у компании не будет документов, подтверждающих расходы сотрудника на проезд. Кроме того, возможно доначисление НДФЛ. Чиновники считают, что при отсутствии документов о стоимости проезда компания не может подтвердить целевой, компенсационный характер выплаты. А значит, не имеет права списать ее в налоговом учете и освободить от НДФЛ (п. 7 ст. 255, п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 11.01.13 № 03-03-06/1/2).