Проверку потенциальных контрагентов и будущих сотрудников для нас выполняет сторонняя компания. Вправе ли мы учесть расходы на такие услуги, если у нас есть юридический отдел и служба безопасности?
Как обосновать расходы на проверку контрагентов? Да, вправе. Прямо такие затраты в кодексе не названы. Но они связаны с деятельностью компании и обеспечением ее безопасности, а значит, их можно списать. Например, как консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для учета затрат не важно, что в компании есть юридический отдел или своя служба безопасности. Компания сама решает, как организовать работу по проверке контрагентов, и не обязательно, чтобы эту работу выполняли штатные сотрудники. Но стоит соблюсти ряд условий, иначе инспекторы могут посчитать, что затраты необоснованны.
Во-первых, расходы должны быть подтверждены детализированными актами на оказанные услуги. Значит, исполнитель должен отразить в акте оказанных услуг названия конкретных компаний и данные соискателей, которых он проверял. Во-вторых, безопаснее, чтобы стоимость услуг зависела от количества проверенных контрагентов и соискателей. В-третьих, из должностных инструкций или трудовых договоров штатных сотрудников стоит исключить обязанность проверять контрагентов и соискателей. При таких условиях даже в случае спора с инспекторами у компании есть хорошие шансы защитить расходы в суде. Ведь судьи на стороне компаний (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 10.12.12 № А40-33064/12-115-6).