— Веду учет у предпринимателя. Вся выручка поступает на расчетный счет. Иногда предприниматель переводит средства с расчетного счета на свою личную пластиковую карту для собственных нужд. Надо ли записывать эти суммы в кассовую книгу?
— Нет, не надо. Кассовую книгу необходимо вести для учета наличных, которые предприниматель использует в своей деятельности (письмо Банка России от02.08.12 №29-1-2/5603. — Примеч. ред.). У вас выручка от деятельности сразу поступает на расчетный счет.
— Значит, предприниматель вправе расходовать деньги, которые перевел со счета на карту, в личных целях?
— Да, совершенно верно. Положение Банка России от12.10.11 №373-П не ограничивает возможности предпринимателя распоряжаться деньгами со счета. Он может переводить средства на свой личный счет, снимать и использовать на любые цели, даже не связанные с деятельностью.
— А надо отчитываться об израсходованных суммах?
— Нет, не надо. Предприниматели не обязаны составлять авансовые отчеты по личным тратам.
— У нас проверка кассовой дисциплины. Лимит остатка кассы мы посчитали в целых рублях, округлив сумму в большую сторону по правилам математики. Инспектор пересчитал суммы с копейками. В итоге в некоторые дни у нас получилось превышение остатка на 40 копеек и, по словам проверяющих, нам грозит штраф. Разве это законно?
— Нет, инспекторы неверно пересчитали лимит, а ваша компания ничего не нарушила. Из порядка подсчета лимита, который приведен в приложении к Положению №373-П, следует, что лимит надо считать в рублях. Если сумма с копейками, ее надо округлить.
— А мы верно округлили лимит? Возможно, надо использовать другой способ?
— Вы все сделали верно. Для округления лимита можно использовать правила математики (письмо Банка России от24.09.12 №36–3/1876. — Примеч. ред.). То есть меньше 50 копеек отбрасывать, а 50 копеек и больше считать за рубль.
Комментарий «УНП»
Банк России не настаивает на том, что лимит наличных надо округлять только по правилам математики. Компания может выбрать другой метод, например любые копейки считать за рубль. Выбранный метод стоит отразить в приказе об установлении лимита кассы или издать отдельный приказ о порядке округления лимита.
— У нас интернет-магазин. Пробили чек заранее в офисе, но, когда курьер доставил товар, покупатель часть товара вернул и денег заплатил меньше. Как теперь быть?
— Пробитый чек надо вернуть и оформить новый, так как чек пробит на неверную сумму.
— А что делать с ошибочным чеком?
— Его надо погасить — в конце смены на всю сумму платежа по ошибочному чеку составляют акт КМ-3 и к нему прикладывают объяснительную кассира, где будет написано, что сумма внесена в память кассового аппарата ошибочно, и названа причина выдачи неверного чека.
— На практике это очень неудобно. Ведь покупатели оставляют себе некоторые товары, другие забирают. Курьер должен возвращаться в офис, а потом везти новый чек. Как можно еще оформить такую операцию?
— Единственный вариант в такой ситуации — выдать курьеру портативную кассу, чтобы он выбивал чек на месте при передаче денег покупателем. Тем более что выбивать чек в момент оплаты требует закон (ст. 5 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ. — Примеч. ред.).
— Директор и он же единственный учредитель внес в кассу финансовую помощь на зарплату работникам, и компания сразу же, минуя банк, выплатила деньги. Является ли это нарушением?
— Нарушения в этом нет. Главное, чтобы не был превышен лимит и соблюдались сроки выдачи зарплаты.
— Для оформления выдачи зарплаты достаточно расходного кассового ордера?
— Нет, недостаточно. Оформлять выдачу зарплаты наличными надо только расчетно-платежными и платежными ведомостями (п. 4.6 Положения № 373-П. — Примеч. ред.). Наличие ведомости обязательно.
Комментарий «УНП»
Налоговики не вправе наказать компанию за отсутствие расчетно-платежной или платежной ведомости. Штраф в сумме до 40 тыс. рублей предусмотрен только за превышение остатка наличности, лимита расчетов наличными, неоприходование денег и нарушение порядка хранения свободных денег (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но споры с налоговой не исключены, поэтому безопаснее оформить ведомость при выдаче зарплаты.
— У нас много торговых точек. Некоторые из них в отдаленных селах. Вправе ли мы в формуле по расчету лимита в кассе взять периодичность сдачи в банк не 7 рабочих дней, а 14 или 10?
— Нет, не вправе. Этот срок строго закреплен в формуле по расчету лимита остатка наличных денег Одна из составляющих формулы Nc — это период времени между днями сдачи денег в банк, и он не может превышать семи рабочих дней (приложение к Положению №373-П. — Примеч. ред.).
— Это значит, что компании необходимо относить наличные деньги в банк не реже чем раз в семь дней, даже если остаток не превысит лимит?
— Нет, этого делать не надо. Компания не обязана сдавать наличные деньги в банк каждые семь дней. На банковских счетах требуется хранить только сверхлимитные наличные средства (п. 1.4 Положения № 373-П. — Примеч. ред.). Пока сумма не превышает установленный лимит, деньги можно хранить в кассе сколько угодно дней.