— Наше кафе работает до последнего посетителя. Время закрытия всегда разное, поэтому и Z-отчет кассир снимает в разное время. Недавно Z-отчет сняли уже после полуночи в 00 часов 25 минут. Как отражать выручку: целиком на день снятия Z-отчета или за предыдущий день?
— В журнал кассира-операциониста выручку необходимо записать по дате Z-отчета. Основание — постановление Госкомстата России от25.12.98 №132.
— Аналогично заполняют и кассовую книгу ?
— Нет, в кассовой книге выручку отражают на основании внутреннего распоряжения руководителя. Например, целиком на день снятия Z-отчета или целиком за предыдущий день. Подтверждает это и письмо Минфина России от11.06.09 №03-01-15/6–311.
Комментарий «УНП»
Компания вправе сама прописать порядок учета выручки в своем внутреннем приказе. Можно установить правило, что если в Z-отчет вошла выручка за несколько дней, то компания ее распределяет по дате получения и отражает в кассовой книге несколькими записями. Это наиболее безопасный вариант, поскольку инспекторы считают, что поступившую наличную выручку надо приходовать ежедневно (п. 6.1 Положения, утв. ЦБРФот12.10.11 №373-П).
— Мы на «упрощенке» и оказываем услуги по чистке и уборке помещений. Помимо квартир частных клиентов недавно стали убирать офисные помещения. Вправе ли мы при наличных расчетах продолжать выдавать всем клиентам бланки строгой отчетности?
— Нет, не вправе. Применять бланки строгой отчетности можно только при оказании услуг населению. В частности, услуг по уборке квартир, придомовых площадей, газонов, детских, хозяйственных и других площадок. Таковы требования пункта 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ. Уборка офисов компаний к услугам населению отношения не имеет, поэтому надо пробивать чеки ККТ.
— А если собственник офиса — частное лицо?
— В таком случае можно использовать бланки строгой отчетности, а не кассовую технику. Подтверждает это и письмо ФНС России от24.10.12 №АС-4-2/18034.
— У нас несколько терминалов по приему наличных платежей. Сколько у нас должно быть журналов кассира-операциониста?
— Ровно столько, сколько у вас терминалов. При приеме платежей через терминалы оплаты на каждую кассовую машину, которая установлена в аппарате, заводят отдельный журнал кассира-операциониста. Либо журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков, если ККТ работает без кассира.
— У нас сейчас есть три терминала, и мы хотим установить четвертый. Адрес у двух терминалов будет общий. Допустимо ли вести один журнал на два аппарата?
— Нет, это неправомерно. На новый терминал надо оформить свой журнал. При использовании платежного терминала или банкомата необходимо обеспечить ведение и хранение документации, связанной с платежами. Таковы требования части 2 статьи 5 закона № 54-ФЗ. Отдельный журнал как раз необходим, чтобы обеспечить учет наличных операций по каждой кассовой машине.
— Кассир по ошибке пробила кассовый чек на большую сумму, вдвое увеличив дневную выручку. Мы уменьшили выручку, оформив возврат, но инспекторы говорят, что это неверно. Как правильно исправлять подобные ошибки?
— В конце смены на сумму ошибочного чека надо составить акт по форме КМ-3. Его составляют в одном экземпляре, погашенный чек наклеивают на лист бумаги и вместе с актом по форме КМ-3 сдают в бухгалтерию. Что касается суммы ошибочно пробитого чека, то ее отражают в графе 15 журнала кассира-операциониста, уменьшая выручку по Z-отчету. Таковы требования пункта 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин (утв. Минфином России 30.08.93 №104. — Примеч. ред.). А если компания потеряла чек, который надо аннулировать, то его номер и сумму можно восстановить по данным контрольной ленты.
— Нужны ли дополнительные документы? Например, объяснительная от нашего кассира?
— Да, нужны. Безопаснее приложить к акту и ошибочному чеку объяснительную кассира. Тогда при проверке инспекторы сразу увидят причину значительных корректировок.
— Продаем товары в розницу через интернет-магазин. Доставку товара и прием наличных у покупателей осуществляет курьерская служба. Она сама в момент получения оплаты за товар выбивает и выдает покупателю кассовый чек с реквизитами нашего магазина, а потом перечисляет выручку на наш расчетный счет. Надо ли нам устанавливать у себя кассовую технику?
— Нет, не надо. Применять кассовую технику необходимо курьерской службе. Именно она в момент получения наличных за проданный товар должна выдать покупателю кассовый чек. А курьерская служба применяет кассовую технику, которая зарегистрирована на ваш магазин и выдает чеки с вашими реквизитами?
— Да, именно так.
— Это нарушение. И при проверке оно будет расценено как применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям. Ведь организация не вправе применять контрольно-кассовую технику, которая зарегистрирована на другую компанию. Если курьерская служба использует вашу кассу, то она должна быть зарегистрирована в инспекции именно на курьерскую компанию.