На период летнего отдыха кассир должен официально передавать дела другому сотруднику. А при смене материально ответственных сотрудников обязательна инвентаризация наличных (п. 1.5 Приложения к приказу Минфина России от13.06.95 №49). Значит, на день передачи дел от кассира другому сотруднику надо составить акт инвентаризации наличных. С этого года вместо сложной типовой формы (ИНВ-15) можно использовать упрощенную (см. образец).
За основу можно взять утвержденный акт, убрав ненужное. Во-первых, шапку, чем бланк утвержден, и все коды (формы, вида деятельности и вида операции). Во-вторых, если в кассе нет марок, ценных бумаг, то строки, где надо записать их остатки, тоже не нужны.
В состав инвентаризационной комиссии надо включить представителей администрации, бухгалтера, и других специалистов, например экономиста. Точное число человек в комиссии приказ №49 не определяет. Поэтому можно оставить в акте для подписей лишь три строки вместо четырех — для председателя и двух сотрудников. Акт надо составить в трех экземплярах — один кассиру, другой замещающему сотруднику, третий остается в бухгалтерии.
Кроме акта при передаче функций кассира другому сотруднику потребуется еще два документа. Во-первых, надо возложить исполнение обязанностей кассира на другого работника приказом руководителя о совмещении должностей. Во-вторых, необходим договор о полной материальной ответственности с замещающим сотрудником (постановление Минтруда России от31.12.02 №85). Без этого документа невозможно будет взыскать деньги с виновного, если возникнет недостача.