Нашей читательнице пришло письмо из ПФР с просьбой приложить к полугодовой отчетности пояснения, почему в компании такие низкие зарплаты. Что отвечать и отвечать ли вообще, рекомендуют специалисты фонда и эксперты.
— Фонд не требует от компании объяснения, у него нет такого права. Но фонд просит добровольно прояснить ситуацию. Ведь не исключено, что низкая зарплата объясняется ошибкой в расчете средней численности в форме РСВ-1. Если компания не даст пояснения, на сдаче отчетности это не отразится. Фонд ее все равно примет, но после может вызвать компанию на зарплатную комиссию.
— Фонд контролирует правильность расчета и уплаты взносов, а не уровень зарплаты. Но о выявленных фактах низкого уровня зарплаты фонды вправе сообщить в инспекцию по труду или прокуратуру. Поэтому, прежде чем принимать решение, сообщать о таком факте или нет, фонд запрашивает пояснения у компании. Отвечать или нет, решать страхователю, за отказ от пояснений штрафа нет. Что касается отчетности, то отказать в ее приеме из-за отсутствия пояснений фонд не вправе. Все основания для отказа приведены в пункте 24 Регламента, утвержденного приказом Минтруда от22.10.12 №329н. В частности, это отсутствие подписи, несоответствие формы, ошибки на магнитном носителе и т. п.
— Сдавать пояснения не обязательно, а фонд не вправе отказать в приеме расчета РСВ-1. Но рекомендуем все же сообщить в фонд хотя бы минимум информации, которая объясняет, почему зарплата низкая. Например, сотрудники работают неполную неделю или брали отпуска за свой счет. Иначе фонд вправе потребовать любые документы, подтверждающие правильность расчета взносов. К примеру, регистры бухучета, карточки индивидуального учета начисленных выплат и взносов и т. п. Такое право дает пункт 1 статьи 29 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ. А тогда за каждый непредставленный документ возможен штраф 200 рублей.
— Фонд вправе требовать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим именно в ходе проверок правильности расчета взносов. Но в письме фонд просит, а не требует информацию. Поэтому за непредставление сведений ответственности нет. Не вправе фонд и отказать в приеме очередной отчетности. Если без пояснений специалисты не принимают расчет РСВ-1, то вместе с индивидуальными сведениями его можно сдать по почте.
— Пояснять низкую зарплату компания не обязана, а фонд не требует, а лишь просит информацию. Поэтому отчетность примет даже без пояснений. Но мы считаем, что безопаснее дать фонду необходимые сведения, иначе он передаст данные о низких зарплатах налоговикам или даже прокурорам.
Если в расчете нет ошибки, то пояснить низкую численность можно наличием совместителей, которые работают на полставки, сокращенным графиком штатных сотрудников, текучкой кадров и т. д. Главное, сообщить, что полные зарплаты сотрудников соответствуют прожиточному минимуму. На практике этого достаточно, чтобы защитить компанию от вызовов на комиссии или других последствий.