Чтобы списать расходы на бензин и запчасти для собственных и арендованных машин, придется оформлять путевки. Но не только для этого.
Заполненный путевой лист легкового автомобиля необходим бухгалтерии, чтобы:
Путевой лист утвержден постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Его обязаны применять автотранспортные компании, которые используют легковые машины и такси. Другие компании вправе разработать свой бланк путевого листа 2017 – письмо Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363.
Если унифицированная форма не подходит вашей компании по каким-либо причинам (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно разработать собственную. Форму документа, которую решите использовать, зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Перед заполнением нестандартной путевки, проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 3 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (в ред. приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно также предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему неунифицированный бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Далее расскажем, как изменились правила заполнения.
Разобравшись с каждым реквизитом, поймете, как правильно заполнять путевой лист автомобиля (образец — в конце статьи).
Наименование – «Путевой лист легкового автомобиля» — итак прописано в документе.
Заполнение путевого листа автомобиля начинают с нумерации бланков. Путевки нумеруют каждый год с № 1. Учитывается хронологическая последовательность.
Путевой лист оформляют на один день или срок не более месяца (п. 10 Положения). Если на один день, то ставят дату (число, месяц, год), когда путевой лист можно использовать. Если документ оформляют более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа. (См ниже пример заполнения путевого листа легкового автомобиля форма 3).
Если собственником (владельцем) транспорта является юридическое лицо, в путевке указывают его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Собственник (владелец) ИП? Тогда укажите его фамилию, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.
Порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля (формы 3) предписывает указывать в этом разделе:
Даты, время и показания одометра (полных километров) при выезде со стоянки и заезде обратно проставляют уполномоченными лицами. Их назначает руководитель компании или ИП. Если предприниматель совмещает обязанности водителя, эти данные он может проставлять сам.
По новым правилам заполнения путевого листа с 26 марта 2017 года на нем нужно ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и инициалы. Раньше такие отметки тоже можно было ставить, но не обязательно.
В путевом листе указывают фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда он прошел предрейсовый и послерейсовый медосмотр.
Если бланк заполнения путевого листа легкового автомобиля используют посменно несколько водителей, можно оформить его раздельно на каждого водителя. Основание для этого – пункт 11 Положения.
На оборотной стороне унифицированного путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. Его записывают по всем пунктам следования – письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257.
По мнению Минфина России (письмо от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129), если заполненный бланк путевого листа легкового автомобиля не содержит сведения о маршруте, компания не может признать в расходах стоимость горючки. И некоторые судьи на стороне чиновников – постановление ФАС Поволжского округа от 17 декабря 2013 г. № А55-31301/2012. А в постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015 судьи указали, что отсутствие информации о маршруте следования не свидетельствует о том, что автомобиль использовали не в служебных целях. Поэтому компания может списать ГСМ в расходы. Нормы списания ГСМ в 2017 году в РФ>>>
Компания может дополнить путевой лист иными реквизитами. Графы и строки путевого листа можно расширять или сужать. При этом все обязательные реквизиты должны оставаться без изменения, удалять их нельзя.
Смотрите ниже, образец заполненного путевого листа легкового автомобиля.
Собственники (владельцы) авто обязаны регистрировать оформленные путевки в журнале (п. 17 Положения). Унифицированной формы такого журнала нет, так что компания вправе разработать свою. Можно использовать журнал учета движения путевых листов (форма № 8), которая утверждена постановлением Госкомстата № 78.
Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту