С 2015 года ФНС проверяет все счета-фактуры через сайт. Сервис позволяет установить, был ли зарегистрирован контрагент в ЕГРЮЛ в момент сделки. Поставщик может ошибиться в своих реквизитах. Поэтому безопаснее уточнить у контрагента, все ли он записал верно. Причем запрос стоит направить письменно, чтобы предъявить бумагу в качестве аргумента на проверке. Составить его можно в свободной форме (см. образец).
В начале письма надо сказать, что компания провела проверку счета-фактуры контрагента через сервис ФНС. В письме необходимо записать номер и дату документа, чтобы поставщик сразу понял, о какой поставке идет речь. Тогда контрагенту не потребуется тратить время на поиск счета-фактуры. Также можно сразу записать ИНН и КПП из счета-фактуры, при вводе которых сайт выдал ошибку. К письму можно приложить распечатку с результатами проверки. Тогда контрагент быстрее поймет, в чем проблема, а значит, ответ компания получит быстрее.
Если софт выдаст ошибку, безопаснее также направить письмо контрагенту об уточнении реквизитов.
Вот пояснения по НДС (образец):