После командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Его заполняют по определенной форме. В организациях государственного сектора применяют унифицированную форму 0504505 (утв. приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н). Остальные работодатели могут выбрать между:
Собственную форму надо утвердить приказом руководителя. В бланке должны быть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Шпаргалка
Как заполнить авансовый отчет по загранкомандировке в 2018 году
В правилах заполнения авансового отчета есть подсказки для случая, когда подотчетному лицу выдают денежные средства в иностранной валюте. В такой ситуации реквизиты, которые относятся к инвалюте, приводят в строке 1а лицевой стороны формы и графах 6 и 8 оборотной. В строке 1 и графах 5 и 7 покажите рубли по курсу пересчета. В остальном образец заполнения авансового отчета по зарубежной поездке не отличается от командировки по России.
Порядок, как составить авансовый отчет, чиновники привели в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55.
Авансовый отчет заполняют одновременно сотрудник как подотчетное лицо и бухгалтер организации. На лицевой стороне работник вписывает свою фамилию и инициалы, профессию или должность, назначение аванса и т. д.
На оборотной стороне отчета командированный сотрудник приводит реквизиты документов, которые подтверждают командировочные расходы. Это могут быть квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие документы. Рядом надо привести суммы затрат по перечисленным бумагам. Все перечисленные документы работник прикладывает к авансовому отчету.
Заполненный отчет представляют бухгалтеру. Он проверяет целевое расходование средств на служебные цели, наличие подтверждающих документов и правильность их оформления. Затем бухгалтер проверяет, правильно ли подотчетное лицо посчитало суммы, и на оборотной стороне формы указывает размер затрат, которые принимают к учету. Рядом проставляют счета бухучета.
Шпаргалка
За сколько дней надо выдать аванс на командировку
При направлении работника в командировку работодатель должен возместить ему расходы на проезд и проживание и иные затраты. Также сотруднику выдают и суточные на каждый день поездки (статья 168 ТК РФ). В законодательстве нет сроков, в которые надо выдать деньги. Это решает компания самостоятельно.
Выдачу средств на командировочные расходы можно оформить из кассы или перевести на банковскую карту работника. Проводка такая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
выдано из кассы (перечислено через расчетный счет) подотчет на командировочные расходы.
Размер аванса определяет руководитель компании своим приказом.
После проверки бухгалтер определяет, остались ли у командированного работника средства от аванса на командировку. Сумму приводят на лицевой стороне:
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник. После этого авансовый отчет принимают к учету.
Суточные не надо подтверждать первичкой — чеками, квитанциями и т.п. Значит, если работник, кроме суточных, ничего перед командировкой не получил, то можно обойтись без авансового отчета. Но это верно только с точки зрения кассовой дисциплины. Чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и взносам, авансовый отчет безопаснее составить.
Расходы на командировки, в том числе на выплату суточных, в налоговом учете признают на дату, когда утвердили авансовый отчет (ст. 272 НК РФ). Если налоговики обнаружат, что этого документа нет, то могут пересчитать налог на прибыль. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, надо будет в суде (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2014 г. по делу № А78-4284/2013).
Шпаргалка
Когда сдать авансовый отчет
Срок, в который работник должен сдать авансовый отчет, смотрите в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Отчитаться надо в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Такой же срок можно найти и в пункте 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Авансовый отчет нужен и для льготы по НДФЛ и взносам. Организация может платить суточные в сумме, которая превышает лимиты — 700 руб. или 2500 руб. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог и заплатить взносы. Датой получения такого дохода для НДФЛ является последний день месяца, в котором директор компании утвердил авансовый отчет (ст. 223 НК РФ). Для взносов же это дата утверждения отчета. А если его нет, непонятно, как определять дату дохода. Значит, есть риск доначислений по налогу и взносу.
Образец заполнения суточных в авансовом отчете
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту
