Зачастую условие о бесплатном питании прописано в трудовом или коллективном договоре. Ведь в этом случае можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на такие расходы (п. 25 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Вместе с тем, если положение о бесплатном питании есть в коллективном договоре, то его не стоит дублировать во всех трудовых договорах, достаточно сделать ссылку на соответствующий пункт коллективного договора.
Если же бесплатное (льготное) питание не предусмотрено ни законодательством, ни каким-либо договором, то должен быть издан приказ руководителя. Им необходимо утвердить:
Какие способы организации питания удобнее
Обеспечивать работников бесплатным питанием можно несколькими способами: выплачивать денежную компенсацию, заключить договор с точкой общественного питания, организовать собственную столовую или же предоставлять питание по принципу шведского стола.
В данном случае организовать питание можно двумя способами:
Заказывая обеды в офис, учреждение обычно заключает договор со специализированной (кейтеринговой) фирмой, которая готовит и доставляет обеды.
Пример
Учреждение заключило договор с кейтеринговой компанией на доставку обедов в офис. Стоимость одного обеда – 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. В апреле 2016 года заказано и поставлено 440 порций стоимостью 103 840 руб., в том числе НДС – 15 840 руб. В коллективном договоре с работниками предусмотрена обязанность учреждения обеспечивать работников бесплатным питанием. Кроме того, в учреждении ведется персонифицированный учет полученных обедов. Ответственные сотрудники фиксируют их выдачу.
Из заработной платы работников в мае 2016 года удержан НДФЛ со стоимости бесплатного питания в размере 13 499 руб. (103 840 руб. х 13%). Бухгалтер сделал в учете проводку по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 303 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».
На стоимость бесплатных обедов начислены страховые взносы во внебюджетные фонды.
Запись будет такой: дебет счета 109 ХХ 213 <Затраты в части начислений на выплаты по оплате труда> и кредит счета 303 ХХ 000 <Расчеты по платежам в бюджеты>.
В этом случае у проверяющих из фондов и налоговой инспекции не должно возникнуть претензий.
Кроме того, при доставке в офис учреждение может организовать бесплатное питание по принципу шведского стола. Здесь следует обратить внимание на мнение чиновников. Они считают, что, если при организации учреждением питания сотрудников отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым человеком, тогда дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (письмо Минфина России от 30 августа 2012 г. № 03-04-06/6-262).
В случае же использования талонов на питание доход, подлежащий обложению налогом, оценить можно, поскольку у талонов имеется номинальная стоимость, равная цене обеда, получаемого по талону.
Обычно отдел кадров учреждения ведет журнал учет выдачи талонов на питание, предназначенный для их регистрации.
В конце месяца для проведения сверки расчетов создается комиссия в составе представителя учреждения и работника организации общественного питания, которая пересчитывает и уничтожает талоны. Об этом составляется соответствующий акт и акт сверки расчетов в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.
Выплата компенсации на питание – это, пожалуй, самый простой способ организации бесплатного питания для работников. В данном случае у учреждения не возникает никаких дополнительных расходов. Необходимо только правильно оформить документы, тогда суммы компенсаций разрешено будет учесть для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.
В коллективном и трудовых договорах должны быть ссылки на выплату работникам такой компенсации. Кроме того, в локальном нормативном акте необходимо установить ее размер. При соблюдении этих требований на сумму компенсации можно уменьшить базу при расчете прибыли.
Чтобы покрыть затраты работников на обеды, можно платить фиксированную сумму или же возмещать их реальные затраты (по чеку на питание, но на практике этот вариант применяют редко). Компенсацию выплачивают либо наличными из кассы, либо перечисляя деньги на счет работника. Она облагается НДФЛ.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц:
При этом законодательство о страховых взносах не уточняет, какие выплаты считаются начисленными в рамках трудовых отношений.
Чиновники в отношении питания работников настаивают на том, что если при предоставлении бесплатного питания можно определить сумму дохода, полученного каждым сотрудником, то со стоимости бесплатного питания нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Базой для начисления страховых взносов будет стоимость предоставленного питания, рассчитанная исходя из цен, указанных в трудовом договоре, с учетом НДС.
Если учреждение выплачивает сотрудникам денежные компенсации на питание, то на данные суммы также следует начислять взносы на обязательное страхование и на травматизм.
Причем контролирующие органы настаивают на начислении страховых взносов даже в том случае, если обязанность учреждения-работодателя компенсировать стоимость питания сотрудника не указана в трудовом (коллективном) договоре (письма Минздравсоцразвития России от 19 мая 2010 г. № 1239-19, от 23 марта 2010 г. № 647-19).
Таким образом, для начисления взносов должно выполняться одно из условий:
Если обеды предусмотрены трудовыми договорами, то они представляют собой составную часть заработной платы. Тогда стоимость питания можно учитывать при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда (подп. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ). В этом случае также придется начислить взносы в фонды, в том числе на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве.
Отметим, что если необходимость предоставления работникам питания предусмотрена законодательством РФ, то стоимость питания не облагается взносами в пределах установленных законодательством РФ норм (ст. 222 Трудового кодекса РФ).
Иная ситуация при предоставлении бесплатных обедов, не предусмотренных законодательством.
Фонды настаивают на том, что раз обязанность работодателя по обеспечению своих работников бесплатным питанием закреплена в коллективном договоре, то такая выплата в натуральной форме происходит в рамках трудовых отношений. Следовательно, учреждение должно начислить взносы со стоимости бесплатного питания.
Суды с позицией фондов не согласны. В основе принятых в пользу работодателей решений лежат выводы, сделанные Президиумом ВАС РФ в постановлении от 14 мая 2013 г. № 17744/12.
В нем указано следующее. Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начислены работникам, представляют собой оплату их труда. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы и не признаются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами.
Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения взносами и не подлежат включению в базу для их начисления.
Предоставляемые работодателем своим работникам материальные блага не могут быть расценены как вознаграждение в связи с выполнением ими служебных обязанностей, а значит, стоимость питания не является объектом обложения страховыми взносами (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. № А56-71503/2013).
В феврале 2015 года спор о том, облагается ли стоимость бесплатного питания взносами, рассмотрел и Верховный суд РФ (определение от 3 февраля 2015 г. № 307-КГ14-5770). Он не нашел оснований для передачи дела на рассмотрение в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда РФ. Тем самым оставлено в силе решение кассационной инстанции, которое было в пользу работодателя.
Основные выводы судей таковы:
Вот почему установленная компенсация питания работников – это мера социального характера, в силу чего она не подлежит включению в расчетную базу для начисления страховых взносов (ст. 129, 146, 147, 164 Трудового кодекса РФ, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
Если учреждение не готово к спорам с проверяющими, безопаснее взносы все-таки начислить.
Читайте также: Облагается ли питание страховыми взносами