Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам (ст. 11, 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Но закон не предусматривает штрафов за нарушение такой обязанности. Единственный маловероятный риск — скандальный сотрудник может затеять спор и потребовать денег.
Выдать копии СЗВ-М сотрудникам компания обязана в тот же срок, что и сдать форму СЗВ-М в ПФР — не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2, 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). За двумя исключениями:
Большинству работников эти выписки не нужны, да и об обязанности компании их выдавать знают единицы. Поэтому маловероятно, что из-за выписки кто-то пойдет жаловаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или требовать в суде компенсацию морального вреда (ст. 151 ГК РФ). Если же сотрудник попросил копию, то лучше ее выдать. Это не сложно, а лишние споры с работниками компании ни к чему.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуНа каждого сотрудника сформируйте в учетной программе и распечатайте отдельный отчет. Такой выписки из СЗВ-М будет достаточно. Копию полного отчета с данными обо всех работниках компании выдавать нельзя. Ведь это их персональные данные, а значит, являются тайной, которую работодатель не имеет права раскрывать (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).
Обратите внимание: вам нужно доказательство, что копию вы выдали. Есть несколько способов, какой выбрать, решите сами. Первый — возьмите с работника расписку в свободной форме. Образец приведен ниже. Второй — распечатайте выписку в двух экземплярах: один отдайте, а второй, с подписью работника, оставьте у себя. Третий способ — заведите журнал для учета выданных документов, в котором сотрудники будут расписываться, что получили выписку из СЗВ-М.