Расходы на аренду и обучение сотруднико надо списывать ежемесячно, даже если компания заплатила авансом за весь период действия договора. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 16.03.15 № 03-03-06/13706, отвечая на запрос «УНП».
Некоторые компании оплачивают аренду сразу за несколько месяцев. Например, в январе за год вперед. По общему правилу расходы на услуги учитывают на одну из трех дат — дату акта, последнее число месяца либо дату расчетов по договору. Но последний вариант не подходит, так как арендатор заплатил авансом. Ведь авансы не учитывают при расчете налога (п. 14 ст. 270 НК РФ). Поэтому остается лишь два варианта. Если компании не составляют акты, то затраты списывают по мере оказания услуг на последнее число месяца. Для подтверждения расходов достаточно договора аренды и акта приема-передачи имущества компании. Если по условиям договора стороны подписывают ежемесячные акты, например раз в квартал, то и расходы надо отражать после оформления акта. С такой позицией можно поспорить. Судьи подтверждают, что арендатор вправе учесть расходы в периоде оказания услуг, даже если акт составлен позже (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 18.09.12 № А40-127627/11-116-341).
Образовательные услуги обычно оплачивают авансом на семестр или на год вперед. В комментируемом письме (письмо Минфина России от 6.03.15 № 03-03-06/13706) чиновники сообщили, что такие расходы нельзя списать до того, как услуги оказаны. Как и в случае с арендой, есть два варианта, на какую дату учесть расходы — на дату составления акта (если он предусмотрен договором на учебу) или последнее число месяца. Так считают и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 01.12.14 № 16–15/120598). Правда, некоторые инспекторы не принимают расходы без актов. Но компании в суде доказывают, что для учета расходов достаточно договора (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 07.06.11 № КА-А40/528911).