— Мы сдали дилеру служебный автомобиль по программе утилизации. Новый автомобиль купили со скидкой. Надо ли включать скидку в доходы?
— Это зависит от того, как оформлены операции по выбытию актива. Вы продали старый автомобиль или утилизировали?
— Старую машину мы списали в связи с утилизацией. Получили у дилера сертификат на скидку и предъявили его при покупке новой машины. Цена на новый автомобиль в договоре уже за минусом скидки.
— Значит, полученная скидка не является доходом. При списании автомобиля компания вправе учесть остаточную стоимость и расходы по выбытию. Поскольку новый автомобиль вы купили за минусом скидки, то по этой стоимости и будете амортизировать актив. Подтверждает это и письмо Минфина России от 16.01.12 № 03-03-06/1/13.
— С 8 января 2015 года при служебных поездках больше не надо оформлять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. Но мы продолжаем выписывать эти документы. Можно ли сейчас подтвердить расходы на командировки этими бумагами?
— Компания вправе и дальше составлять эти документы. Но их недостаточно, чтобы подтвердить расходы. Например, для списания стоимости проезда необходимы проездные билеты, чеки на покупку бензина и т. п. Кроме того, если работник ездил на личном автомобиле, то фактическое время в пути он должен подтвердить служебной запиской. Этот документ обоснует суточные за период поездки (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
— Если сотрудники едут в командировку на служебной машине, мы выписываем путевой лист. Нужен ли этот документ для подтверждения расходов, если сотрудник добирается до другого города на личном транспорте?
— Да, путевой лист обязателен. Он подтверждает, что сотрудник использовал автомобиль для служебной поездки.
— Платим сотруднику компенсацию за то, что он использует в работе личный автомобиль. Вправе ли мы дополнительно учесть затраты на бензин, который сотрудник потратил во время деловой поездки?
— Нет, не вправе. Компенсация уже включает в себя все затраты, связанные с использованием машины, в том числе и расходы на топливо (письмо Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).
— ФНС в письме от 06.03.15 № 7-3-04/614@ высказала мнение, что переходящие на другой квартал отпускные можно в полной сумме включить в расходы того месяца, в котором выданы деньги. Какой позиции по этому вопросу сейчас придерживаются в Минфине?
— Позиция Минфина не изменилась: отпускные надо списывать пропорционально дням отдыха в каждом месяце. Кодекс требует учитывать расходы в том периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Такие разъяснения приведены, в частности, в письме от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643. В то же время компания вправе сама решить, придерживаться этих разъяснений или нет.
Комментарий «УНП»
У налоговиков на местах , как списывать в расходы переходящие отпускные. В одних требуют делить расходы по месяцам, в других разрешают списать единовременно. Если компания не готова к спорам, то безопаснее выяснить, как требует учитывать расходы ваша инспекция.
— При увольнении сотруднику положена компенсация за все неиспользованные отпуска. Ее надо распределять или можно учесть в расходах единовременно?
— Компенсацию отпускных надо в полной сумме включить в расходы того месяца, в котором компания ее начислила. Основание — пункт 4 статьи 272 НК РФ.
— Страховые взносы нужно распределять пропорционально дням отпуска?
— Нет, датой признания расходов в виде обязательных платежей считается дата их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). А компания начисляет страховые взносы с отпускных единовременно.