Служебной записки недостаточно, чтобы списать расходы на проезд работника в командировку. Необходимы первичные документы, которые подтверждают, что сотрудник использовал автомобиль для служебной поездки. К таким выводам пришел Минфин России в письме от 20.04.15 № 03-03-06/22368 (ответ на частный запрос).
Сотрудник, который ездил в командировку на личной машине, должен составить служебную записку с датами начала и окончания поездки (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Но этот документ не подтверждает расходы на проезд, а также период нахождения в пути. Для списания затрат на бензин, парковку, проезд по платным дорогам и т. п. необходима первичка. А именно: путевой лист, чеки и квитанции с заправок, парковок, пунктов пропуска на платных участках дорог и т. п. Путевой лист докажет не только факт использования транспорта, но и период командировки. Ведь в нем есть даты и время выезда и возвращения. Поэтому именно из этого документа видно, за сколько дней надо оплачивать суточные.
Из комментируемого письма не ясно, в каком размере можно учесть расходы. По мнению ФНС, затраты не должны превышать нормы компенсации за использование личных автомобилей, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (письмо от 21.05.10 № ШС-37-3/2199). То есть 1200 или 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. Но, как мы выяснили, в Минфине считают, что расходы на проезд нормировать не требуется. Эти затраты относятся к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не к компенсации за использование личного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты не нормируются.
Если для поездки в командировку используется машина компании, здесь споров не возникает. Учесть можно все расходы, которые возникли в связи с поездкой. Главное их подтвердить. Для этого необходимы те же документы: путевой лист, чеки и т. д.