Перечислять зарплату на личную карту работника хлопотно. Но если работник попросил об этом, отказать нельзя. Как все сделать все грамотно?
Если работник просит перечислять зарплату на другую карту, отказать ему вы не можете. Все дело в части 3 статьи 136 ТК РФ. Там написано, что сотрудник получает деньги либо наличными через кассу, либо в безналичном порядке на указанный им счет. Поэтому пожелание сотрудника придется выполнить. Если этого не сделать, то компания нарушит Трудовой кодекс.
Первым делом попросите работника написать заявление на смену карты. Пусть в нем он сделает ссылку на часть 3 статьи 136 ТК РФ и попросит перечислять деньги на нужные реквизиты. Проследите за тем, чтобы они были указаны полностью. В заявлении должны быть: наименование, БИК и ИНН банка, корреспондентский, расчетный и лицевой счета. Любая ошибка или неточность приведет к тому, что платеж попадет в категорию невыясненных. А задержку зарплаты допустить нельзя.
Работник требует, чтобы уже ближайшую выплату перечислили на новую карту? Тогда пусть принесет в бухгалтерию заявление не позже чем за пять рабочих дней до даты аванса или зарплаты. Именно такой срок зафиксирован в части 3 статьи 136 ТК РФ. Если сотрудник принесет заявление позже, то его просьбу можно смело отложить до следующей выплаты.
Например, по условиям трудового договора компания перечисляет сотрудникам аванс 20-го числа. Работник хочет получить предоплату за сентябрь 2016 года уже на новую карту. Тогда заявление он должен принести не позднее 13 сентября.
Сотрудник не может требовать от компании открыть карту в том банке, который интересен ему. В Трудовом кодексе написано лишь то, что работодатель должен перечислять деньги на те реквизиты, что сотрудник указал в заявлении. Это может быть даже не личная карта сотрудника, а, к примеру, карта супруги.
Правда, в статье 136 ТК РФ есть оговорка о том, что зарплату надо платить напрямую работнику, если иной порядок не закреплен в трудовом соглашении. Поэтому в договоре с сотрудником обязательно надо прописать, что компания перечисляет зарплату на тот банковский счет, который сотрудник указал в заявлении.
Когда сотрудник меняет зарплатный банк, в некоторых случаях понадобится внести правки в трудовой договор.
Допустим, в договоре просто написано, что компания перечисляет деньги в безналичном порядке на счет работника. Тогда корректировки делать не нужно. Но, вполне возможно, что все же есть привязка к конкретному банку. В этом случае договор обязательно надо поправить. Для этого оформите дополнительное соглашение. Если оставить документ без изменений, то рискованно учитывать в затратах комиссию за перечисление денег на индивидуальную карту.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуВ рамках зарплатного проекта компания обычно берет на себя все банковские расходы: комиссию за перевод денег, за изготовление карт и их периодический перевыпуск, плату за годовое обслуживание. Если для зарплаты используется личная карта сотрудника, за обслуживание и изготовление пластика, как правило, платит он сам. А комиссию за перевод денег – компания.
Комиссию можно учесть в расходах. Не важно, на какую карту адресован перевод – зарплатную или индивидуальную. Главное, чтобы условие о безналичной оплате было в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Тогда такие затраты обоснованны. Можно даже выбрать порядок учета комиссии-либо как прочий расход, либо как внереализационный (письма Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167, от 20 апреля 2009 г. № 03-03-06/2/88).
С затратами на изготовление и обслуживание карт дело обстоит сложнее. Официально Минфин России против того, чтобы компания списывала их в расходы (письмо от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74). По мнению чиновников, банк заключает договоры непосредственно с держателями карт. Поэтому данные расходы не дает учесть при расчете налога на прибыль пункт 29 статьи 270 НК РФ.
Но если карту компания открыла в рамках зарплатного проекта, отстоять эти затраты все же можно. В этом случае банк заключает договор с организацией. И уже на его основании банкиры потом оформляют допсоглашения с отдельными работниками. Поэтому довод чиновников из письма № 03-03-04/1/74 можно отклонить.
К тому же судьи часто разрешают такие расходы (постановления ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/ 450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29 октября 2009 г. № Ф09-8382/ 09-С3). Во-первых, они необходимы. Без них работодатель не может исполнить свои обязанности по выдаче зарплаты. Во-вторых, такие затраты экономически обоснованны и носят производственный характер. Компания экономит время собственных сотрудников. Только надо убедиться, чтобы условие о безналичной зарплате не забыли включить в трудовой договор.
А вот учесть в расходах стоимость изготовления индивидуальной карты и затраты на ее обслуживание не получится точно. Тут в полной мере начинает работать пункт 29 статьи 270 НК РФ. Ведь договор обслуживания банк заключает с сотрудником, а не с организацией (письмо Минфина России от 10 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/56590).
Прежнюю карту работника не забудьте исключить из зарплатного проекта, чтобы по ошибке не учесть лишние расходы. Ведь с того момента, как сотрудник перейдет на новый пластик, затраты на обслуживание зарплатной карты больше не будут обоснованными.
Учтите, если комиссию за годовое обслуживание зарплатной карты еще можно списать в расходы, то учитывать при расчете налога на прибыль стоимость мобильного банка или sms-сервиса опасно. Без комиссии за обслуживание действительно не обойтись, сотрудник просто не сможет использовать карту. А вот дополнительные сервисы нужны исключительно для удобства. Можно, конечно, попробовать обосновать такие траты. Например, прописать их в договоре с сотрудником и на этом основании включить в расходы на оплату труда. Или сослаться на то, что сотрудника надо информировать о причитающейся ему сумме (ст. 136 ТК РФ). Но, это вряд ли устроит инспекторов.
Совет
В сторонний банк платежку лучше отправлять заранее
– Когда расчетный счет компании и карты сотрудников открыты в одном банке, то зарплата зачисляется очень быстро. Обычно все расчеты проходят за день. Но при перечислении сотруднику денег на счет, открытый в другом банке, нет гарантий, что все операции проведутся также быстро. Поэтому в сторонний банк платежку на зарплату отправлять лучше заранее. Ведь если сотрудник не получит деньги вовремя, это будет нарушением Трудового кодекса. Компенсацию за задержку зарплаты придется выплачивать, даже если вины компании в опоздании нет. Кстати, НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет в тот день, когда деньги поступят на карту работника.