Как изменится работа бухгалтера с 4 квартала 2020 года – читайте в Системе Главбух. Там же вы узнаете про изменения в налогах и бухучете, которые вступят в силу с 2021 года
Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему предоставили ежегодный отпуск. Отпускные, которые приходятся на неотработанное время, удержите из зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК). В некоторых случаях удержать деньги с сотрудника нельзя - подробности в Системе Главбух.
Удержать деньги с сотрудника можно только после того, как он сможет ими распоряжаться, то есть после выплаты зарплаты. Начисление зарплаты не исключение по статье 410 ГК, а значит, не может быть датой зачета встречного требования, так как срок зачета еще не наступил. То есть провести зачет можно в день выплаты зарплаты (п. 18 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65).
Чтобы определить размер удержаний из зарплаты за неотработанные дни отпуска при увольнении, сначала посчитайте, сколько месяцев сотрудник не отработал до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. Затем определите сумму долга.
В расчет принимайте только полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца. Так предусмотрено пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Этот документ продолжает действовать в части, которая не противоречит ТК.
Затем рассчитайте общую сумму задолженности за неотработанные месяцы по формуле:
| Сумма | = | Средний дневной заработок, исходя из которого были рассчитаны отпускные | x | Количество неотработанных месяцев | x | Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) | : | 12 мес. |
Компания вправе удержать рассчитанную сумму отпускных из зарплаты сотрудника на основании абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ. Сделать это можно без согласия работника только в пределах лимита - не более 20 процентов от выплат при увольнении после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Чтобы удержать отпускные, издайте специальный приказ и подпишите у руководителя. Образец приказа можно скачать в начале статьи.
В случае, если сотрудник отказывается погасить долг добровольно, лучше простить задолженность. Взыскать деньги в судебном порядке не получится. Судьи считают, что оснований для взыскания излишне выплаченных отпускных нет (определение Верховного суда РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18 и от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).
Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 18 июня 2020 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 18 июня 2020 года по 17 июня 2021 года.
Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2020 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.
Иванова увольняется по собственному желанию 10 апреля 2021 года.
Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – 2 месяца 7 дней. Эта величина округляется до 2 полных месяцев.
За отработанные дни апреля 2021 года Ивановой начислено 15 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет, поэтому НДФЛ – 1950 руб. Сумма к выдаче на руки – 13 050 руб. Общая сумма возможных удержаний:
2610 руб. (13 050 руб. х 20%)
Задолженность за неотработанные дни отпуска: 501 руб./дн. х 2 мес. х 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.
Из зарплаты сотрудницы за апрель в день выплаты заработной платы бухгалтер удержал всю сумму – 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20 процентов от суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ: 2338 руб.
При расчете Иванова получила 10 712 руб. (13 050 руб. – 2338 руб.).
Порядок пересчета НДФЛ и страховых взносов зависит от того, когда увольняется сотрудник.
Всего возможно два варианта:
Не забудьте учесть в доходах удержание отпускных при расчете налога на прибыль в том периоде, когда их удержали с сотрудника (ст. 250 НК, письмо Минфина от 03.12.2009 № 03-03-05/224). Уточненные декларации за прошлые сдавать не требуется.
В случае, если сотрудник авансом отдохнул в течение года, а затем уволился, то корректировать отчетность по НДФЛ не требуется. Как отразить корректировки в бухучете, рассказывают эксперты в Системе Главбух.
При заполнении справки 2-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда выплатили отпускные. При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК). Последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в месяце увольнения.
За отчетный период, когда сотрудник был в отпуске, подайте уточненный расчет по страховым взносам. В текущем отчетном периоде сумму перерасчета не отражайте. Такие разъяснения в письме ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.
Подавать уточненный расчет по форме 4-ФСС фонд в таких случаях не требует. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных исчислили правильно, то есть речи об исправлении ошибок не идет. Такая позиция высказана в письме ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. В расчете 4-ФСС за отчетный период (например, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.
В случае, если сотрудник отгулял в прошлом году и вся отчетность уже сдана, то необходимо подать уточненки по НДФЛ. Операции по корректировки налогов в бухучете будут отличаться от предыдущего случая, предупреждают эксперты Системы Главбух.
В уточненной справке по форме 2-НДФЛ отразите сумму отпускных за тот месяц, когда отпускные были выплачены за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. В строках справки, посвященных исчисленному, удержанному и перечисленному НДФЛ, укажите показатели после перерасчета. Такие разъяснения в письме ФНС от 13.09.2012 № АС-4-3/15317.
Аналогичным образом заполните справку по форме 2-НДФЛ за предыдущий год, если она не была представлена в налоговую инспекцию до даты увольнения сотрудника.
При увольнении датой получения дохода считается последний день работы (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ за текущий год отразите в месяце увольнения.
За год, в котором сотрудник был в отпуске, подайте уточненный расчет по страховым взносам. В текущем отчетном периоде сумму перерасчета не отражайте. Такие разъяснения в письме ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.
Подавать уточненный расчет по форме 4-ФСС фонд в таких случаях не требует. Ведь в данной ситуации взносы с отпускных были исчислены правильно, то есть речи об исправлении ошибок не идет. Такая позиция высказана в письме ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. В расчете за период (например, I квартал, полугодие, девять месяцев), в котором произошло увольнение, уменьшите общую сумму начисленных взносов на сумму сторнированных взносов.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту