В декабре наш директор поедет в командировку на международный семинар в Турцию. У директора нет загранпаспорта, поэтому сейчас он его срочно оформляет. Директор оплатил не только пошлину 2500 рублей, но и услуги по заполнению анкеты. А это еще 3000 рублей. Вправе ли мы списать такие расходы?
Да, компания вправе списать расходы.
Компания возмещает сотруднику расходы на оформление загранпаспорта, визы и иные траты (п. 23, 24 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Загранпаспорт в данном случае нужен, чтобы директор смог поехать в командировку. Компания же обязана обеспечивать своих сотрудников всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ).
Расходы по оформлению паспорта компания может учесть в составе командировочных на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Перечень командировочных открыт, поэтому компания сама решает, какие затраты компенсировать. В том числе это может быть и госпошлина, и стоимость услуг по оформлению анкеты. Расходы на загранпаспорт можно учесть лишь после того, как директор сдаст авансовый отчет и копию паспорта с отметками о въезде в другую страну и выезде из нее (письмо Минфина России от 18.07.13 № 03-03-06/28117).