— На камеральной проверке по НДС инспекторы нашли несоответствия данных в нашей декларации и отчетности контрагентов. У нас запросили счета-фактуры по сделкам. Получилось больше 200 копий. Надо ли заверять каждый счет-фактуру или можно сшить несколько документов и заверить подшивку?
— Надо заверить подписью каждую копию. Компания вправе сшить копии нескольких документов, но заверить каждый из них все равно надо отдельно (письмо Минфина России от 07.08.14 № 03-02-Р3/39142).
— Инспекция также требует представить копии контрактов. Один договор занимает порядка 10 листов. Вправе ли мы заверить каждый договор одной подписью?
— Да, вправе. Если документ многостраничный, например составлен на 10 листах, его можно прошить. Каждый лист подшивки необходимо пронумеровать. На оборотной стороне наклеить бумажный прямоугольник, на котором сделать надпись «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», записать число листов цифрами и буквами, а затем поставить должность сотрудника, который заверил копию, подпись с расшифровкой и дату заверения.
В кодексе не сказано, как правильно заверять копии документов. Из разъяснений в письме Минфина России от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 следует, что каждый лист заверять необязательно. Достаточно сшить несколько документов (максимум 150 листов) и заверить одной подписью всю подшивку. Образец см. в . Но некоторые налоговики на местах считают, что необходимо заверять каждый лист. Поэтому стоит узнать в налоговой, как ваши инспекторы рекомендуют заверять копии.
— У нас выездная проверка. По требованию инспекции мы представили все документы, получили акт по итогам ревизии и направили свои возражения. Налоговики решили провести дополнительные мероприятия. Мы получили требование, в котором у нас просят те же документы, которые мы уже сдали. Должны ли мы еще раз давать бумаги?
— Зависит от причин запроса. Инспекторы не вправе повторно требовать документы, если компания уже представляла их в рамках выездной ревизии (п. 5 ст. 93 НК РФ). Но проверяющие могут запросить бумаги повторно, если компания представляла вместо копий оригиналы и инспекторы их вернули. Либо если налоговики потеряли бумаги в результате форс-мажора. Например, пожара, затопления и др.
— По телефону налоговики сейчас пояснили, что потеряли все бумаги.
— Тот факт, что налоговая инспекция потеряла документы, не обязывает компанию повторно представлять их. Инспекторы должны подтвердить факт форс-мажора. Например, приложить к требованию акт об утере документов (п. 2, 3 ст. 401 ГК РФ). Если инспекторы этого не сделали, то в ответ компания может пояснить в налоговую, что ранее представила все документы в ходе ревизии. К письму можно приложить копии описей, которые подтвердят, что компания уже все сдала.
— Инспекторы запросили документы в связи с проверкой у поставщика. Среди запрошенных бумаг есть карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами. Должны ли мы представлять такой документ на встречке?
— Нет, не должны. Инспекторы при встречной проверке вправе запросить только документы, которые относятся к деятельности проверяемого контрагента (ст. 93.1 НК РФ). Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами — это регистр бухучета. Данный документ не имеет отношения к сделке с контрагентом. Подтверждают это и судьи, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.08.13 № А10-2526/2012.
— Надо ли обосновать в письме, почему мы не представляем проверяющим этот документ?
— Компания вправе решить это самостоятельно. Можно пояснить, что компания представляет все имеющиеся документы, которые относятся к деятельности проверяемого контрагента. Если каких-то бумаг нет или компания не считает нужным их сдавать, стоит сообщить в налоговую инспекцию, что документы не относятся к предмету проверки.
— Недавно получили из инспекции требование представить пояснения. Налоговиков интересует декларация по налогу на прибыль за девять месяцев. В требовании инспекторы пишут, что обнаружили в отчетности ошибки и противоречия, но какие именно, не сообщают. Должны ли мы что-то пояснять в ответ на такое требование?
— Компания вправе не представлять пояснения. В требовании проверяющие должны конкретизировать, какие расхождения нашли в отчетности. А в запросе нет таких сведений (приказ ФНС России от 08.05.15 № ММВ-7-2/189@).
— Надо ли отвечать на требование или можно его проигнорировать?
— Безопаснее письменно сообщить в инспекцию, что компания не может представить пояснения, так как в представленной отчетности нет ошибок. Кроме того, можно попросить инспекцию уточнить, какие именно ошибки или противоречия проверяющие нашли в сданной декларации.