С 2016 года появилась новая отчетность — расчет 6-НДФЛ. В отличие от справок 2-НДФЛ отчет 6НДФЛ включает в себя сводные данные о доходах физлиц, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге. В расчете 6-НДФЛ нет разбивки по каждому человеку. Но зато есть расшифровка по датам:
— когда у сотрудника, подрядчика или получателя дивидендов появился доход;
— когда компания удержала налог;
— когда НДФЛ нужно перечислить в бюджет.
Новую форму 6-НДФЛ сдают налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, налоговые агенты по НДФЛ — это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые выплачивают доходы по трудовым договорам. Или заказчики — организации и предприниматели, которые выплачивают доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.
Расчет 6-НДФЛ сдают ежеквартально (п. 2 ст. 230 НК РФ). Отчетные периоды — I квартал, полугодие, 9 месяцев. Налоговый период — год.
Впервые налоговые агенты отчитались по итогам I квартала 2016 года. Общий срок — последнее число месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой отчет надо сдать не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Если последний срок сдачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21 декабря 2015 г. № БС-4-11/22387). Точные даты для отчетности за 2016 год — в таблице.
| За какой период | Последний день сдачи |
| I квартал | 4 мая (перенос с 30 апреля) |
| Полугодие | 1 августа (перенос с 31 июля) |
| 9 месяцев | 31 октября |
| 2016 год | 3 апреля 2017 года (перенос с 1 апреля) |
Допустим, в течение отчетного периода организация или индивидуальный предприниматель не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов. Соответственно, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет. Значит, сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Ведь в таких случаях организация или предприниматель не признаются налоговым агентом. А сдавать расчеты должны именно налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4901).
Некоторые эксперты опасаются, что налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании, если не увидит расчета по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Ведь у проверяющих нет точных сведений, является ли компания или бизнесмен налоговым агентом или просто бухгалтер забыл подать расчет. Для таких осторожных специалистов есть два альтернативных решения.
Первое — организация или предприниматель вправе представить по своей инициативе, а инспекция обязана принять нулевой расчет 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 4 мая 2016 г. № БС-4-11/7928).
Второй вариант — составить письмо для инспекции в свободной форме о том, что не являетесь налоговым агентом (образец ниже). Это точно обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки расчетного счета.
Если фактических выплат физлицам не было, но зарплату вы начисляли, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК РФ). Это обязанность н0алогового агента. Следовательно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ с него в расчете необходимо отразить.
В отчете покажите начисленный доход и рассчитанный налог по строкам 020 и 040 раздела 1. В строках 070 и 080 поставьте ноль, а во всех блоках строк 100–140 раздела 2 — прочерки. Заполняйте эти строки только в расчете за тот квартал, в котором выплатите деньги (письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9194).
Допустим, доходы были начислены и выплачены только один раз в середине года. Например, во II квартале. В этом случае за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, девять месяцев и за год расчеты сдать придется. Причем в расчете за девять месяцев и за год нужно заполнить только раздел 1. Об этом сказано в письме ФНС России от 23 марта 2016 г. № БС-4-11/4958.
Расчет 6-НДФЛ сдавайте в ту же инспекцию, что и справки 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). За сотрудников головного офиса отчитайтесь в налоговую по месту учета самой компании. За работников подразделения — в инспекцию по месту его регистрации. За подрядчиков — в налоговую головного или дополнительного офиса в зависимости от того, где с этим физическим лицом заключали договор. Предприниматели сдают расчет 6-НДФЛ по месту жительства (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК РФ).
Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным. Например, сразу неясно, куда сдавать отчет за сотрудников обособленного подразделения, если его закрыли в отчетном периоде.
Изначально расчет 6-НДФЛ надо было подать до закрытия дополнительного офиса. Ведь при ликвидации налоговым периодом для подразделения считается время от начала года до даты закрытия (п. 3 ст. 55 НК РФ). За этот период и нужно отчитаться (письмо ФНС России от 2 марта 2016 г. № БС-4-11/3460). Но если подразделение уже закрыто, а срок сдачи формы 6-НДФЛ уже истек, сдайте расчет 6-НДФЛ в инспекцию по месту учета головного офиса. И чем быстрее, тем лучше. За опоздание со сдачей расчета налоговики выпишут штраф — 1000 руб. за каждый полный и неполный месяц со дня, когда компания должна была отчитаться.
Сориентироваться во всех частых ситуациях поможет таблица.
| № п/п | Кто и где и получает доходы | В какую инспекцию сдавать форму 6-НДФЛ | Основание |
| 1 | Сотрудники головного подразделения получают доходы от головного офиса | В налоговую инспекцию по местонахождению головного подразделения | П. 2 ст. 230 НК РФ |
| 2 | Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений | В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений. Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции | П. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129 |
| 3 | Сотрудники одновременно получают доходы и в головном, и в обособленных подразделениях | Письма Минфина России от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/3–222, ФНС России от 30 мая 2012 г. № ЕД-4-3/8816 | |
| по доходам за время, отработанное в головном офисе | В инспекцию по местонахождению головного подразделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного офиса) | ||
| по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях | В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения) | ||
| 4 | Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций | В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования | П. 4 ст. 83, п. 2 ст. 230 НК РФ |
| 5 | Сотрудники обособленных подразделений организаций — крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений |
Выберите инспекцию самостоятельно: — либо по местонахождению обособленных подразделений; — либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков. Во втором случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений |
П. 2 ст. 230 НК РФ, письмо Минфина России от 2 сентября 2015 г. № 03-04-06/50652 |
| 6 | Сотрудники, работающие у индивидуальных предпринимателей в деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения | В инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения | П. 2 ст. 230 НК РФ |
Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде через интернет. На бумажных носителях расчеты можно сдать в единственном случае — если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц — получателей доходов было меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Дословно в этом пункте кодекса сказано «до 25 человек» и нет уточнения «включительно». Поэтому налоговики на местах могут не принять у вас бумажную отчетность, если в ней ровно 25 человек. Мы советуем в этом случае либо сразу представлять форму 6-НДФЛ электронно, либо перед сдачей уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.
Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:
— подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;
— отправили по почте с описью вложения;
— спецоператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.
Это следует из положений пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ и пунктов 5.1–5.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту