Зарплату выдают заранее, если день выплаты совпадает с выходным или праздником (ст. 136 ТК РФ). Например, зарплатный день в компании — 5-е число месяца, следующего за отработанным. Зарплату за май надо выдать 5 июня, но это воскресенье. Значит, майскую зарплату необходимо выплатить не позднее чем 3 июня.
Такие требования Трудового кодекса РФ вызывают сложности при заполнении отчетности. Есть разные мнения о том, как заполнить 6-НДФЛ (примеры — ниже).
В самой ФНС среди чиновников единого мнения также нет, поэтому каждая компания в учетной политике определяет порядок действий на свое усмотрение. По крайней мере до тех пор, пока чиновники и эксперты не придут к единому решению.
Вариант 1. Для расчета НДФЛ досрочная зарплата является авансом. Поэтому с досрочной зарплаты налог надо только исчислить. А удержать — с ближайшей следующей выплаты (письмо ФНС России от 29 апреля 2016 г. № БС-4-11/7893).
Например, зарплату за май выдали 30 мая. По кодексу в этот день дохода у сотрудников не возникает, он появится только 31 мая. Поэтому нет и оснований удерживать НДФЛ. Образец заполнения расчета в данной ситуации.
Получается, что сотрудникам нужно перечислить полную зарплату за месяц. А из аванса за июнь вычесть НДФЛ с майской зарплаты. Это сложно и трудоемко.
Вариант 2. Большинство компаний делают по-другому. То есть в случае досрочной выплаты удерживают НДФЛ сразу в тот же день.
С одной стороны, это нарушение — нельзя удержать НДФЛ раньше, чем сотрудник получил доход. С другой — чиновники из ФНС подтверждают, что такой подход вполне допустим (письмо ФНС России от 24 марта 2016 г. № БС-4-11/5106).
Налоговая служба предлагает удержать НДФЛ в день выдачи досрочной заработной платы, а перечислить налог уже на следующий день. И такие же даты отразить в расчете о начисленном и удержанном налоге.
У некоторых работников вычеты могут превысить зарплату. В итоге база по налогу будет нулевой. Начисленная зарплата — это доход сотрудника, который нужно отразить в форме 6-НДФЛ. Никаких исключений для доходов, налоговая база по которым равна нулю, в Порядке, утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450, нет.
По общему правилу зарплату, начисленную сотруднику, нужно отразить по строке 020, а сумму стандартных налоговых вычетов — по строке 030 раздела 1 расчета. Это правило действует и в том случае, если за счет вычетов налоговая база равна нулю. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена. Эту дату укажите по строке 100 раздела 2.
По строке 110 раздела 2 укажите дату удержания налога, то есть дату, когда зарплату выдали из кассы или перечислили на счет сотрудника.
По строке 120 раздела 2 укажите срок перечисления налога с доходов в виде оплаты труда. Это следующий день после выдачи зарплаты. Строку 120 нужно заполнить даже в том случае, если фактически из доходов сотрудника НДФЛ не удержали. Например, когда сумма стандартных вычетов больше начисленной зарплаты.
По строке 130 раздела 2 укажите фактически выплаченную сумму зарплаты, а по строке 140 — сумму НДФЛ, которая в данной ситуации будет равна нулю.
По причине тяжелого финансового состояния некоторые компании зарплату сейчас только начисляют, но не выплачивают. Однако от обязанности сдавать 6-НДФЛ такое положение дел компанию не освобождает.
В отчете покажите начисленный доход и рассчитанный налог по строкам 020 и 040 раздела 1. По строке 070 поставьте ноль, а во всех блоках строк 100–140 раздела 2 — прочерки. Заполняйте эти строки только в расчете за тот квартал, в котором выплатите деньги (см. ниже Как заполнить 6-НДФЛ: примеры по невыданной зарплате).
Например, в I квартале компания начисляла зарплату за январь, февраль и март. Но выплатила все эти суммы работникам только в апреле. Значит, в квартальном отчете в строках 070 и 080 должны стоять нули.
Удержанный в апреле НДФЛ надо будет показать по строке 070 расчета за полугодие. Такие же выводы сделали чиновники в письме ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9194.
Задержка зарплаты может продолжиться и во II квартале. Образец подскажет, как правильно отразить начисленный, но не выплаченный доход за январь–июнь в отчете за полугодие.
Удержать налог с дохода в натуральной форме невозможно. Обычно в этом случае налог удерживают из других денежных выплат.
Но если других доходов в организации человек не получает, то и удерживать налог не из чего. В таком случае выплату отразите следующим образом.
В разделе 1:
В разделе 2:
Такой порядок следует из письма ФНС России от 28 марта 2016 г. № БС-4-11/5278.
| Вопрос | Ответ |
| 1. Компания выдает зарплату за вторую половину месяца в течение трех дней. Как это отражать в разделе 2? | Каждую выдачу зарплаты в разделе 2 отражайте отдельными блоками строк 100—140. Дата фактического получения дохода будет одна — последний день месяца. А даты удержания и перечисления налога — разные. |
| 2. Отпускные и больничные выдали работнику в один день. Можно ли показать их одной суммой в расчете по НДФЛ? | Да, можно. Отпускные, больничные и удержанный НДФЛ занесите в единый блок строк 100—140 раздела 2. Не важно, что у этих доходов разные коды. Главное, что у них общая дата получения дохода, удержания и перечисления налога. |
| 3. Компания 10 августа перечислила гражданину арендную плату за автомобиль. Как заполнить раздел 2? | В строке 100 в качестве даты получения дохода покажите день, когда перечислили деньги. То есть 10 августа (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать налог надо в этот же день, поэтому в строке 110 тоже укажите 10 августа. Срок уплаты НДФЛ для строки 120 — 11 августа. |
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту