Сведения по форме СЗВ-М 2017 сдают в ПФР либо в бумажном, либо в электронном виде. Все зависит от численности физлиц, с которыми компания заключила либо прекратила трудовые или гражданско-правовые договоры в отчетном месяце.
Сдавать форму СЗВ-М должны все работодатели, а именно:
— организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения;
— предприниматели, а также адвокаты, частные детективы и нотариусы.
В форму СЗВ-М нужно включать сведения обо всех сотрудниках, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров. И не важно, вела организация фактическую деятельность или нет, были выплаты сотрудникам в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Сведения по форме СЗВ-М сдают ежемесячно. Срок — не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, впервые надо было сдать новый отчет не позднее 10 мая 2016 года.
С учетом того, что первая отчетная кампания пришлась на праздники в мае, управлениям ПФР даны рекомендации не отказывать в приеме отчетности, которую компании представляют до окончания отчетного месяца. Такую практику сохранили и для отчетности за последующие месяцы.
Но в досрочной сдаче есть риск. К примеру, вы сдадите СЗВ-М за июль 25 июля. А до окончания месяца, за который вы уже отчитались, примете еще одного сотрудника. Получится, что в отчете по нему отсутствуют сведения. Придется сдавать дополняющую форму до 10-го числа. Иначе фонд может оштрафовать на 500 руб.
Если последний срок сдачи отчета выпадает на выходной день, сдайте сведения в ближайший за выходным рабочий день. Даже если по регламенту Пенсионного фонда РФ этот выходной является рабочим днем для территориальных отделений. Например, сведения за август 2016 года нужно подать не позднее понедельника 12 сентября 2016 года. Даже если 10–11 сентября являются рабочими днями для отделений ПФР.
Правило о переносе выходных и праздников прямо не предусмотрено пунктом 2.2 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, но можно действовать по аналогии с расчетом РСВ-1. Такие разъяснения приведены в письме ПФР от 7 апреля 2016 г. № 09–19/4844. Точные даты для отчетности за 2016 год — в таблице.
| За какой месяц | Последний день сдачи (с учетом переносов) |
| Январь | 10 февраля |
| Февраль | 10 марта |
| Март | 10 апреля |
| Апрель | 10 мая |
| Май | 12 июня |
| Июнь | 10 июля |
| Июль | 10 августа |
| Август | 11 сентября |
| Сентябрь | 10 октября |
| Октябрь | 10 ноября |
| Ноябрь | 11 декабря |
| Декабрь | 10 января 2018 года или первый за ним рабочий день |
Форму СЗВ-М сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту учета страхователя, то есть организации или предпринимателя. Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то учтите ряд особенностей.
Обособленное подразделение должно самостоятельно сдавать форму СЗВ-М на своих сотрудников, если оно одновременно отвечает следующим критериям:
1) имеет отдельный баланс;
2) имеет отдельный расчетный (лицевой) счет;
3) самостоятельно начисляет вознаграждения сотрудникам.
В этом случае подразделение сдает сведения о сотрудниках в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения.
Если же у обособленного подразделения нет своего расчетного счета в банке или собственного баланса либо же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове».
По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России. Такие выводы можно сделать из положений частей 11 и 14 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
На бумаге можно сдать форму СЗВ-М , в которую вошли сведения на 24 человека или меньше. Данные на 25 работников компании и более сдавайте по интернету через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Посчитайте и включите в отчет данные обо всех физических лицах, с которыми в апреле:
— компания заключила трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг;
— такие договоры продолжают действовать.
В компании 20 сотрудников работают по трудовым договорам. В июле трое из них уволились. На вакантные места приняли двух новеньких. В этом же месяце компания заключила договоры подряда на выполнение работ еще с семью физическими лицами.
В СЗВ-М за июль бухгалтер компании включил данные на:
— 9 человек, с которыми заключили договоры (7 + 2);
— 17 человек, договоры с которыми продолжают действовать (20 – 3);
— 3 человека, с которыми расторгли договоры.
Всего в СЗВ-М попадут сведения на 29 человек (9 + 17 + 3). Это больше лимита (29 > 24). Значит, нужно сдать отчет в электронном виде.
Чтобы сдавать отчетность в ПФР, заключите с фондом соглашение об обмене электронными документами. Без него расчет не примут. Без договора с оператором связи также обойтись не получится. Через личный кабинет сейчас можно пройти сверку, оформить платежку по взносам, проверить отчет на ошибки. А вот отправить отчет в ПФР нельзя.
Независимо от количества работников сведения в электронном виде представляйте одним файлом. На пачки их не разбивайте. На это указывают, например, специалисты Отделения ПФР по Тверской области на своем сайте.
Расчет на бумаге можно сдать лично, через уполномоченного представителя непосредственно сотруднику фонда либо по почте (лучше заказным или ценным письмом с описью вложения). При этом лично сдать отчет может только предприниматель. От организации сдавать отчетность вправе законные или уполномоченные представители.
Заполнять ежемесячный отчет для ПФР необязательно вручную. Гораздо удобнее и быстрее подготовить отчет в бесплатной программе ПФР, которую можно скачать. Рассмотрим, как пользоваться такими программами, на примере одной из них — «Документы ПУ 6».
Скачайте и запустите программу. Прежде всего нужно скачать и установить программу для заполнения СЗВ-М. Сам файл и инструкция по установке есть на сайте pfrf.ru>Страхователям>Работодателям>Бесплатные программы, формы и протоколы.
Заполните справочники. Введите сведения о компании. В верхнем меню программы «Документы ПУ 6» выбирайте пункт «Справочники», затем — «Страхователь/Работодатель».
В новом окне нажмите кнопку «Добавить». Далее во вкладке «Основные данные» программы СЗВ-М заполните регистрационный номер компании в ПФР, полное и краткое название, ИНН, КПП и пр. Затем — должность и Ф.И.О. руководителя во вкладке «Должностные лица» и сохраните эти данные.
Теперь переходите к сотрудникам — нажмите на кнопку «Сотрудники», затем — «Добавить». По каждому из них введите Ф.И.О., страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), ИНН при наличии.
Сформируйте отчет. В верхнем меню открывайте «Отчетность», выбирайте 2016 год и СЗВ-М. Нажмите «Добавить». Теперь настройте год и месяц, за который составляете отчет, а также тип формы — исходная (см. рисунок 3).
Теперь добавляйте в отчет СЗВ-М сотрудников — фамилию, имя, отчество, СНИЛС и ИНН каждого. Эти данные программа будет автоматически заполнять в отчете из справочника.
Для этого нажмите «Редактировать список» и проставьте галочки в белых квадратах рядом с фамилиями сотрудников, которые должны попасть в отчет за месяц. После этого нажмите «Выбрать» (см. рисунок 4).
Сохраните и сдайте отчет. Чтобы сохранить отчет в электронном формате, нажмите на кнопку «Запись в XML-файл». Этот файл можно отправить в фонд через интернет, а можно распечатать отчет, подписать и сдать в фонд лично или через представителя по доверенности.