Когда отправляете сотрудника в командировку, оформите необходимые документы. Они будут основанием, чтобы учесть и обосновать расходы. Какие документы оформить для командировки сотрудника, читайте в Системе Главбух.
Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков.
Порядок оформления командировок в 2020 году закрепите в положении о командировках. Это будет своеобразной инструкцией для работников и бухгалтера по командировкам в 2020 году.
В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Основание для направления работника в служебную поездку – решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.
Оформите командировку в бухгалтерской программе БухСофт. Весь пакет документов сформируется автоматически.
Чтобы не допустить ошибки, отправляя сотрудника в служебную поездку, воспользуйтесь схемой от Системы Главбух. Из-за недочетов при оформлении командировки налоговые инспекторы могут снять расходы.
Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».
Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно ставят «РВ» «03» (п. 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Все условные обозначения для табеля учета рабочего времени смотрите в таблице. А как применять эти коды в разных ситуациях, рассказали эксперты Системы Главбух.
Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:
Рассчитать плату за дни в командировке
Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным. К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).
Обратите внимание, что подрядчик или исполнитель по ГПД – не штатный сотрудник, поэтому на него не распространяются гарантии и компенсации по ТК, в том числе в связи с командировкой. Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Например, если вы заключили с физлицом договор подряда или возмездного оказания услуг. Как учесть расходы на поездки подрядчиков, а также платить НДФЛ и страховые взносы, читайте тут.
Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2020 году можно применять порядок 2019 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы. В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково.
Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки.
За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
За работу в командировке в выходные или праздники оплату производят по правилам статьи 153 Трудового кодекса – в двойном размере или предоставляют дополнительный выходной. Подробнее читайте, как оплатить командировку в выходной или праздник в журнале "Главбух".
Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. В какие сроки платить зарплату, смотрите в таблице. Если задержитесь с расчетом и выплатите деньги позже срока, организации грозит административная и материальная ответственность. А руководителю организации – уголовная ответственность. Точные штрафы тут.
Чтобы списать расходы на командировку в 2020 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов. Эксперты Системы Главбух разобрали, можно ли принять у сотрудника такие документы и как учесть такие расходы при расчете налогов.
Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2020 году подробнее.
Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.
Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.
Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты (ст. 264 НК РФ). Налоговики считают, что расходы на перелет подтверждает посадочный талон со штампом о досмотре. ФНС вопреки новым правилам Минтранса не захотела отказываться от старого порядка (приказ от 14.01.2019 № 7).
Пассажиру не обязательно иметь бумажный посадочный талон, чтобы попасть в самолет. Достаточно пройти онлайн-регистрацию на рейс и получить электронное подтверждение.
Но налоговики не готовы к таким переменам. ФНС заявила, что для подтверждения расходов на авиаперелет простой распечатки электронного посадочного талона недостаточно. Получается, что если сотрудник оформил электронный документ, то подтверждения посадки у него на руках не будет. Чтобы подтвердить, что командированный действительно летел этим рейсом, в посадочном талоне должны быть реквизиты, которые это доказывают, к примеру штамп о досмотре.
Если штамп поставить не удалось, подойдет справка от авиаперевозчика или другой документ, который прямо или косвенно подтвердит факт использования билетов. Например, багажные квитанции или бирки. Косвенным подтверждением расходов можно считать и документы из гостиницы. Это при условии, что сотрудник не мог добраться до места назначения другим транспортом.
Компания вправе списать стоимость услуг такси, которым воспользовались сотрудники (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Но придется доказать служебный характер поездки. Кроме того, можно списать расходы, если сотрудник отправился в командировку на собственном автомобиле.
Если нужно списать подобные затраты, запаситесь документами, которые подтвердят служебный характер поездок. Подойдут заказ-наряд и квитанция на оплату такси. Из этих бумаг должно следовать, что сотрудник воспользовался машиной для рабочих целей. На проверке инспекторы проанализируют маршрут и время поездки. Если сотрудник ездил в рабочее время в ИФНС, то лишних вопросов не будет. А если ночью и непонятно куда, то этот факт наверняка насторожит налоговиков.
Помимо бумаг из такси подготовьте и другие документы, которые косвенно подтвердят служебную поездку. К примеру, это может быть договор с контрагентом, подписанный по результатам поездки сотрудника. Если сомневаетесь, что сможете обосновать служебный характер поездки, то стоимость такси безопаснее списать за счет чистой прибыли.
Компания вправе списать в налоговые расходы траты на каршеринг, если компенсировала их командированному. При условии что работник добирался на арендованной машине из аэропорта, вокзала к месту командировки или обратно. Такие разъяснения дали столичные налоговики, отвечая на запрос журнала «Главбух».
Затраты на проживание подтверждают документами из гостиниц.Если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему приложите копии документов о праве собственности.
После того, как авансовый отчет по командировке утвержден, хозяйственные операции нужно отразить проводками в бухгалтерском учете. Учет командировочных расходов ведут с помощью счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Все проводки на командировочные расходы мы привели в таблице ниже.
Проводки для учета командировочных расходов в 2020 году
| Проводка | Описание операции |
| ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 | Выдано из кассы на командировочные расходы (выдан аванс) |
| ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 | Выдано на командировочные расходы через расчетный счет (выдан аванс) |
| ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 08) КРЕДИТ 71 | Списаны командировочные расходы |
| ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 | Выделен НДС со стоимости проездного билета или оказанных услуг |
| ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 60 (76) | Получены билеты в кассу компании (приобретены для командированных сотрудников) |
| ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 | Выданы из кассы проездные билеты |
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту