В этом материале ответим на 10 самых частых вопросов бухгалтера и рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов через рублевую корпоративную карту.
Корпоративная банковская карта – удобная для бухгалтера альтернатива наличным на хозяйственные и представительские расходы. Не нужно ездить в банк за деньгами, а снять средства можно в любое время в банкомате.
Корпоративную банковскую карту можно использовать для оплаты покупок:
Рассчитываться корпоративной картой можно:
Корпоративные карты часто заводят сотрудникам, которые регулярно ездят в командировки. Ведь в этом случае не нужно перевозить большие суммы наличных, а покупку в любой стране можно сделать в местной валюте.
Большинство корпоративных банковских карт дебетовые. Расчеты по ним ведутся за счет собственных средств компании. Функции карт отличаются. Например, одни предназначены для покупок в интернете, а другие – для оплаты товаров и услуг оффлайн.
Выбрать корпоративную карту, которая подойдет именно вам, просто. Банки предлагают своим клиентам корпоративные карты Visa Business/MasterCard Business, электронные карты Visa Business Electron и Maestro. Выбрать карту и оставить на нее заявку можно на сайте любого банка, который вам больше нравится.
Корпоративную банковскую карту оформят только при наличии расчетного карточного счета в банке. То есть с банком нужно заключить договор банковского счета. В этом случае для операций по карте банк откроет отдельный карточный счет.
Возможно, счет в банке у вас уже есть. Тогда к нему достаточно выпустить карту. Сотрудники, которых руководитель наделил правом распоряжаться деньгами, получают доступ к средствам на этом счете.
Корпоративная банковская карта является именной. У такой карты может быть только один держатель. Руководитель компании должен выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать.
Передавать карту друг другу сотрудники не смогут. Такой запрет прописывает банк в договоре. Держатель карты отвечает за за сохранность карты и за операции по ней. Хранит карту держатель у себя.
Прежде чем передать корпоративную банковскую карту сотруднику, объясните ему правила работы с ней. Безопаснее прописать их на бумаге – составьте небольшой регламент и ознакомьте с ним держателей под подпись. Регламент у каждой компании будет свой (см. образец ниже). Опишите в нем основные моменты:
С работника можно взыскать недостачу по корпоративной банковской карте в пределах его месячного заработка. Это закреплено статьей 241 ТК РФ. Но когда с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать весь ущерб (ст. 242 ТК РФ). Такой договор можно заключить только с теми сотрудниками, чья должность есть в перечне из постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85.
Для наличных расчетов между юридическими лицами действует лимит в 100 000 рублей по одному договору. Если сотрудник платит за товар или услугу корпоративной банковской картой, то соблюдать лимит не нужно. Он распространяется только на наличные расчеты.
Если сотрудник снимает деньги с карточного счета и платит за покупку наличными от имени компании, нужно уложиться в лимит.
Для каждой карты банки устанавливают свои ежедневные и месячные лимиты на суммы покупок и снятие наличных. Перед тем как заключить договор, подробно расспросите у сотрудников банка про лимиты.
Расчеты по корпоративной карте отражайте на счетах:
Снятие наличных с карточного счета или оплата корпоративной картой приравнивается к выдаче подотчетных. Расходы сотрудник должен подтвердить авансовым отчетом. К нему он прикладывает:
Минфин особо подчеркивает, что в этих документах должна стоять фамилия держателя (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).
Расходы на выпуск корпоративной банковской карты и обслуживание карточного счета можно учесть на общей и на упрощенной системе (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ и подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Комиссию по картам списывают проводкой:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
Читайте также:
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту