Что такое фискальный регистратор: как работает, как выбрать

Фискальный регистратор - что это такое

У фискального регистратора ККМ несколько функций. Обозначив их, получим определение.

Для чего нужен фискальный регистратор? Данные об операциях по кассе должны сохраняться, чтобы их могли проверить налоговые инспекторы. Чиновники сопоставляют сведения по ККТ с теми, которые заявлены в налоговой отчетности. Если выявят расхождения, пересчитают налоги.

Поэтому в широком смысле слова фискальный регистратор — это аппаратный модуль ККТ, который позволяет записывать сведения о платежных операциях на кассе. Прежде всего о том, какие суммы покупатели заплатили за приобретенные товары.

В узком смысле слова под фискальным регистратором понимается внешний, выполненный в виде самостоятельного устройства, аппаратный модуль, который подключается к кассовому аппарату и сохраняет данные о расчетах.

Несмотря на то, что фискальными регистраторами традиционно называют внешние устройства, подключенные к ККТ, бывают аппаратные модули, встроенные в кассу. У них нет отдельного названия, но функции те же, что и у фискального регистратора.

Однако отдельные от ККТ фискальные регистраторы:

• быстрее обрабатывают платежные операции, так как у них собственные вычислительные компоненты;
• печатают бумажные чеки.

Если фискальные регистратор встроенный, чеки печатают отдельные модули.

Что важнее: фискальный регистратор или кассовый аппарат

Фискальный регистратор — главный компонент ККТ, касса его дополняет. Сейчас фискальный регистратор можно подключить к компьютерам и даже мобильным устройствам.

Законодательство о ККТ подстраивается к технологическим возможностям фискальных регистраторов. Когда-то эти модули не включали ЭКЛЗ, потом ЭКЛЗ оснастили все кассовые аппараты. С 1 июля 2017 года ККТ с ЭКЛЗ устарели. Им на смену пришли фискальные регистраторы с фискальным накопителем. Такое оборудование может в режиме онлайн передавать данные в налоговую инспекцию. Посредником в этих операциях выступает оператор фискальных данных.

Как работает фискальный регистратор

Благодаря интернету все чеки, пробитые по онлайн-ККТ, инспекторы могут увидеть, не приходя в компанию с проверкой. Контрольные закупки стали не нужны.

Перед тем, как пробить чек, продавец должен узнать у покупателя, какой чек он хочет получить и в каком виде. По новым правилам покупатель вправе выбрать, какой чек взять:

• бумажный;
• электронный;
• и тот и другой.

Но бумажный чек компания обязана выдать в любом случае, даже если покупатель об этом не попросил (ч. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Исключение — интернет-магазины. Они после перехода на онлайн-ККТ вправе выдавать только электронные чеки.

Отправить электронный чек можно вбив продиктованный покупателем адрес почты или номер телефона в кассовую программу, отсканировав QR-код или переслать его из личного кабинета в ОФД. Первый вариант подходит тем, у кого есть возможность ввода данных. Третий — если у кассира есть доступ к личному кабинету. Например, через мобильный телефон. QR-код подойдет тем, у кого есть сканер для его считывания.

Схема работы онлайн-кассы выглядит следующим образом:

• фискальный регистратор формирует чек;
• сведения о расчете записываются на фискальный накопитель;
• фискальный накопитель обрабатывает информацию и передает оператору фискальных данных;
• оператор фискальных данных принимает чек и высылает фискальному накопителю обратный сигнал о том, что чек получил;
• оператор фискальных данных обрабатывает информацию и отправляет ее в ФНС;
• касса отправляет электронный чек на почту или телефон покупателя, если он попросил электронный чек.

Чем отличается фискальный накопитель от фискального регистратора

Неправильно отождествлять понятия «фискальный регистратор» и «фискальный накопитель»: отличия существенные.

Фискальный накопитель может быть элементом фискального регистратора. Это современный аналог ЭКЛЗ, которая была в автономных кассах, который получает данные чека или БСО, обрабатывает их и подписывает фискальным признаком. Затем он отправляет данные чека или БСО и фискальный признак оператору. От него накопитель получает квитанцию, подписанную фискальным признаком оператора, и сохраняет данные чека или БСО.

Накопитель придется менять по мере истечения срока действия ключа фискального признака. Этот срок составляет 13 месяцев, а для некоторых — 36 месяцев. Это относится к продавцам на спецрежимах. Также устройство придется заменить, если у него закончилась память. Если продавец не будет передавать данные налоговикам, то фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать.

Фискальный регистратор с ФН превращает обычную ККТ в онлайн-кассу. Хотя можно купить кассовый аппарат, в который фискальный накопитель уже встроен.

Ошибка фискального регистратора

На корпусе фискального регистратора есть индикатор ошибки. Если обнаружена ошибка фискального регистратора, индикатор загорается красным цветом, а через программное обеспечение сообщается код, по которому специалист определяет проблему.

Ошибки связаны с либо с оборудованием, либо с программой. Многие сталкиваются с ошибкой фискального регистратора при печати чека. Или, например, когда фискальный регистратор не подключен, чек не напечатан (не подключен принтер чеков). Случаются ошибки памяти, ЭКЛЗ (сейчас фискальный накопитель). Бывают и комплексные ошибки, для которых тоже есть свои коды.

Способы исправления ошибки используются разные. Самые простые — сбросить настройки оборудования и проверить подключение кабелей. Иногда требуются более сложные манипуляции.

Как выбрать фискальные регистраторы с фискальным накопителем от различных производителей

Выбирайте онлайн-кассу по инструкции от ФНС (письмо от 03.04.2018 № ММВ-20-20/33). ККТ должна соответствовать всем требованиям закона, иначе компанию оштрафуют на 10 000 руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП).

Проверьте срок использования фискального накопителя и версию формата данных. Например, компании на ЕНВД вправе использовать фискальный накопитель со сроком работы не меньше 36 месяцев со дня регистрации кассы. А компании, которые совмещают общий режим и вмененку, — не менее 13 месяцев (п. 6 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Затем посмотрите, какую версию формата данных использует онлайн-касса. С 1 января 2019 года налоговики автоматически снимут с учета кассы с форматом 1.0. Работать будут только ККТ с форматом данных 1.05.

Использовать кассу, которая не зарегистрирована, все равно что не использовать ее (постановление Пленума ВАС от 31.07.2003 № 16). Если продолжите работать на такой кассе, компанию оштрафуют минимум на 30 000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если вы уже применяете онлайн-кассу, проверьте версию фискального накопителя. Накопитель ФН-1 использует старую версию формата фискальных данных 1.0. Обратитесь к разработчику кассы для перехода с версии 1.0 на версию 1.05. Если замените версию формата фискальных данных до 1 января 2019 года, вам не придется перерегистрировать кассу и менять накопитель.

Выберите онлайн-кассу из реестра ФНС, которая подходит для вашей деятельности. Дешевле и проще, чтобы в комплекте с кассой были фискальный накопитель и базовое программное обеспечение. Тогда не придется их докупать.

Касса должна уметь работать и без интернета. Если вдруг интернет пропадет, вы сможете продолжать пробивать чеки. Когда связь восстановится, аппарат сам отправит в ФНС чеки, которые выдали за время сбоя.

Вы сэкономите время, если выберете кассу с готовой базой номенклатуры для чека. Тогда не придется вносить реквизиты чека вручную.

Реестры онлайн-касс, фискальных накопителей и операторов фискальных данных, с которыми ФНС разрешает работать, смотрите на сайте nalog.ru

Производители онлайн-касс

Срочные изменения по вашему ИНН

• Опубликовали план проверок на 2024 год: проверить по ИНН
• Готов список компаний с долгами перед ФНС: проверьте по ИНН
• Новые блокировки счетов: проверьте по ИНН, чтобы не потерять деньги
• Счета-фактуры теперь недостаточно для вычетов НДС

Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.