Суточные и компенсации командированным работникам чаще всего не облагаются НДФЛ и взносами, но бывают исключения.
Мы собрали такие выплаты, которые все же нужно включать в облагаемую базу. Забывать об этом опасно – компании грозит штраф в размере 20 процентов от недоплаты в бюджет.
Суточные не облагаются НДФЛ и взносами. Но только если вы платите сотруднику в пределах норматива. Суточные сверх лимита облагаются взносами и НДФЛ.
Когда возникают риски. Суточные не выплачиваются за командировку в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту жительства (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Если сотруднику выдавать суточные или суммы взамен суточных за однодневные поездки, инспекторы потребуют включить эти суммы в доходы. А значит, с них надо перечислить НДФЛ с выплат командированным работникам и взносы.
Как быть. Безопаснее не платить суточные за один день, хотя такого запрета в законодательстве нет. Если платите работнику за один день поездки, то начисляйте на эти суммы взносы и НДФЛ.
Но если вы готовы спорить с инспекторами, шансы на победу высоки. Верховный суд РФ уже не в первый раз подтвердил, что суточные за однодневную поездку взносами не облагаются (определение от 11 августа 2017 г. № 310-КГ17-10343).
Закрепите размер и порядок выплаты суточных в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках № 749.
Можно предусмотреть дифференцированный подход к выплатам. Допустим, работник уехал в командировку в 9 утра и возвратился в 6 вечера. Такая поездка не отличается от режима труда в обычный рабочий день. В другом случае командировка начинается в 0.30 и заканчивается в 23.55 того же дня, поездка все равно будет считаться однодневной командировкой, но компенсация в виде суточных будет оправданной (п. 4 Положения № 749).
Предлагаем такую формулировку для локального нормативного акта: «При направлении работников в однодневные командировки суточные выплачиваются, если время нахождения в пути и время выполнения служебного задания суммарно превышают нормальную продолжительность рабочего дня – 8 часов».
Нормы суточных для начисления взносов с 2017 года такие же, как для НДФЛ с выплат командированным работникам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Если работник отправился в загранкомандировку, суточные в иностранной валюте нужно пересчитать в рубли.
В чем опасность. Если неправильно выбрать дату пересчета и курс, сумма суточных для начисления взносов будет неверной. Значит, вы не доплатите или переплатите взносы.
Как быть. Применяйте такой порядок. Поскольку суточные компания выдала работнику в иностранной валюте, пересчитайте их в рубли по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета. Так как датой выплат для расчета взносов считается день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 424, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Если рассчитанная сумма превысит 2500 руб. в сутки, с перерасхода начислите взносы.
Как для взносов пересчитать в рубли сумму суточных, выданную в валюте.
Компания из г. Санкт-Петербург направила главного инженера в командировку в Хельсинки на 3 дня. И выдала ему авансом суточные в валюте в сумме 150 евро из расчета 50 евро в сутки.
По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет. Руководитель компании утвердил его 6 октября. Курс ЦБ РФ для евро на 6 октября – 67,53 руб./EUR. Бухгалтер пересчитал сумму суточных в рубли и начислил взносы со сверхнормативных суточных. За один день загранкомандировки суточные составили:
50 EUR × 67,53 руб./EUR = 3376,5 руб.
Не облагается взносами сумма 2500 руб. в сутки. Всего работник получил 10 129,5 руб. (3376,5 руб. × 3 дн.).
Сверхнормативные суточные составили 2629,5 руб. ((3376,5 руб. – – 2500 руб.) × 3 дн.).
С этой суммы бухгалтер начислил взносы по общему тарифу:
2629,5 руб. × 30% = 788,85 руб..
При командировке суммы возмещения стоимости проезда НДФЛ и взносами не облагаются (ст. 217, 422 НК РФ). Стоимость проезда работник должен подтвердить документами, например билетами на самолет и посадочными талонами.
В чем опасность. Нередко даты в билетах отличаются от дат начала или окончания командировки. То есть когда работник выезжает в командировку раньше – например, в выходной день. Или возвращается позже. Контролеры могут посчитать, что оплата таких расходов не связана с командировкой, и начислить НДФЛ и взносы (ст. 211, 420НК РФ).
Как быть. Если даты в приказе и билетах отличаются на один-два дня, НДФЛ и взносы не начисляйте. Даже если речь идет о выходных и праздниках. Другое дело, если разница больше и причина задержки – отпуск. Чтобы не было споров с проверяющими, НДФЛ и взносы безопаснее начислить независимо от продолжительности отдыха (письмо Минфина от 26 июня 2017 г. № 03-04-06/40023).
Работодатель обязан компенсировать командированному сотруднику не только расходы на проезд, но и другие расходы, связанные с работой вдали от постоянного рабочего места. Такие суммы освобождаются от НДФЛ и не облагаются взносами.
Когда возникают риски. В стоимость билета на поезд часто включены дополнительные услуги: горячее питание, кондиционер в купе, предметы личной гигиены и др. Инспекторы на местах придираются к таким выплатам.
Они считают, что работник получает доход, если помимо компенсации стоимости проезда получает дополнительные блага в виде питания, зубной щетки и тапочек. А значит, такую компенсацию надо включить в налоговую базу по НДФЛ и начислить взносы.
Как быть. Если у инспекторов возникнут претензии, сошлитесь на разъяснения Минфина (письмо от 7 августа 2017 г. № 03-04-06/50386). Чиновники считают, что взносы и НДФЛ на стоимость дополнительных услуг в билете начислять не нужно.
Трудовой и Налоговый кодексы не уточняют, что понимать под расходами на проезд. Работодатель вправе устанавливать нормы, которые не ухудшают положение работника по сравнению с нормами закона (ст. 9 ТК РФ).
Включите в локальный нормативный акт такой пункт: «При направлении работников в служебные командировки организация обеспечивает проезд сотрудников в вагонах повышенной комфортности (при наличии таких вагонов в составе поезда и билетов на соответствующие места)».
Читайте также: Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами