Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

Сотрудники вправе принести как бумажный, так и электронный больничный лист в 2020 году. Чтобы работодатель смог с ним работать, компанию надо зарегистрировать на госуслугах и завести личный кабинет страхователя. Какие еще действия для работодателя обязательны в этом случае, расскажем далее.

Что собой представляет электронный больничный лист в 2020 году

Со второго полугодия 2017 года на территории страны начали действовать электронные больничные. Их ввел Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ. До этого эксперимент по оформлению электронный больничных листов проводился в четырех пилотных регионах: Москве, Белгородской и Астраханской областях, Республике Крым.

Закон не устанавливает обязанность работодателя принимать электронные больничные. В настоящее время подключиться к электронным листкам можно несколькими способами, в том числе через учетные программы. Также существует способ работы с электронными больничными через личный кабинет страхователя на cabinets.fss.ru.

Если организация не готова перейти на работу с электронными больничными, попросите работников брать больничный на бумаге. Электронный больничный можно заменить на бумажный. Для этого сотрудник обращается в медорганизацию, которая оформила больничный (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Подсказка от журнала «Главбух»

Работодатели постепенно переходят на выплаты пособий на основании электронных листков нетрудоспособности — ЭЛН. Какие регионы полностью перешли на электронный больничный и есть ли поликлиники, которые пока отказываются его оформлять, рассказала Татьяна Лотоцкая, первый заместитель председателя ФСС России. Узнать подробности >>>

Отличия электронного больничного листа от бумажного

Листок временной нетрудоспособности	Плюсы	Минусы
Бумажный	— можно получить в любой поликлинике; — можно заполнить без регистрации в личном кабинете на сайте ФСС; — можно обработать без компьютера и интернета	— есть риск, что работник принесет подделку; — если врач заполнил листок неправильно, работника надо отправлять за дубликатом; — если потерять или испортить листок, ФСС снимет расходы на пособия
Электронный	— можно не бояться подделки; — ошибки легко исправить; — невозможно испортить или потерять; — проще отслеживать продолжительность болезни, продолжения листков, оплачиваемые дни ухода за заболевшими детьми	— надо регистрироваться в личном кабинете на сайте ФСС; — нужна электронная подпись; — нужен компьютер и интернет; — придется проводить в учете все листки, которые оформят работники

Кто из работников вправе принести электронный больничный

В эксклюзивном интервью журналу «Главбух» Алевтина Захарова, начальник отдела администрирования страховых взносов ГУ-СПб РО ФСС, отметила, что любой сотрудник имеет право получить и принести в бухгалтерию электронный листок нетрудоспособности. При этом неважно, участвует ли его регион в пилотном проекте ФСС или нет. Главное, чтобы компания была готова к переходу на электронные больничные листы технически.

Напомним, пилотный проект – это эксперимент, когда ФСС России напрямую выплачивает социальные пособия без участия работодателей. Где действует пилотный проект, смотрите в таблице от Системы Главбух.

Подсказка от Системы Главбух

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности (как считать) и по беременности и родам (как считать) рассчитывайте так же, как по бумажным. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.

Как работать с электронными больничными в 2020 году

Электронный больничный по своей сути не отличается от бумажного листа. Особенность в том, что врач не занимается оформлением бумажного варианта, а вносит необходимую информацию в электронную базу данных или электронную медицинскую карту, когда открывает больничный.

Однако врач не сможет выдать электронный листок временной нетрудоспособности, пока работодатель не подключится к системе информационного взаимодействия и не заключит соглашение.

На сайте электронного журнала «Главбух» можно скачать и ознакомиться с текстом соглашения об обмене электронными документами с ФСС. Подписанное руководителем организации соглашение подайте на бумаге в отделение ФСС по месту регистрации.

Скачать соглашение

Если сотрудник решил принести на работу виртуальный документ, он должен дать врачам письменное согласие на оформление электронного листка нетрудоспособности. Так предусмотрено пунктом 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Действия работодателя по переходу на электронный больничный лист в 2020 году

Пошаговую инструкцию, как подготовиться к работе с электронным больничным, подготовили эксперты Системы Главбух. В ней пять шагов. Остановимся на двух самых важных.

Шаг 1. Зарегистрироваться в личном кабинете страхователя

Для работы с электронными больничными листами в личном кабинете страхователя нужна учетная запись на портале госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

Если у компании нет учетной записи на госуслугах, завести личный кабинет не получится.

Шаг 2. Установить специальную программу

Чтобы заполнить электронный больничный листок, нужна специальная программа. Для этого вы можете воспользоваться программой «Подготовка расчетов для ФСС». Скачайте программу на сайте ФСС и установите на свой компьютер. Там же вы можете скачать инструкции по работе с программой.

Как оформить электронный листок нетрудоспособности

В личном кабинете страхователя есть список всех листков нетрудоспособности в электронном виде, которые выдавались сотрудникам. Найти нужный документ можно при помощи фильтров: ФИО сотрудника, СНИЛС, статус и номер документа.

Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности вы не сможете. В листке будет стоять только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.

Когда врач закроет больничный, через специальную программу заполните вкладку «Заполняется работодателем». В ней приведите те же сведения, что и в аналогичной части бумажного листка нетрудоспособности. Часть информации заполнится автоматически, например, название организации, Ф. И. О., ИНН и СНИЛС сотрудника.

Вкладки «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» доступны только для просмотра. Вносить в них изменения нельзя.

Когда все данные внесете, просто сохраните изменения. Информация уйдет в ФСС.

Подсказка от Системы Главбух

ФСС возмещает пособия по электронным больничным так же, как по бумажным. Никаких специальных ограничений по суммам нет. Когда регион в пилотном проекте, работодатель просто заполняет свою часть больничного в личном кабинете. Оплачивайте первые три дня нетрудоспособности, если болел сам сотрудник. В остальных случаях все оплачивает ФСС. Какие документы представить в ФСС для возмещения и как фонд возместит расходы по пособиям >>>

Кто оплачивает электронный больничный лист

Оплата электронных листков нетрудоспособности происходит аналогично бумажным документам. Компания выплачивает пособие за первые три дня болезни, ФСС – за все остальные дни нетрудоспособности.

Соцстрах компенсирует пособие по временной нетрудоспособности с первого дня, если работник:

болел из-за несчастного случая на производстве или профзаболевания;
протезировался в специализированном стационаре;
долечивался в российском санатории после и по направлению стационара;
брал больничный по уходу за членом семьи;
был на карантине сам, с ребенком до семи лет, посещающим детский сад, или с другим недееспособным членом семьи.

Как считать пособия по болезни в 2020 году, смотрите в рекомендации Системы Главбух "В каком порядке рассчитать больничное пособие". Быстро и без ошибок рассчитать пособие онлайн вы можете с помощью программы «БухСофт». Бесплатный доступ к программе действует 14 дней.

Срочные изменения по вашему ИНН

Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.

Перейти к короткому тесту