Суточные не облагаются пенсионными, медицинскими и социальными взносами в размере 700 рублей в день — при командировке по России, и 2500 рублей в день — при поездках за рубеж (п. 2 ст. 422 НК РФ). Лимит действует на один день поездки. Если формально увеличить число дней командировки, а суточные оставить в пределах лимитов, то страховые взносы со сверхлимитных суточных платить не потребуется.
Работнику увеличить на бумаге дни поездки тоже выгодно. Раз суточные не будут сверхлимитными, то компания не будет удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Такой способ можно использовать, если сотрудник едет в командировку на служебной или своей машине. По документам не должно быть видно, когда он вернулся назад. Если же работник едет на поезде или летит на самолете, то по обратному билету инспекторы увидят, что поездка закончилась раньше, и могут доначислить взносы.
Есть еще один нюанс. Дни командировки оплачивают из среднего заработка. Если он меньше, чем оплата из оклада, то работнику это невыгодно. Поэтому перед экономией стоит посчитать, не потеряет ли работник в деньгах.
Компания может снизить суточные до лимитов — 700 и 2500 рублей. А чтобы сотрудники не потеряли в деньгах, выдать им другую выплату, которая не облагается взносами. Например, материальную помощь. Выплату оформите приказом директора (см. образец).
По Налоговому кодексу помощь не облагается взносами в размере 4000 рублей в год (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). В то же время раньше компаниям удавалось доказать, что вся сумма материальной помощи освобождена от взносов в фонды, так как она не связана с оплатой труда (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.08.16 № Ф04-3548/2016).
Если компания не готова спорить с налоговиками, то с помощи сверх 4000 рублей безопаснее платить взносы. Но тогда этот способ экономии стоит применять, если работники редко ездят в командировки. Если поездки частые, то способ замены теряет смысл. Со сверхлимитной помощи компания все равно начислит взносы.
Читайте также: Суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами
