В прошлом году открыли новый офис. Здание принадлежит нашей компании, поэтому мы оплачиваем все счета на коммуналку — свет, вода, газ и др. Сотрудники бесплатно моются в душевых кабинах и заряжают мобильные телефоны, из-за этого расходы на коммуналку растут.
Сейчас у нас проходит выездная проверка. Налоговики считают, что свет и воду сотрудники используют в личных целях. Значит, получают от компании дополнительный доход. С него нужно удерживать НДФЛ и платить взносы. Законны ли требования проверяющих?
В компании проходит выездная проверка. Налоговики обнаружили, что компания платит слишком большую коммуналку. Они решили, что сотрудники пользуются душем и розетками в личных целях, поэтому получают дополнительный доход. А с него надо исчислить НДФЛ и страховые взносы.
Налоговики. У инспекторов нет оснований требовать налог и взносы. Чтобы включить коммуналку в доходы сотрудников, проверяющие сначала должны посчитать, сколько ресурсов израсходовал каждый сотрудник. А раз таких расчетов нет, то компания доплачивать не обязана. Чтобы оспорить требования, обоснуйте расходы на коммуналку. Поясните проверяющим, что без воды и света компания не сможет вести бизнес. Расходы подтвердят показания по счетчикам и счет от сбытовой организации.
Независимые эксперты. Требования проверяющих незаконны. Сообщите налоговикам, что компания не может определить, сколько воды и света израсходовал каждый сотрудник. А раз посчитать доходы нельзя, то начислять НДФЛ не нужно. Так считают в Минфине (письмо от 06.03.13 № 03-04-06/6715). Страховые взносы работодатель начисляет только на выплаты за труд. Коммуналка не связана с работой сотрудников, поэтому начислять взносы не требуется (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Наше мнение. Мы согласны с налоговиками и экспертами, что требования проверяющих незаконны. У компании есть два аргумента, чтобы защититься.
Читайте так:
Договор с «физиком» подписал руководитель другого подразделения
Сотрудники пользуются ресурсами компании во время работы. Вода и электричество в офисе нужны для нормальных условий труда. Работодатель обязан обеспечить такие условия (ст. 163 ТК РФ). Поэтому сотрудники не получают дополнительный доход. Это первый аргумент.
Второй аргумент — исчислить НДФЛ и взносы можно только с конкретного дохода (письмо № 03-04-06/6715). Для этого необходимо рассчитать, на какую сумму каждый сотрудник потратил воду и электричество. Сделать это невозможно, поэтому удерживать НДФЛ и начислять взносы компания не обязана.