Подозрение у проверяющих вызовет, например, отсутствие документов, которые подтверждают полномочия директора, информации о фактическом адресе контрагента, его склада, производства, торговых объектов (письмо ФНС России от 23 марта 2017 г. № ЕД-5-9/547).
Инспекторы допрашивают директора и работников, чтобы выяснить, кто отвечает за выбор контрагентов и как их проверяет (письмо ФНС России от 13 июля 2017 г. № ЕД-4-2/13650). И требуют документы, которые обосновывают выбор конкретного контрагента.
В связи с такими требованиями инспекторов тщательно проверять всех контрагентов — это самый безопасный вариант, но он трудозатратный. Чтобы упростить проверку, можно разделить поставщиков на группы. И зафиксировать во внутреннем регламенте, по какой группе какие документы и данные нужно получить.
Например, компания заключает разовую сделку на небольшую сумму. Вряд ли стоит собирать на поставщика полное досье. Можно проверить его только по сайту ФНС. Если же компания постоянно сотрудничает с поставщиком, безопаснее запросить сведения о численности, основных средствах и т.п.