Наличные расчеты по‑новому. Эксперты журнала «Главбух» разобрали важные изменения от ЦБ, которые многие не заметили
Два документа от журнала «Главбух», которые позволят получить дополнительные средства в кризис
Работодатели вправе выдавать сотрудникам подотчетные средства как наличными, так и переводить на карты. То есть перегонять деньги с расчетного счета организации на карту физического лица. Причем это может быть зарплатная, другая личная карточка или же специальная корпоративная.
Подотчетные деньги можно перечислить на ту же банковскую карту, на которую перечисляете зарплату сотрудника. В законе запрета нет. Не установлена и ответственность за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата. К числу кассовых нарушений это тоже не относится (ст. 15.1 КоАП). Не имеет значения и вид карты, на которую перечислили подотчет: зарплатная или личная банковская карта сотрудника.
Пора переходить на БухСофт! Надежная программа для бухучета и отправки отчетности малого предприятия.
Деньги можно перечислять на зарплатные и личные карты сотрудников в целях:
Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Чтобы перечислить подотчетные деньги на карту сотрудника, будь то зарплатная или личная карта, достаточно приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К авансовому отчету сотруднику придется приложить документы, которые подтверждают оплату зарплатной картой (письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Но организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета и предусмотреть в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.
С 1 июня 2020 года при оплате труда сотрудникам и подрядчикам в платежках необходимо указывать код дохода. Для этого предусмотрена графа 20 «Назначение платежа кодовое» (Федеральный закон от 21.02.2019 № 12-ФЗ). По этому коду будет определять, можно ли с перечисленной суммы удержать алименты. Ставить код нужно всегда, даже если исполнительных листов на сотрудника не поступало.
Коды нужно проставлять в зависимости от вида дохода физика (п. 1 указаний Центробанка № 5286-У). Когда перечисляете зарплату поставьте код «1». Код «2» предназначен для выплат, с которых производить удержания нельзя. Например, командировочные.
Код «3» используется только в одном случае — когда перечисляете компенсацию по возмещению вреда здоровью (п. 2 ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ). Не указывайте код, когда выплата не является доходом сотрудника (п. 2 указаний Центробанка № 5286-У). К примеру, займ.
Помимо кода в графе 20 есть и еще одно изменение. Когда перечисляете зарплату сотруднику, на которого пришел исполнительный лист, в графе 24 «Назначение платежа» необходимо отметить сумму удержания. Причем по особому шаблону.
Сумму, которую уже удержали из зарплаты работника, указывайте цифрами. Между рублями и копейками ставьте именно знак «—», а не запятую. Копейки указывайте обязательно. Даже если взыскали с сотрудника сумму в целых рублях, после нее поставьте «—00». Чтобы банку было понятно, что указана сумма, которая была удержана по исполнительному листу, необходимо также указать аббревиатуру «ВЗС», что означает взысканная сумма. Итоговая запись об удержании будет выглядеть таким образом «//ВЗС//15 000-00//».
Если у сотрудника нет никаких долгов, и удерживать нечего, указывать эту информацию не нужно.
Подотчетные суммы выдавайте на срок, который установлен в организации. Если цели выдачи разные, то установите различные сроки и закрепите их в локальном нормативном акте. Например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
Срок, на который выданы деньги, фиксируют в заявлении на аванс. Далее его утверждает руководитель, когда визирует заявление или издает приказ.
Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
Что касается максимального размера суммы, которую можно выдать сотруднику под отчет, то в законодательстве никаких условий нет. Получается, организации и ИП вправе определить его самостоятельно и указать в локальном нормативном акте. Например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту