Сколько хранить документы: памятка >>
Убедитесь, что документы пропали. Проверьте, не свалились ли они за шкаф или их случайно поместили в другую папку. Спросите у руководителя, не оставил ли он у себя документы на подпись. Также их могли взять секретарь или бухгалтер, уточните у них. Если документы не обнаружили, выясните, не заключала ли компания договоры с кадровыми или архивными организациями. Когда поймете, что документы не найти, оформляйте это письменно.
Составьте акт и докладную записку. В акте отразите, какие документы отсутствуют, в каком кабинете вы располагали их, в каких папках хранили (образец ниже). В докладной записке укажите, когда и при каких обстоятельствах обнаружили пропажу документов, пытались ли вы самостоятельно их разыскать. Акт сделайте приложением к докладной записке и оформите на имя руководителя.
Создайте комиссию, которая расследует, при каких обстоятельствах пропали документы. В комиссию обязательно включите начальника отдела кадров. Если в компании есть служба безопасности, то пригласите руководителя или одного из сотрудников этого отдела. Третьим членом комиссии может стать бухгалтер, юрист, директор по персоналу, делопроизводитель, архивариус или иной работник, который поможет в расследовании. Приказ о создании комиссии издайте от имени генерального директора (образец ниже). И в этом же распоряжении он поставит задачу расследовать утрату, определить, по мнению комиссии, виновных лиц, восстановить документы к определенному сроку.
Итоги работы представьте в форме отчета. Каждое служебное расследование будет индивидуальным, в зависимости от обстоятельств, что именно потеряли, сколько работников имело доступ к документам, когда видели документы в последний раз, как охранялось помещение и др. Единого алгоритма, как искать документы, нет. По результатам проверки комиссия передает руководителю компании отчет (образец ниже), в котором докладывает, какими способами искали документы, что выяснили и кто может быть виновным.
Вначале определите, на основании чего восстанавливать документ, откуда брать информацию и насколько полно вы воспроизведете утерянные сведения.
Найдите копию или соберите другие документы для восстановления. Выясните, есть ли в электронной форме проект документа, который потеряли. Посмотрите в компьютере, рабочей почте, на флешке или сервере компании. Если в организации согласовывают проекты документов специальный отдел или сотрудники, например, юристы проверяют тексты локальных актов, обратитесь к коллегам. Возможно, файлы с утерянными документами остались у них после обсуждений. Когда в компании есть корпоративный портал, то тексты локальных актов и приказов, которые касаются всех работников, размещают на нем. Поэтому, если документ создавали не вы, а коллеги до вас, спросите, что и где ранее публиковали.
Подумайте, у кого могут остаться копии документов, которые потеряли. Возможно, вы что-то оформляли для работников по их запросам, помещали в личные дела сотрудников, передавали в бухгалтерию или копировали для отделов, чтобы работники заранее ознакомились и пришли к вам только подписывать оригинал.
Без копий и электронных проектов утерянных документов восстановить их полностью или частично можно. Проанализируйте, какая информация вам нужна и где еще она может храниться. Например, когда необходимо восстановить приказы по личному составу, информацию можно взять из дополнительных соглашений к трудовым договорам, трудовых книжек, личных карточек формы № Т-2, документов бухгалтерии о выплатах работникам, графиков отпусков, регистрационных данных из учетных форм, копий документов из личных дел сотрудников.
Эксперты Системы Главбух рассказали, какие кадровые документы обязательно восстановить после пожара.
Оформите документ и подпишите его. Создайте документ на основании копии или совокупности других данных. По форме и названию он будет как утерянный. Издавайте документ текущей датой. Избегайте того, чтобы написать день, когда первоначально оформляли документ. Да, на первый взгляд это будет лучшим вариантом, если вы нашли копию или электронный проект, и остается только вывести его на бумагу и подписать. Но прошедший период указывать незаконно. Вы уже признали утерю документов, и в компании есть об этом акты, докладные записки, результаты работы комиссии по расследованию инцидента. Издать сейчас документ прошедшим днем будет его фактической подделкой.
Подпишите документы у уполномоченного лица. Возможно, ранее документы издавал начальник, который уже не работает в компании. Но если его руководитель еще остался, восстановленные документы подписывает он. Когда нет сотрудников, кто трудился в тот период и мог бы подписать, оставляйте документ частично восстановленным. Отсутствие подписи и других сведений, которые не смогли найти, компенсируйте актом. Составляйте его в свободной форме.
Ознакомьте с документами тех, кто до сих пор работает у вас. Если со всеми нужными сотрудниками компания еще продолжает трудовые отношения, то для кадровика это самый успешный итог. Но так случается редко. Связываться с работником по телефону или отправлять документы почтой можно, но это будет нецелесообразно. Дата издания документа будет позже даты увольнения. Значит, инспектор вправе поинтересоваться, действительная ли это подпись или документ подделали. Рекомендуем включить в отдельный акт документы, с которыми не смогли ознакомить бывших сотрудников, и хранить в таком виде (образец ниже).
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту
