Если вы только решили использовать в компании open space, то сначала проверьте, насколько оправданна такая организация пространства именно у вас. Некоторые виды деятельности требуют сосредоточенности, добиться которой в open space почти невозможно. Например, трудно представить сотрудника, занимающегося научными разработками и сидящего среди шума. Open space оправдан там, где сотрудники решают рутинные и несложные повседневные задачи (когда компании можно использовать open space – в схеме ниже).
Компании выбирают open space, потому что это позволяет максимально эффективно использовать площадь помещения. В мегаполисах аренда стоит дорого, а чтобы быть успешной на рынке, организация должна держаться ближе к клиентам и партнерам. Кроме того, в общем помещении легче контролировать. Если человек не работает, а целыми днями раскладывает пасьянс, руководитель узнает об этом быстрее, когда сотрудник трудится в open space, а не в отдельном кабинете.
Еще один плюс open space – сотрудники, работая в общем помещении, становятся ближе друг другу. Кроме того, психологи обнаружили, что в присутствии других людей мы работаем более эффективно – быстрее, точнее. Правда, если речь идет о несложных заданиях. Этот феномен получил название социальной фасилитации. В коллективе люди легче обучаются, перенимают тот или иной навык, включаются в общее действие.
|
|
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен |
Люди слабо контролируют громкость разговора, особенно если он становится напряженным. Кроме того, держать эмоции внутри вредно, иногда нужно дать себе выговориться. Однако согласно нормам для человека, который разрабатывает программы концепции, допустимый уровень шума – 40 дБ, примерно как в библиотеке. Для творческой, руководящей и научной деятельности – 50 дБ, это как разговор, звуки за городом (п. 5.3 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). А обычный офисный шум составляет около 60 дБ. Таким образом, чтобы обеспечить работоспособность персонала, нужно следить, чтобы в помещении не было слишком громко. Сделать это можно несколькими способами.
Изолируйте групповые обсуждения. Совещания проводите в отдельном помещении или в переговорной, которая отделена прозрачными звукоизолирующими перегородками и размещена в стороне от основных рабочих мест.
Введите правило выключать звук мобильного телефона или ставить его на минимум. А при просмотре видеоконтента, проведении совещаний по скайпу – надевать наушники. У всех сотрудников они должны быть.
Попросите работников разговаривать в зоне open space негромко. Если разговор становится слишком эмоциональным – сразу же выходить за дверь либо переходить в изолированную переговорную. За пределами помещения – как угодно.
Чтобы сотрудникам было комфортно, рабочие места надо расположить правильно. Здесь есть несколько правил.
Правило достаточного пространства. По санитарным нормам на одного человека, работающего за компьютером с жидкокристаллическим монитором, должно приходиться не менее 4,5 кв. м (п. 3.4 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). При этом расположить рабочие места нужно так, чтобы расстояние между задней поверхностью одного монитора и экраном другого было не менее 2 м, а между боковыми поверхностями этих устройств – не менее 1,2 м (п. 9.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). Исходя из этого, можно планировать предельную численность персонала в офисе.
Учитывайте характер работы. Если в помещении постоянно ходят сотрудники, проходы между рабочими местами должны быть достаточно широкими, чтобы не задевать сидящих коллег. В таком случае лучше использовать столы с закругленными углами.
У сотрудника должен быть свой шкафчик или тумба, где он мог бы хранить личные вещи и документы, находящиеся в работе. Необходимо, чтобы он запирался на ключ.
Как бухгалтеру выстроить внутренние границы и эффективно работать в open space?
Правило функциональной близости и зонирования. Оптимально, когда в open space работают люди из одного подразделения или смежных отделов. Им необходимо постоянно между собой взаимодействовать, поэтому очень удобно, когда коллега сидит в буквальном смысле на расстоянии вытянутой руки.
Если в помещении находятся сотрудники разных отделов, то в расположении рабочих мест учитывайте фактор взаимодействия. Например, если у HR-службы нет отдельного кабинета, то менеджеры по мотивации могут располагаться ближе к финансовому отделу, где происходит учет, анализ прибыли, расходов и доходов. Специалистам по корпоративной культуре стоит быть рядом с отделом рекламы и маркетинга. Менеджеры по кадровому делопроизводству должны быть ближе к бухгалтерии.
Чтобы отделить одну зону интенсивного общения от другой, используйте шкафы для документов, стеллажи, перегородки.
В помещении есть IT-отдел, отдел продаж и отдел приема заказов. Как расположить рабочие места? Интенсивно общаются между собой продажники и диспетчеры, поэтому есть смысл посадить их ближе друг к другу. Отдел информационных технологий мало связан и с теми, и с другими, поэтому его сотрудников можно обособить – сделать большой проход, отделяющий их от остальных отделов, и поставить стеллажи.
Правило психологической совместимости. Эмоциональный климат имеет если не решающее, то большое значение при распределении рабочих мест. В закрытом помещении эмоциональное заражение происходит быстро. Стоит главбуху и начальнику отдела продаж поругаться из-за несданной вовремя отчетности, как через пять минут в другом углу коллеги поссорятся из-за чашки, которую один из них оставил на чужом рабочем столе.
Планируйте рабочие места с учетом того, как люди между собой общаются. Здесь работает принцип нейтральности. Нельзя сажать рядом явных врагов и близких друзей (родственников). В первом случае вы получите потенциально конфликтную зону, которая будет дестабилизировать психологический климат. Вариант с друзьями и родственниками тоже рискованный. Во-первых, они могут общаться в ущерб основным обязанностям. Во-вторых, если между ними произойдет ссора, друзья превратятся во врагов: объявят друг другу бойкот, станут скандалить и т. д.
Если в коллективе есть явный антилидер – человек, выступающий против руководства, сомневающийся в целесообразности правил, посадите его подальше от коллег. Так он не будет заражать их своим негативным настроем.
Правило звукового распределения. Источники шума должны быть размещены по помещению равномерно. Концентрация гула в одном месте приводит к тому, что работать рядом с ним становится невозможно. При планировании рабочего пространства сначала определите, от чего исходит больше всего шума. Например, громкие звуки производит офисное оборудование – ксерокс, сканер, телефоны. Кроме того, постоянно разговаривают специалисты по работе с клиентами, диспетчеры, операторы. Когда источники громких звуков находятся вместе, они негативно влияют на работоспособность и психику. Люди стараются перекричать и друг друга, и работающее оборудование, в итоге фоновый гул превращается в грохот.
Допустим, в open space есть три основных источника шума: ксерокс, четыре диспетчера, принимающие заказы клиентов, два менеджера по закупкам, которые постоянно ведут переговоры. Их обязательно нужно развести. В одном углу, ближе ко входу, поставим ксерокс. В дальнем от входа – посадим закупщиков. В третьем, тоже дальнем, – диспетчеров. При таком расположении между всеми источниками шума будут рабочие места и люди, которые поглощают звук. Кроме того, часть звуковых колебаний возьмут на себя стены.
Пропишите в корпоративном кодексе или другом документе правила поведения на рабочем месте, которое находится в open space. Ознакомьте с ними сотрудников. Обязательно разместите правила на корпоративном сайте, чтобы в любой момент работники могли воспользоваться ими. Новичков знакомьте с ними в первый рабочий день на welcome тренинге. Что может быть в правилах.
Порядок на рабочем месте. На столах должно быть определенное единообразие. Еда, чашки, книжки, глянцевые журналы и безделушки несколько разнообразят обстановку, но когда такое творится на каждом рабочем месте, возникает ощущение бардака. Хаос имеет свойство усиливаться, если не принимать никаких мер. Поэтому обязательной нормой для каждого сотрудника должен быть уход за рабочим местом. Например, можно ввести негласное правило, что в конце рабочего дня на столе должно быть чисто, а бумажные документы должны лежать в ящиках стола.
Прием пищи – в отдельном помещении. Введите запрет на хранение пищи на рабочем месте. Печенье, конфеты и прочие лакомства в ящиках стола приводят к появлению грызунов и способствуют появлению неприятных запахов.
Обедать нужно только в специально отведенном помещении, где должен быть холодильник, шкафы с посудой и микроволновая печь. Нет ничего более дезорганизующего, чем запах свежезаваренного супа быстрого приготовления или копченой колбасы на общей территории.
Забота об общем пространстве. Поскольку в помещении много людей, пыль, грязь и мусор появляются быстро, так что уборщица не успевает их убирать. Необходимо, чтобы сотрудники сами следили за чистотой. Переобуваться, особенно зимой и осенью, нужно обязательно. Делать это тоже нужно в отдельном помещении, как и переодеваться.
Чтобы сотрудники быстро привыкли к правилам поведения, назначьте дежурных – сотрудников, которые будут следить за порядком в open space и при необходимости напоминать о том, что можно и чего нельзя делать. Важно, чтобы дежурными были все по очереди, за исключением, возможно, начальников отделов. В этом случае работники быстро почувствуют ответственность за поведение и станут вести себя в open space так, как надо для создания оптимальной рабочей обстановки.
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту