Обновите список документов, которые сотрудник приносит в первый рабочий день

• Важное в статье:
• Что нового придумал ПФР
• Что делать с зелеными карточками
• Какие сведения теперь указывать в отчетности
• Кто оформит новый документ сотруднику на первой работе
• Что будет с пенсионными баллами - сгорят или останутся
• Как быть, если сотрудник потерял документ

Подсказка: как оформить прием сотрудника на работу >>

Что еще нужно знать работодателю из-за поправок в законах, узнаете далее. Новый обязательный минимум документов при приеме на работу мы привели в специальной памятке.

• Памятка для новых сотрудников
• Каждый новый сотрудник в первый рабочий день приносит с собой:
  • паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность. Например, если оформляете новый паспорт, то вместо него можно представить временное удостоверение личности по форме 2П;
  • трудовую книжку. Исключение предусмотрено для совместителей и тех, кто впервые устраивается на работу. В последнем случае трудовую книжку оформляет работодатель;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если такого документа нет, а трудоустройство первое, работодатель получает подтверждающий документ в ПФР сам и выдает его сотруднику под подпись;
  • документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство;
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
  • справку о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя;
  • разрешение на работу или патент – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан либо лиц без гражданства.

  Если какие-то из этих данных изменились, работник обязан сообщить об этом работодателю в срок _______ рабочих дней.

Что нового придумал ПФР

Карточки со СНИЛС больше не получится оформить в ПФР – он прекратил их выдачу. Законодатели упразднили статью 7 о страховых свидетельствах в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Вместо страховых свидетельств ПФР будет выдавать другой документ. В законе он называется «документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета».

Форму нового документа утвердит ПФР. Возможно, название будет более определенным.

Фонд будет выдавать подтверждение о регистрации человека в системе персучета на бумаге или в форме электронного документа.

Что делать с зелеными карточками

Ранее выданные страховые свидетельства – те самые зеленые ламинированные карточки – остаются в силе. Они подтверждают регистрацию человека в системе ПФР наряду с новым документом.

Поэтому карточки СНИЛС, которые сейчас есть у людей на руках, выбрасывать или обменивать не нужно (ст. 7 Закона № 48-ФЗ). Более того, по номеру СНИЛС теперь можно получать госуслуги на одноименном портале.

Соискатель при приеме на работу вправе предъявить один из двух документов: новый документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, – распечатку или электронный документ либо выданное ранее свидетельство СНИЛС.

• Памятка
• Новые определения ИЛС и СНИЛС

  Индивидуальный лицевой счет (ИЛС) – электронный документ, содержащий сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах ПФР.

  Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) – уникальный номер индивидуального лицевого счета, используемый для обработки сведений о физлице в системе персонифицированного учета. А также для идентификации и аутентификации сведений о физлице при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Какие сведения теперь указывать в отчетности

Индивидуальный номер лицевого счета ПФР, как прежде, будет присваивать человеку при регистрации в системе фонда. Этот номер работодатель указывает в отчетности – расчете по страховым взносам и СЗВ-М. Изменение в том, что больше не будут выдаваться пластиковые карточки. Информацию о СНИЛС работодатели будут получать из новых документов либо из старых карточек.

Индивидуальный лицевой счет открывается на каждого гражданина России и иностранца, который постоянно или временно проживает либо пребывает на территории РФ. ПФР систематически будет уточнять сведения на лицевом счете.

В том числе на основании информации от структур, которые предоставляют государственные и муниципальные услуги. В частности, из ЗАГСа и МВД. Они теперь обязаны передавать сведения в ПФР. Между госструктурами будет действовать межведомственный обмен информацией.

Кто оформит новый документ сотруднику на первой работе

Если на работу устраивается человек, который в ПФР еще не зарегистрирован и у него нет лицевого счета, подтверждающий документ для него в ПФР по-прежнему получает работодатель и выдает этот документ новому сотруднику под подпись.

Чтобы получить подтверждающий документ, работодатель передает в фонд сведения о принятом сотруднике для начальной регистрации. То же самое, если у работника изменились данные. Например, фамилия.

Что будет с пенсионными баллами - сгорят или останутся

ПФР отменил только привычную зеленую карточку. Сам лицевой счет, на который зачисляются пенсионные баллы, в ПФР по-прежнему остается. Накопленные пенсионные баллы не сгорают.

Просто вместо карточки, где указан СНИЛС, фонд будет выдавать новый подтверждающий документ. Возможно, он будет в форме выписки – по аналогии с выписками из Росреестра, которые теперь подтверждают право собственности на недвижимое имущество вместо бумажного свидетельства.

Как быть, если сотрудник потерял документ

Если работник потерял карточку СНИЛС или новый подтверждающий документ, теперь он не обязан сообщать об этом работодателю. Работник вправе самостоятельно получить в ПФР документ, подтверждающий регистрацию в системе персучета со сведениями о СНИЛС.

По выбору человека фонд направит ему это подтверждение в форме электронного документа либо иным способом, в том числе почтовым отправлением (ст. 14–16 Закона № 27-ФЗ в нов. ред.).

Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.