В командировке – с комфортом

Современные гостиницы предлагают не только номера для проживания, но и множество других услуг. Казалось бы, учитывать расходы на них при расчете налога на прибыль подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ разрешает. Исключениями являются лишь плата за услуги гостиничных баров и ресторанов, обслуживание в номере и пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, спортзалом).

Однако конкретный перечень дополнительных гостиничных услуг в статье 264 кодекса не приведен. Пользуясь этой неопределенностью, инспекторы могут исключить из расходов при проверке налога на прибыль затраты на любые гостиничные «излишества».

Кроме того, проблемы возможны и при проверке «зарплатных» налогов. Инспекторы могут посчитать, что сотрудники совершают данные затраты в личных, не связанных с работой целях. И соответственно, доначислить НДФЛ. А при отсутствии претензий к налогу на прибыль включить эти затраты в базу по ЕСН.

Поэтому главный совет компаниям, которые оплачивают своим сотрудникам подобные расходы, заключается в следующем. Старайтесь договариваться с гостиницами о том, чтобы дополнительные услуги в счетах не перечислялись, а их стоимость была учтена в общей стоимости проживания. Тогда вопросов у налоговиков не возникнет.

К сожалению, оформить документы таким образом получается не всегда.

Приведем варианты действий для таких случаев.

В счет включена оплата за телевизор, холодильник, прачечную, химчистку...

Многие дополнительные услуги гостиниц связаны с обеспечением нормальных условий проживания. Ведь обойтись без них, особенно при длительной командировке, как правило, сложно. Более того, в некоторых отелях такие услуги предоставляются клиентам независимо от их желания. Хотя при этом они называются дополнительными и указываются в счете отдельно. Сюда можно отнести предоставление холодильника, телевизора, а также услуги прачечной, химчистки, носильщика, уборщиков.

Налог на прибыль

К сожалению, мнение инспекторов по поводу налогового учета стоимости подобных услуг поддерживает и Минфин России (см. письмо от 3 июля 2006 г. № 03-03-04/2/170). В нем чиновники запретили учитывать в составе командировочных расходов оплату за работу носильщика, химчистку одежды и уборку в номере.

По нашему мнению, назвать эту позицию обоснованной нельзя. Однако оспорить претензии инспекторов, которые, само собой, будут опираться на разъяснения Минфина, можно только в суде. Для этого нужно объяснить судьям, что указанные услуги были необходимы работникам для нормального проживания во время командировки. Следовательно, затраты являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому их вполне можно списать если не в составе командировочных, то в составе прочих расходов на производство и реализацию в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но, к сожалению, арбитражной практики на эту тему на данный момент нет.

НДФЛ и ЕСН

Теперь разберемся с зарплатными налогами. Компенсация сотрудникам затрат в служебных командировках НДФЛ не облагается (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). А право решать, какие расходы сотрудников в служебных поездках включать в сумму этой компенсации, а какие нет, статья 168 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателю.

Отсюда вывод: все виды расходов на дополнительные услуги гостиниц, которые компания готова оплачивать командированным работникам, лучше заранее перечислить во внутренних документах фирмы (например, в положении о командировках). Тогда вероятность претензий со стороны налоговиков снизится.

В противном случае не исключено, что отстоять свои права компания сможет только в суде. Благо положительные примеры уже существуют это постановления ФАС Уральского округа от 22 марта 2007 г. № Ф09-1880/07-С2 и от 23 января 2008 г. № Ф09-4857/07-С2. В них рассмотрены ситуации, когда в гостиничных счетах были выделены платежи за телевизор и холодильник. Судьи признали, что эти предметы являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. А плата работников за их пользование была вызвана необходимостью проживания в гостинице и не зависела от их волеизъявления. В результате доначисление компании НДФЛ судьи признали неправомерным.

Если расходы на дополнительные услуги учтены при расчете налога на прибыль, аналогичные доводы помогут не платить и ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). А если нет, ЕСН не придется платить в соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Сотруднику оплачено питание в гостинице

Услуги по предоставлению питания сейчас оказывает большинство гостиниц. Как минимум они предоставляют своим клиентам возможность позавтракать.

Налог на прибыль

Стоимость дополнительных услуг гостиниц по обслуживанию в барах и ресторанах в составе командировочных расходов учитывать запрещено. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Из этого налоговые инспекторы делают вывод, что стоимость питания в гостинице включать в налоговые расходы однозначно нельзя. Если компания не готова спорить, безопаснее поступать именно так.

Правда, на практике существует ситуация, когда придется потрудиться, чтобы определить, сколько именно истрачено на завтраки, обеды и ужины. Дело в том, что некоторые гостиницы указывают в счете, что в общую стоимость проживания включена плата за питание. Однако его стоимость отдельной суммой не выделяют. В этом случае чиновники из Минфина России советуют связаться с администрацией гостиницы и попросить предоставить подробную расшифровку счета с указанием платы за питание.

Если же это невозможно, чиновники настаивают на том, что определять сумму платы за питание надо расчетным путем. При этом, если речь идет о загранкомандировке, они предлагают брать общую сумму суточных за все время командировки и умножать ее на 70 процентов. Рассчитанную таким образом величину «обеденных» расходов чиновники считают оплатой личных расходов сотрудника (см. письмо Минфина России от 4 марта 2005 г. № 03-05-01-04/51).

На такой вывод специалистов финансового ведомства навели следующие мысли. Во-первых, за все время нахождения в служебной командировке сотрудникам выплачиваются суточные. Они необходимы, чтобы компенсировать дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства. И в первую очередь чтобы возместить расходы на питание. А во-вторых, в пункте 7 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте...» сказано, что если питание командированному предоставляет принимающая сторона, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов.

Заметим, что в законодательстве о российских командировках по территории России подобных правил не существует. Но не исключено, что при проверках налоговые инспекторы будут применять к ним тот же подход, что и к загранкомандировкам.

А теперь информация для тех, кто готов отстаивать обоснованность расходов на питание в гостинице в суде. Как показывает арбитражная практика, шансы на это есть. Пример постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 марта 2008 г. № А56-17471/2007.

Помимо суточных компания отнесла на командировочные расходы еще и питание (а именно завтраки) по счету гостиницы. Стоимость завтраков в документах выделена не была, поэтому налоговики определили ее расчетным путем. И из расходов, уменьшающих налогооблагаемый доход, исключили. Однако судьи признали действия налоговиков неправомерными. Вот какие аргументы помогли компании добиться такого решения.

1. Перечень экономически обоснованных затрат является открытым. Какие расходы в него включать, компания вправе решать самостоятельно, исходя из фактических обстоятельств и особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности (ст. 252 Налогового кодекса РФ, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П).

2. Оценивать целесообразность, рациональность и эффективность расходов налоговики не вправе (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П).

3. Дополнительная услуга на предоставление завтрака входит в состав услуги за проживание. А значит, ее можно полностью отнести на расходы в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

В то же время предупреждаем, что на данный момент подобные прецеденты редкость. Поэтому гарантировать успех выигрыша в другом округе или при других обстоятельствах нельзя.

НДФЛ и ЕСН

Если при расчете налога на прибыль компания решится учесть стоимость питания в составе командировочных расходов, то, следуя своей логике, она не включит ее в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН. Ведь связанные с командировками компенсации этим налогом не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Это, в свою очередь, может вызвать претензии при проверках по «зарплатным» налогам.

Если налоговики решат доначислить НДФЛ, то надо доказать им, что стоимость питания входит в состав командировочных расходов, а именно в состав услуг на проживание в гостинице во время командировки. И соответственно, с оплатой работнику его личных потребностей никак не связана. Но арбитражной практики на эту тему на данный момент нет.

Если расходы на питание учтены при расчете налога на прибыль, такие же доводы помогут и в отношении ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). А если нет, базы по этому налогу не возникнет в соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

В счет вошла плата за телефон и Интернет

Телефонные переговоры из гостиницы и доступ к Интернету необходимы большинству командированных работников.

Налог на прибыль

С тем, что расходы на связь можно включить в базу для расчета налога на прибыль, налоговики не спорят. Так, если стоимость телефонных переговоров (доступа к Интернету) указана в гостиничном счете, ее можно учесть в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Если же гостиница выставила на ее сумму отдельный счет, ее можно учесть в составе расходов по оплате услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Однако при этом нельзя забывать о статье 252 Налогового кодекса РФ. В ней сказано, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Поэтому желательно, чтобы к счету гостиницы (оператора связи) за телефонные переговоры (доступ к Интернету) были приложены такие документы, как:
заявление работника о возмещении расходов на телефон (Интернет), подтверждающее их производственный характер (с указанием номеров абонентов, суммы расходов);
расшифровка счета с указанием номеров вызываемых абонентов (для телефонных переговоров).

Если такие документы составлены, проблем не возникнет. Но, увы, получить в гостинице расшифровку счетов удается не всегда. Не беспокойтесь: по нашему мнению, в этом случае достаточно заявления сотрудника и остальных документов, которые свидетельствуют о производственном характере расходов на поездку. Минфин России подтвердил это в письме от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348. Там сказано, что главное, чтобы у компании были документы, подтверждающие сумму телефонных или интернет-затрат. При этом чиновники согласились признавать таковыми использованные телефонные карты без приложения к ним каких-либо расшифровок.

НДФЛ и ЕСН

Если производственный характер расходов вопросов не вызывает, об этих налогах речи идти не может. А вот если из документов видно, что сотрудник пользовался телефоном или Интернетом исключительно в своих личных целях, с оплаты ему расходов на связь НДФЛ придется начислить. А вот базы для начисления ЕСН здесь не будет в соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Ведь оплата личных расходов работников при расчете налога на прибыль не учитывается.

Сотрудник оплатил пользование кабельным телевидением

Некоторые дополнительные услуги гостиниц назвать необходимыми для проживания нельзя. Они больше связаны с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника. В частности, речь идет о пользовании кабельными каналами телевидения.

Налог на прибыль

Если руководство решило оплатить командированному сотруднику в том числе и такие услуги, при расчете налога на прибыль их лучше не учитывать. Ведь в случае спора шансы на выигрыш в суде невелики.

НДФЛ и ЕСН

По нашему мнению, не стоит в этой ситуации рисковать и с налогом на доходы физлиц. Несмотря на то, что из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ можно сделать вывод, что у компании есть право не облагать этим налогом любые затраты, которые работодатель согласился отнести к командировочным расходам (в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Однако в этой ситуации претензии инспекторов практически гарантированны. А прецедентов, когда организации удалось бы доказать, что затраты сотрудников на кабельное телевидение не направлены на удовлетворение их личных потребностей, на данный момент нет. Более того, по нашему мнению, шансов на выигрыш в споре в этой ситуации больше у налоговиков.

И о ЕСН. Если стоимость дополнительных услуг гостиницы решено не учитывать при расчете налога на прибыль, платить его не нужно (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).