Неверно рассчитан «детский» вычет

Главное правило в «детских» вычетах звучит так: какие документы сотрудник принес, такие вычеты ему и предоставляются. Следить за тем, чтобы эти документы не устарели, и своевременно подавать в бухгалтерию новые обязанность сотрудника.

А что если он этого не сделал? Ведь тогда бухгалтер может либо недоплатить, либо переплатить в бюджет НДФЛ. Не волнуйтесь ни в том ни другом случае какие-либо санкции компании не грозят.

Что делать, если сотруднику предоставлен лишний вычет

Допустим, из-за неверных документов сотрудник получил вычет на большую сумму, чем положено. В результате бюджет деньги недополучил. Произойти это может при таких обстоятельствах.

Сотрудник не сообщил в бухгалтерию новые сведения

Типичный пример: сотрудница получала вычет в сумме 1200 руб. как одинокий родитель. Потом она вышла замуж, но в бухгалтерию об этом не сообщила. В результате бухгалтер продолжал предоставлять ей двойной вычет и тем самым занизил сумму НДФЛ. Ведь со следующего месяца после свадьбы право на удвоенный вычет сотрудница потеряла.

И еще одна классическая ситуация. Сотрудник получал вычет на учащегося ребенка в возрасте до 24 лет. Факт его обучения подтвержден справкой из института по состоянию на 1 февраля. В июле ребенок получил диплом. Это означает, что со следующего месяца (в данном случае августа) сотрудник утратил право на вычет (последний абзац подп. 4 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ). Однако о дипломе ребенка он в бухгалтерию не сообщил и, соответственно, продолжал получать вычет.

Обнаружив подобный факт, многие бухгалтеры пересчитывают налог задним числом. Да еще и платят в бюджет пени! Имейте в виду: делать это компания не обязана! Ведь виновником ошибок в таких ситуациях является работник. Соответственно, исправлять их должен именно он как налогоплательщик. По закону сотрудник должен подать в налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ и, соответственно, заплатить в бюджет причитающуюся сумму. Ну а к компании (как к налоговому агенту) никаких претензий со стороны налоговиков быть не может.

Сотрудник получил вычет незаконно

На практике возможны ситуации, в которых отследить законность вычета бухгалтер просто не в состоянии. Например, в случае, если документы на удвоенный вычет в сумме 1200 руб. предоставил разведенный родитель. По мнению Минфина России, право на такой вычет имеет только один из одиноких родителей (см. письмо от 6 августа 2007 г. № 03-04-06-01/282).

Но как бухгалтеру узнать, что этот вычет не получает другой родитель? Ответ прост делать этого не нужно. Этот вопрос исключительно на совести работника. Единственное, что не помешает, это попросить сотрудника указать в заявлении на вычет, что, по его сведениям, второй родитель «детский» вычет не получает. Ну а если выяснится, что это не так, все претензии у инспекторов будут к этим родителям, а не к их работодателям.

Что делать, если сотрудник получил меньшую сумму вычета

Ну а если работник не воспользовался полагающимся ему вычетом (или его частью)? Например, из-за того, что вовремя не сообщил в бухгалтерию об учебе ребенка на очном отделении или о разводе? В этом случае компания может вернуть излишне удержанную сумму налога самостоятельно по заявлению сотрудника (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ). Минфин России подтвердил это в письме от 14 марта 2006 г. № 03-05-01-04/59. В то же время работник может получить ее и через налоговую инспекцию, подав по итогам года декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ).