Как оформить и отразить в учете выдачу подарков сотрудникам и их детям

Андрей Че начальник отдела налогообложения доходов физических лиц департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

В этом решении:

  • Что можно подарить
  • Какие документы оформить
  • Когда и как удержать НДФЛ
  • Облагать ли страховыми взносами
  • Как учитывать при расчете налога на прибыль
  • Как облагать НДС
  • Как учитывать на УСН
  • Как учитывать на ЕНВД
  • Как учесть, если совмещаете ОСНО и ЕНВД
  • Как отразить в бухучете
  • Ответы на вопросы: учет по видам подарков

Как оформить подарок и отразить его в учете, зависит от того, кто его получает – сотрудник или физлицо, с которым у организации нет трудового договора. Например, ребенок сотрудника или бывший работник.

Как оформить и учесть подарки покупателям и партнерам, в рекомендациях:

Что можно подарить

Работодатель вправе поощрять сотрудников, в том числе и подарками (ст. 191 ТК).

Какие документы оформить

Решение о вручении подарков принимает руководитель и оформляет его приказом. Из текста приказа должно быть понятно, кто получатель – сам сотрудник, его ребенок или бывший работник.

При выдаче подарков сотрудникам или их детям применять ККТ не нужно. Например, когда передаете товары или выплачиваете деньги по договору дарения. Выдача подарков сотрудникам и их детям не требует оплаты либо удержания денежных средств из зарплаты этих сотрудников.

Когда и как удержать НДФЛ

Подарки облагаются НДФЛ, если их стоимость превышает 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217, п. 2 ст. 226 НК). Неважно, кто их получил – сотрудники, их дети или бывшие работники. Исключение из правила – подарки физлицам, которые выдаете по основаниям из пункта 8 статьи 217 НК. Такой доход не облагайте НДФЛ, даже если он превысил 4000 руб. (п. 8 ст. 217 НК).

Облагайте НДФЛ стоимость подарков, которыми организация поощрила сотрудников за труд.

Налог нужно исчислить и удержать со стоимости подарков, которая превышает 4000 руб. в год. Стоимость подарка определите с учетом НДС, который предъявлен продавцом при его покупке. Если приобрели подарки без НДС, то в налоговую базу по НДФЛ включите стоимость подарка без НДС.

Пример удержания НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам

Налог нужно исчислить и удержать со стоимости подарков, которая превышает 4000 руб. в год. Если подарки выдали детям сотрудников, получателем дохода будет сам ребенок. Он же будет плательщиком НДФЛ, когда сумма подарка превысит 4000 руб.

Пример, как перечислить НДФЛ с подарка ребенку сотрудника

Облагать ли страховыми взносами

Стоимость подарков сотрудникам не облагайте взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Договор дарения – гражданско-правовой договор, по которому переходит право собственности на имущество.

Главбух советует: не упоминайте о подарках в положении об оплате труда, трудовом и коллективном договорах. Стоимость подарка не должна зависеть от стажа и должности сотрудника. Иначе инспекторы решат, что компания вручила подарки за труд, и доначислят взносы. Оспорить доначисления не получится даже в суде (определение Верховного суда от 06.03.2017 № 307-КГ17-54).

Стоимость подарков детям сотрудников не облагайте взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

При выдаче подарков бывшим сотрудникам для целей НДФЛ и страховых взносов механизм такой же, как при выдаче подарков детям сотрудников.

Как учитывать при расчете налога на прибыль

Стоимость подарков к праздникам и юбилеям не включайте в расходы, которые учитывают при налогообложении прибыли.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость подарков, которые организация выдает сотруднику за его производственные результаты – трудовые показатели, достижения и пр.

Как облагать НДС

При вручении подарков происходит безвозмездная передача имущества от организации к сотруднику. Такая операция признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 146 НК). Не начисляйте НДС, когда в качестве подарка передаете товары или оплачиваете услуги, которые перечислены в пункте 2 статьи 149 НК.

Главбух советует: можно не начислять НДС, если подарки выступают в качестве поощрения за труд или стимулирующей выплаты.
Пример, как на общем режиме учесть выдачу подарков сотрудникам

Как учитывать на УСН

Организации на упрощенке с объектом «доходы» налог при УСН на стоимость подарков не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК).

Ситуация: можно ли организации на УСН учесть в расходах стоимость подарка сотруднику за производственные результаты его деятельности – трудовые показатели, достижения и пр.
Ситуация: нужно ли начислить НДС, если организация на упрощенке передает подарки своим сотрудникам

Как учитывать на ЕНВД

Расходы на подарки сотрудникам и их детям не влияют на расчет ЕНВД, поскольку единый налог платят с вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК).

Ситуация: нужно ли начислить НДС, если плательщик ЕНВД передает подарки своим сотрудникам

Как учесть, если совмещаете ОСНО и ЕНВД

Есть особенности учета, когда организация совмещает общий режим и ЕНВД. Важно, о каких подарках идет речь. Возможны два варианта.

Как отразить в бухучете

При выдаче подарка важно, за что выдаете подарки – за трудовые результаты или нет. Когда вручаете подарки за то, что сотрудники добросовестно выполняют трудовые обязанности, применяйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (ст. 191 ТК). Подробно об этом:

Главбух советует: подарки, которые купили, можно учитывать на счете 41 как товары. Это тоже разновидность материально-производственных запасов.
Пример отражения в бухучете выдачи подарков сотрудникам

Ответы на вопросы: учет по видам подарков

Открытки

Проводки при покупке открыток зависят от того, как их приобрели – через подотчетное лицо или напрямую у поставщика. При покупке открыток через подотчетное лицо сделайте проводки:

Когда выдаете открытки сотрудникам, происходит безвозмездная передача имущества. Не учитывайте расходы на покупку открыток при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК).

Грамоты

Работодатели вправе поощрять тех сотрудников, кто добросовестно выполняет трудовые обязанности (ст. 191 ТК). В частности, награждать грамотами.

Главбух советует: в суде можно доказать, что работодатель вправе принять к вычету в общем порядке (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 24.05.2006 № Ф04-128/2006(22775-А81-35)). Но если примените вычет, начислите НДС при передаче грамот сотрудникам.
Главбух советует: когда грамоты выдаете не за трудовые достижения, не учитывайте их в расходах и не облагайте страховыми взносами, не начисляйте НДС.


Как выдать зарплату в натуральной форме,
Как на общем режиме налогообложения учесть премию, которую выдали в натуральной форме,
Как начислить НДС при реализации имущества, которое было учтено по стоимости с учетом входного НДС,
Как определить рыночную цену товаров (работ, услуг),
Как организовать учет денежных документов,
Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты,
Как оформить поощрение сотрудников,
Как подтвердить новогодние расходы,
Как поставщику отразить в бухучете и при налогообложении скидки, подарки, премии и бонусы, предоставленные покупателям,
Как составить учетную политику для целей бухучета,
Как учесть выдачу зарплаты в натуральной форме,
Как учесть при налогообложении премию, выданную в натуральной форме. Организация применяет специальный налоговый режим,
Как учесть расходы по налогу на прибыль при совмещении общей системы с уплатой ЕНВД,
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.