Ответы на ваши вопрос по расчету отпускных

[Рeдaкция]

Дорогие коллеги!
С 11 по 17 апреля в рамках новой «горячей линии» редакция «Главбух» ответит на вопросы, которые возникли у вас при расчете отпускных сотрудникам.

[Солнушко]

Здраствуйте!!! Помогите пожалуйста расчитать отпускные. Сотрудник устроился на работу 17. 05. 2010 года идет в отпуск с 20. 04.2011 года, оклад с мая по декабрь был 13300 + ежемесячная премия 20000, а я января оклад 20000 и премия 15000. идет на 44 дня. Помогите пожалуйста а то совсем запуталась.

[Рeдaкция]

Работница написала заявление на отпуск, но заработка в предыдущие 12 месяцев у нее нет. Как быть в такой ситуации?

В тех случаях, когда работник в течение 12 календарных месяцев или большего периода времени не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней нужно действовать так. В этом случае рассчитывать средний заработок следует за предшествовавшие 12 месяцев, когда заработок был. Например, сотрудница с 14 марта 2008 года находится сначала в отпуске по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком. В марте 2011 года она вышла на работу и в тот же день написала заявление на отпуск на 14 дней. В таком случае за период с начала отпуска по беременности и родам заработка, учитываемого для расчета отпуска, у сотрудницы не было. Поэтому для расчета этой выплаты нужно взять период с 1 марта 2007 года по 28 февраля 2008 года.

[Рeдaкция]

Сотрудник в течение расчетного периода болел. Учитывать ли при расчете отпускных сумму выплаченного ему пособия?

Нет, сумма пособия не учитывается.

В течение 12 месяцев сотрудник мог быть в отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. Это время исключается из расчетного периода (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Соответственно, не учитываются при расчете отпускных и начисления за эти периоды.

[Рeдaкция]

В течение расчетного периода работнику повышалась заработная плата. Нужно ли это учитывать при расчете отпускных?

Только в том случае, если приказом по предприятию были одновременно увеличены оклады всем сотрудникам организации, филиала либо структурного подразделения. Пункт 16 Положения предусматривает три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов.

1. В пределах расчетного периода. В этом случае индексируются только те выплаты, которые пришлись на месяцы до момента повышения.

2. После расчетного периода до первого дня отпуска. Здесь корректируется уже вся сумма заработка.

3. Во время отпуска. В такой ситуации корректируется выплата только за ту часть отпуска, которая приходится на период с даты повышения окладов.

Обратите внимание: корректировать нужно не только оклад, но и те выплаты, которые установлены в процентах к окладу. Причем процент должен быть фиксированным, а не плавающим. Если же сумма, выплачиваемая помимо оклада, никак от него не зависит, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно.

[Рeдaкция]

А как быть, если после повышения оклады были понижены? Какой оклад использовать для пересчета?

В этом случае берется тот оклад, который был установлен после повышения. Новый, пониженный оклад на коэффициент индексации никак не влияет. Например, сотрудник с 16 мая 2011 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. Его оклад в мае и июне 2010 года составлял 20 000 руб. С июля всем работникам компании повысили оклады на 25 процентов, и он стал составлять 25 000 руб. Начиная с января 2011 года оклад сотруднику был снижен до 23 000 руб. В этом случае повышающий коэффициент будет равен 1,25 (25 000 : 20 000). Понижение оклада на него не влияет.

[Рeдaкция]

Работнику по итогам 2010 года была выплачена премия. В июле 2011 года он идет в отпуск. Расчетный период отработан неполностью. Какую сумму премии мы должны принять в расчет?

При неполностью отработанном расчетном периоде годовая премия учитывается пропорционально отработанному времени, даже если она выплачена за фактически отработанное время. Исключение – ситуация, когда расчетный период совпадает с календарным годом. Тогда премию можно учесть полностью, если она начислена за фактически отработанное время.

[Рeдaкция]

Как при расчете налога на прибыль учесть отпускные, если дни отпуска приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды?

По мнению Минфина России, начисленную сотруднику сумму отпускных нужно включить в состав расходов в месяце, на который фактически приходятся дни отпуска (письмо Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323). Это объясняется тем, что отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). А такие выплаты – это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Вместе с тем есть аргументы, позволяющие организациям учесть отпускные при расчете налога на прибыль единовременно в месяце начисления независимо от того, на какой отчетный (налоговый) период приходится отпуск. Они заключаются в следующем.
Отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Из чего можно сделать вывод, что отпускные начисляются и выплачиваются сотруднику единовременно независимо от того, на тот же или другой отчетный (налоговый) период приходится его отпуск. Получается, что в налоговом учете сумма отпускных должна учитываться в составе расходов в период начисления в полном объеме (п. 4 ст. 272 НК РФ). Подтверждает такую точку зрения, например, постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09.

[Рeдaкция]

Можно ли установить для расчета отпускных иной расчетный период нежели 12 месяцев?

Да, можно.

Часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ позволяет предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положение работников. Однако если организация установит свой расчетный период, ей придется рассчитать отпускные дважды (за 12 месяцев и за установленный в компании расчетный период) и сопоставить результаты. Дело в том, что отпускные не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из годового заработка.

[Рeдaкция]

Сотрудник идет в отпуск, не отработав 12 месяцев в компании. Какой в этом случае будет расчетный период? Нужно ли при этом учитывать время его работы в прежней компании?

В этом случае расчетным периодом будет фактический период его работы в вашей компании. Учитывать время его работы в прежней организации не нужно. Например, работник устроился в компанию 8 декабря 2010 года. С 4 июля 2011 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетным будет период с 8 декабря 2010 года по 30 июня 2011 года.