Изменения в персонифицированном учете с 2017 года

Читайте про последние изменения в персонифицированном учете с 2017 года. Во-первых, специалисты фонда предложили новый отчет по страховому стажу. Во-вторых, осталась ежемесячная форма СЗВ-М.

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: новые формы

Самый важный из новых отчетов, который подготовили в ПФР, — СЗВ-СТАЖ.

Как видно из названия, этот отчет нужен фонду для учета стажа. Отчет ежегодный. Первый раз отчитайтесь по нему за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года (подп. «в» п. 4 ст. 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 250-ФЗ).

В СЗВ-СТАЖ нужно будет включать всех застрахованных лиц, с которыми компания заключила трудовые  или гражданско-правовые договоры. Приложите к отчету еще одну новую форму ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

До 2017 года сведения о стаже отражали в разделе 6 РСВ-1, но этот отчет отменили. Для стажа утвердили специальный отчет, а суммы взносов мы показываем в новом расчете.

Кроме того, Пенсионный фонд обновил и некоторые другие формы персонифицированного учета.

Среди них:

  • анкета застрахованного лица (АДВ-1);
  • заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
  • заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3);
  • запрос об уточнении сведений (АДИ-2);
  • сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К).

Страховое свидетельство. Оформлять страховое пенсионное свидетельство нужно в порядке, который зависит от причины отсутствия этого документа у соискателя.

Возможно три варианта:

  • сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет СНИЛС — оформите ему страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • сотрудник заявил о потере, непригодности или краже пенсионного свидетельства — получите дубликат СНИЛС (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • изменились личные сведения сотрудника — обменяйте свидетельство. Например, когда сотрудница после замужества сменила фамилию или работник поменял имя (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

В каждом случае процедура будет разной. Но в любом случае сначала возьмите с сотрудника письменное заявление (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: уточнение сведений. Если сведения, которые вы укажете в анкете, не сойдутся с данными фонда, в ПФР не выдадут страховое свидетельство или оформят запрос на уточнение сведений по форме АДИ-2. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ Пенсионный фонд РФ проводит подготовительную работу по информированию граждан об имеющихся у них пенсионных правах. В связи с этим территориальные отделения фонда могут обращаться к организациям с запросами о представлении сведений по форме СЗВ-К в отношении конкретных сотрудников.

Речь идет о сотрудниках, у которых на индивидуальных лицевых счетах отсутствуют данные о стаже и заработке за периоды работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Форма СЗВ-К является единственным источником таких сведений. Данные, которые отражаются в этой форме, используются при назначении пенсий, а следовательно, напрямую влияют на размер пенсионного обеспечения ваших сотрудников в будущем.

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года: как заполнять СЗВ-М

Форма СЗВ-СТАЖ не отменяет СЗВ-М. Компании продолжат сдавать этот отчет, как и раньше.

Все компании должны ежемесячно сдавать в ПФР сведения о Ф.И.О., ИНН и СНИЛС работников. Срок сдачи СЗВ-М с этого года отодвинули на пять дней: с 10-го числа на 15-е (ч. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Но в Законе № 27-ФЗ не прописано, как действовать, если крайний срок выпал на выходной. Например, 15 апреля — суббота. Не позже какой даты нужно отчитаться за март — 14 или 17 апреля? В ПФР ответили, что крайний срок в таком случае отодвигается на ближайший рабочий день (письмо ПФР от 28 декабря 2016 г. № 08-19/19045). То есть на 17 апреля (все сроки на 2017 год см. ниже).

В какие сроки сдавать СЗВ-М в 2017 году (таблица)

За какой месяц

Последний день сдачи

Январь

15 февраля

Февраль

15 марта

Март

17 апреля

Апрель

15 мая

Май

15 июня

Июнь

17 июля

Июль

15 августа

Август

15 сентября

Сентябрь

16 октября

Октябрь

15 ноября

Ноябрь

15 декабря

Декабрь

15 января 2018 года

Раньше правила переноса были установлены в части 7 статьи 4 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Но этот закон утратил силу с 1 января. В ПФР посчитали, что можно ориентироваться на статью 193 Гражданского кодекса РФ. В ней прописана схожая норма. Если последний день срока выпадает на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Подавать данные надо на тех, с кем компания работает:

  • по трудовому договору;
  • по гражданско-правовому договору на работы или услуги.

Как сдавать отчет. На бумаге можно сдать форму СЗВ-М, в которую вошли сведения на 24 человека или меньше. Данные на 25 и большее число работников компании сдавайте по интернету через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Посчитайте и включите в отчет данные обо всех физических лицах, с которыми в апреле:

  • компания заключила трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг;
  • такие договоры продолжают действовать;
  • компания расторгла такие договоры.

Пример

В компании 20 сотрудников работают по трудовым договорам. В апреле трое из них уволились. На вакантные места приняли двух новеньких. В этом же месяце компания заключила договоры подряда на выполнение работ еще с семью физическими лицами.

В СЗВ-М за апрель бухгалтер компании включил данные на:

  • 9 человек, с которыми заключили договоры (7 + 2);
  • 17 человек, договоры с которыми продолжают действовать (20 – 3);
  • 3 человека, с которыми расторгли договоры.

Всего в СЗВ-М попадут сведения на 29 человек (9 + 17 + 3). Это больше лимита (29 > 24). Значит, нужно сдать отчет в электронном виде.

Изменения в персонифицированном учете с 2017 года:  как заполнить форму. СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1) реквизиты страхователя. Данные о компании минимальные. Это регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП;

2) отчетный период. Здесь приведите код отчетного периода и год. Все коды есть в самой форме. Они соответствуют порядковому номеру месяца. Например, в отчете за апрель ставьте 04, за май — 05 и т.д.;

3) тип формы. Сюда впишите один из трех буквенных кодов.

«Исхд» — исходная форма. Используйте этот код всегда, когда составляете первичный СЗВ-М за месяц.

«Доп» — дополняющая форма. Используйте этот код, если забыли включить в исходную форму данные о каком-то сотруднике.

«Отмн» — отменяющая форма. Этот код на случай, когда надо отменить лишние сведения. Например, записали в отчет сотрудника, который давно уволен. В этом случае в табличной части СЗВ-М приведите лишь одну строчку с данными этого работника. Поставьте код «отмн», а остальные сведения (отчетный период, реквизиты компании) заполните как в исходном отчете.

В первичном отчете ставьте код «исхд».

Если нужно исправить ошибочные данные, сдайте одновременно отменяющую и дополняющую формы. Отчет с кодом «отмн» аннулирует ошибочные сведения. В нем приведите только те данные, в которых были недочеты. В форме с кодом «доп» покажите аналогичные сведения, но только правильные. И сдайте обе формы одновременно;

4) сведения о застрахованных лицах. В табличной части приведите Ф.И.О. полностью, ИНН и СНИЛС всех сотрудников. ИНН — необязательный реквизит. Его впишите, только если сотрудник предоставил такую информацию о себе. Если он не сообщал этот номер, графу можно оставить пустой.

Готовый отчет подпишите у руководителя. Поставьте его должность, расшифровку подписи, дату подписания. Весь отчет заверяют одной подписью, дробить его на несколько не надо. Печать нужна, только если компания не отказалась от нее официально. СЗВ-М может подписать и другой сотрудник, например главбух. Приведите реквизиты доверенности в отчете в качестве дополнительных сведений.

Какие нюансы учесть при заполнении, смотрите в таблице и в образце (ниже).

Как заполнять СЗВ-М в частых ситуациях(таблица)

Ситуация

Что указывать в отчете

В организации есть сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске

Укажите декретниц в отчете. Ведь трудовой договор с ними действует

Организация арендует имущество у физического лица

Такого человека в отчете не указывайте. Он не состоит с организацией в трудовых отношениях, и выплаты ему не облагаются страховыми взносами

В организации числится только один директор, он же — единственный учредитель

Укажите данные о директоре в отчете. Ведь в СЗВ-М отражают сведения о каждом работающем застрахованном лице. А к ним относится и единственный учредитель (ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ)

Организация не ведет никакой деятельности

Форму все равно сдавайте. Ведь у организации есть сотрудники. По крайней мере директор-учредитель

В организации есть совместители

Как внешних, так и внутренних совместителей занесите в отчет. Ведь с ними заключены трудовые договоры

У сотрудника нет ИНН или он неизвестен

Оставьте поле ИНН напротив фамилии сотрудника пустым. Это не будет ошибкой. Отказать в приеме такого отчета в ПФР не вправе. Но обратите внимание: если ПФР выяснит, что вы подавали в налоговую инспекцию 2-НДФЛ за сотрудника и указали в нем ИНН, то проверяющие могут оштрафовать организацию или предпринимателя

У предпринимателя нет наемныхсотрудников

Представлять СЗВ-М в отношении себя предпринимателям не нужно

Сведения о завтрахованых лицах

Какие возможны штрафы. Нарушения, связанные с СЗВ-М, можно разделить на три группы.

1. Отчет не сдан или сдан с опозданием. Если проверяющие вовремя не получат СЗВ-М, они оштрафуют компанию. Причем не важно, не сдали отчет вовсе или опоздали на день. Сумма штрафа зависит от числа работников, по которым не сдали сведения, и составляет 500 руб. за каждого (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

2. Ошибки в отчете. За сведения с ошибками штраф такой же — 500 руб. за человека, в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС которого есть хотя бы одна ошибка. Отсутствие ИНН — не ошибка, за это не оштрафуют. А вот если его показали, но перепутали цифры или пропустили одну из них — уже недочет. Такие реквизиты, как Ф.И.О. и СНИЛС, являются обязательными. Любые ошибки в этих сведениях, даже обычные опечатки, приведут к штрафу. Штрафа не будет, если вы:

  • самостоятельно найдете ошибку и уточните сведения раньше, чем ошибку найдет ПФР;
  • исправите ошибки, которые нашел фонд, в течение пяти рабочих дней после получения уведомления ПФР.

Такие правила прописаны:

  • в статье 17 Закона № 27-ФЗ;
  • в Инструкции по персучету, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н.

3. Не тот формат. Если сведения на 25 человек и более отправить не через интернет, а обычной почтой, будет штраф в 1000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Читайте также: КБК на ОПС в 2017 году

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.