Получение книжки от сотрудника

Когда сотрудник должен предъявить трудовую книжку

В перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, входит трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ). Это касается тех сотрудников, которые уже имеют такой документ. По общему правилу работодатель продолжает вести предъявленную сотрудником трудовую книжку.

Исключение составляет случай, когда сотрудник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку иностранного государства. В такой ситуации организация обязана оформить ему новую трудовую книжку.

Внимание!

При приеме сотрудника на работу особое внимание обратите на серию и год выпуска представленной им трудовой книжки. Это поможет избежать оформления на работу по подложному документу.

Внимание!

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ст. 81 ТК РФ).

Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года по 2004 год, приведены в таблице.

Кто заполняет

Ситуация:  какие работодатели обязаны вести трудовые книжки

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

  • организации;
  • индивидуальные предприниматели;
  • частные нотариусы;
  • адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Работодатели – физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, записи в трудовых книжках наемных работников не вносят.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Поддельная книжка

Ситуация:  как поступить, если выявлена поддельная трудовая книжка

Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой момент выявлена подделка.

Если поддельная трудовая книжка выявлена при приеме на работу, то работодатель вправе известить об этом органы внутренних дел России с тем, чтобы ими были приняты соответствующие меры, поскольку подделка документов является правонарушением (ст. 327 УК РФ). Вместе с тем, если вины сотрудника в оформлении поддельного документа нет, а записи в трудовой книжке соответствуют действительности, то это не препятствует трудоустройству. Например, организация – первый работодатель использовала поддельный бланк при выдаче трудовой книжки без ведома самого сотрудника. В такой ситуации сотруднику следует завести новую трудовую книжку и собрать документы, подтверждающие стаж работы у предыдущих работодателей (ст. 65 ТК РФ, п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если подделка обнаружена после приема на работу, то документы сотрудника также следует привести в порядок и вместо поддельной книжки оформить новую. Основания оформлять дубликат в такой ситуации отсутствуют, поскольку исходный документ составлен на поддельном бланке. В заявлении сотрудника на выдачу новой трудовой книжки рекомендуется указать, что бланк представленной при устройстве на работу трудовой книжки – неустановленной формы, в связи с чем требуется завести новую книжку. Такой порядок следует из положений части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Помимо прочего, у работодателя появляется право расторгнуть трудовой договор с сотрудником в связи с представлением им подложных документов (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Вместе с тем, для подобного увольнения необходимо выяснить, причастен ли сотрудник к факту подлога и есть ли в этом его вина. Если вина сотрудника в подделке трудовой книжки отсутствует и об этом ему было неизвестно, то увольнение по данному основанию неправомерно. Кроме того, работодателю необходимо оценить, насколько предъявление поддельной трудовой книжки могло препятствовать приему на работу. Например, в части требования к опыту работы и т. п. Увольнение за представление подложных документов при трудоустройстве без выяснения и комплексной оценки всех обстоятельств подлога может быть признано незаконным. Такой вывод подтверждает и судебная практика. См., например, определение Московского городского суда от 10 февраля 2012 г. № 33-4098.

С учетом изложенного для принятия окончательного решения по факту выявления поддельной трудовой книжки работодателю следует провести расследование всех обстоятельств происшествия, а при необходимости обратиться в правоохранительные органы. Если будет принято решение об оформлении или продлении трудовых отношений с сотрудником, то поддельную трудовую книжку ему необходимо вернуть, а взамен оформить новую и оказать содействие в сборе подтверждающих документов с предыдущих мест работы.

Наличие голограммы

Ситуация:  обязательно ли в трудовой книжке наличие голограммы

Нет, необязательно.

Ни Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ни Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, не содержат требования об обязательном наличии голографической эмблемы (голограммы) в трудовой книжке. Вместе с тем, абзацем 2 пункта 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, установлено, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Начиная с 1974 года трудовые книжки печатает исключительно Гознак. В 2008 году Гознак проводил эксперимент и для усиления защищенности трудовых книжек печатал к ним голографические наклейки. Такие наклейки шли в комплекте при покупке бланков трудовых книжек, и работодатели при оформлении бланка новому сотруднику могли воспользоваться голограммой и разместить ее на титульном листе трудовой книжки рядом с номером и серией или рядом с печатью работодателя. В то же время данный вид защиты не являлся обязательным и использовался исключительно по желанию организации.

В настоящее время использование голограмм в трудовых книжках официально не закреплено. В связи с чем трудовые книжки без голограмм действительны наравне с трудовыми книжками, в которых указанные голограммы имеются.

Нет печати на титульном листе

Ситуация:  как поступить работодателю, если на титульном листе трудовой книжки нового сотрудника отсутствует печать организации, в которой она была оформлена

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда трудовая книжка была оформлена.

При оформлении сотруднику новой трудовой книжки до 27 ноября 2016 года записи на титульном листе в обязательном порядке заверяли подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если в трудовой книжке нового сотрудника, которая была оформлена до 27 ноября 2016 года, на титульном листе отсутствует печать организации, в которой была заведена трудовая книжка, то текущий работодатель не вправе поставить собственную печать. Работодатель, который не оформлял трудовую книжку сотруднику, может исправлять в ней только неправильные или неточные записи. Отсутствие оттиска печати первого работодателя на титульном листе не является ни неточной, ни неправильной записью. При этом отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки не является основанием для признания трудовой книжки недействительной при условии, что все записи о трудовой деятельности сотрудника в ней отражены правильно. Такой вывод следует из пунктов 27–30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Московского городского суда от 14 сентября 2012 г. № 11-15938/2012, Самарского областного суда от 2 июля 2013 г. № 33-5961.

В такой ситуации работодатель может рекомендовать сотруднику обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать. В случае если прежний работодатель прекратил деятельность (ликвидирован), сотруднику следует обратиться к правопреемнику или в архив с просьбой выдать документ, подтверждающий, что трудовая книжка была заведена сотруднику по первому месту работы в установленном порядке. Кроме того, за восстановлением факта работы в первой организации и оформлением там трудовой книжки сотрудник может обратиться в суд в порядке, установленном статьями 265–267 Гражданского процессуального кодекса РФ, заручившись подтверждающими документами и свидетельскими показаниями бывших коллег. Аналогичную позицию занимает Роструд в письме от 28 августа 2008 г. № 0807-1. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Омского областного суда от 28 мая 2014 г. № 33-3138/2014, Челябинского областного суда от 28 апреля 2015 г. № 11-4526/2015, определение Пензенского областного суда от 5 августа 2008 г. № 33-1436.

Если в трудовой книжке нового сотрудника, которая была оформлена после 27 ноября 2016 года, на титульном листе отсутствует печать организации, в которой ее завели, то текущий работодатель также не вправе поставить собственную печать (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н). В такой ситуации можно рекомендовать сотруднику обратиться к прежнему работодателю с просьбой выдать справку о том, что организация не применяет печати в работе. Такая справка подтвердит, что трудовая книжка сотрудника действительна, а печать не проставлена потому, что работодатель не использует печати. Если печать в трудовой книжке прежний работодатель не проставил по ошибке, хотя он использует печать в своей работе, то порекомендуйте сотруднику обратиться к нему с просьбой проставить печать.

В книжке вырваны листы

Ситуация:  как поступить, если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку, в которой вырваны отдельные листы

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку, в которой вырваны отдельные листы, то такая книжка считается пришедшей в негодность, и необходимо оформить ее дубликат. Дубликат в общем случае оформляют по последнему месту работы соискателя (п. 31, 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). На время оформления дубликата новый работодатель может заключить с будущим работником гражданско-правовой договор на оказание отдельных услуг или выполнение работ.

Если прежний работодатель ликвидирован, то новый работодатель оформляет работнику новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). При этом по требованию сотрудника в нее могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате. Для оформления таких записей работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя.

Книжка колхозника

Ситуация:  можно ли внести запись о приеме на работу в трудовую книжку колхозника, которую предъявил новый сотрудник

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В соответствии с пунктом 2 постановления Совмина СССР от 21 апреля 1975 г. № 310 трудовая книжка колхозника является основным документом о трудовой деятельности членов колхозов, а трудовые книжки ведутся на всех членов колхозов с момента принятия их в члены колхоза.

Пунктом 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 года, а имеющиеся у сотрудников трудовые книжки ранее установленного образца (в т. ч. и трудовые книжки колхозников) действительны и обмену на новые не подлежат.

Вместе с тем, поскольку форма трудовой книжки колхозника отличается от формы книжки нового образца и предусматривает именно записи о членстве в колхозе, работодателю рекомендуется оформить новую трудовую книжку установленного образца, чтобы не возникало вопросов о корректности оформления записей в книжке. При этом стаж из трудовой книжки колхозника в общем порядке подлежит зачету при определении совокупного стажа для назначения пенсии, оплаты больничного и т. п.

Совет редактора:

Формально книжки колхозника продолжают действовать и запрета на их заполнение нет, в то же время, учитывая устную позицию специалистов контролирующих ведомств, продолжать вести книжки колхозника не рекомендуется.

Совет редактора:

Оформление новой книжки

В каких случаях работодатель обязан завести сотруднику новую трудовую книжку

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

  • только начинает свою трудовую деятельность;
  • продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Ситуация:  как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу. За исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству. Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки. Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть укажите общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы, письма прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам, а в случае их отсутствия – в государственный или муниципальный архив. Это предусмотрено установленным порядком ликвидации организаций (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Ситуация:  обязана ли организация завести сотруднику новую трудовую книжку. При устройстве на работу сотрудник предъявил вместо трудовой книжки вкладыш в нее. На титульном листе вкладыша сделана запись: «в связи с отсутствием бланков трудовых книжек»

Да, обязана.

Вкладыш в трудовую книжку без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Это означает, что сотрудник, предъявляющий вместо трудовой книжки вкладыш в нее, трудовой книжки не имеет. В такой ситуации организация обязана оформить сотруднику новую трудовую книжку. Для этого сотрудник должен написать заявление, указав в нем, что предыдущий работодатель не выдал ему трудовую книжку, ссылаясь на отсутствие бланков. Такой порядок следует из положений части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Трудовую книжку сотрудника, у которого есть трудовой стаж, нужно оформить в соответствии с требованиями, предусмотренными для оформления дубликата. При этом предъявленный сотрудником вкладыш будет служить подтверждающим документом для внесения записи о предыдущем стаже работы. Подробнее об этом см. Как оформить дубликат трудовой книжки.

Книжка на несовершеннолетнего

Ситуация:  нужно ли оформлять трудовую книжку несовершеннолетнему работнику

Да, нужно.

Если несовершеннолетний гражданин впервые принят на работу на законных основаниях и проработал в организации более пяти дней, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в общем порядке (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Предусмотренная законом обязанность по оформлению трудовых книжек не зависит от возраста принимаемого на работу сотрудника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовую книжку сотрудника, который поступил на работу впервые, заполняют в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В ряде случаев закон разрешает заключать трудовой договор с лицами младше 14 лет (ч. 4 ст. 63 ТК РФ). Исключений о том, что таким малолетним сотрудникам трудовую книжку заводить не нужно, в законодательстве нет. С учетом, что трудовой договор в такой ситуации подписывает родитель или опекун несовершеннолетнего сотрудника, представляется, что и трудовую книжку такого сотрудника следует заполнить в присутствии его законного представителя.

Книжка на ученика

Ситуация:  нужно ли оформлять трудовую книжку и вносить в нее записи при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации

Нет, не нужно.

По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, которые проработали в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, заводить трудовую книжку и вносить записи о времени обучения по ученическому договору не нужно.

Книжка на адвоката

Ситуация:  нужно ли адвокату, который учредил адвокатский кабинет, оформлять трудовую книжку на себя

Нет, не нужно.

По общему правилу трудовые книжки на самих адвокатов не ведут, поскольку они относятся к категории самозанятых граждан и с ними трудовой договор не заключают (ст. 2 Закона от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ).

Если адвокат учредит адвокатский кабинет, то он будет считаться работодателем – физическим лицом. В этом случае он будет вносить записи в трудовые книжки только тем лицам, которые вступят с ним в трудовые отношения в качестве сотрудников на основании трудового договора.

Книжка на предпринимателя

Ситуация:  нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя. Предприниматель является работодателем

Нет, не нужно.

Законодательство требует, чтобы работодатели за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями, оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель - предприниматель трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.

Ситуация:  нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о стаже его предпринимательской деятельности

Нет, не нужно.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что страховой стаж влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч. 1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и гл. III Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г. № 052/895-97. Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывают страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, ст. 8 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ).

В страховой стаж предпринимателей включают периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч. 1–1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2–2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, ст. 2 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Ситуация:  нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя

Нет, не нужно.

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17.

Новые книжки крымчанам

Ситуация:  должны ли работодатели, расположенные в Республике Крым и г. Севастополе, менять своим сотрудникам трудовые книжки на российские образцы

Нет, не должны.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 и 2004 годов (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в этот период, приведены в таблице. Поэтому если трудовую книжку сотруднику организации, расположенной в Республике Крым и г. Севастополе, завели еще в СССР, то продолжайте ее заполнять.

Вместе с тем, в отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Так, если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи о работе продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую трудовую книжку можно заменить на новую – российского образца. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Таким образом, трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Причем это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

Совет редактора:

Если по желанию сотрудника ему будет оформлена трудовая книжка российского образца, то старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. При этом себе на всякий случай можно оставить копию.

Совет редактора:

Срок действия бланков

Ситуация:  можно ли при приеме сотрудников заполнять на них бланки трудовых книжек нового образца, приобретенные организацией в 2004 году

Да, можно.

Трудовая книжка нового образца, пусть и приобретенная в 2004 году, является действующей. Работодатель обязан учитывать и хранить все книжки действующего образца, приобретенные им для выдачи сотрудникам, независимо от времени их приобретения (п. 41, 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Таким образом, своим сотрудникам организация может оформить трудовые книжки на бланках нового образца, даже если эти бланки были приобретены несколько лет назад.

Виды записей

Какие сведения нужно вносить в трудовую книжку сотрудника

В трудовую книжку вносите сведения:

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Срок заполнения

В какой срок нужно заполнить трудовую книжку новому сотруднику

Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, которые проработали в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Если срок работы меньше, то вносить запись не обязательно.

Трудовую книжку сотруднику, который поступил на работу впервые, заполните в его присутствии в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если сотрудник вовсе не приступит к работе в день, установленный трудовым договором, то работодатель вправе аннулировать договор. О нюансах заполнения трудовой книжки в этом случае см. Как аннулировать трудовой договор.

Ситуация:  обязан ли работодатель вносить запись о приеме на работу в трудовую книжку, если сотрудник отработал в организации меньше пяти дней

Нет, не обязан.

Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, которые проработал у него свыше пяти дней, при условии, что работа является для сотрудника основной (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник отработал в организации пять дней или менее и решил уволиться, то трудовую книжку нужно вернуть владельцу без внесения в нее записи о работе. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13 мая 2011 г. № 18АП-3566/11).

Если работодатель запись о приеме на работу успел сделать до того, как новичок сообщил о решении уволиться, то в трудовую книжку в общем порядке внесите соответствующую запись об увольнении. В такой ситуации оснований признавать запись о приеме на работу недействительной не возникает.

Оформление титульного листа

Как оформить титульный лист трудовой книжки сотрудника

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п. Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки прописью или цифрами и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за учет трудовых книжек. Также поставьте печать организации или кадровой службы, если организация применяет печати (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н). Если организация отказалась от печати, то данные на титульном листе заверяет своей подписью сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Внимание!

Акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее.

Внимание!

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе, а не обязаны иметь печать. При этом руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе. Поэтому, чтобы отказаться от печатей, потребуется внести изменения в устав.

Ситуация:  как указать дату заполнения на титульном листе трудовой книжки: прописью или цифрами

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

При заполнении трудовой книжки нужно придерживаться правил, установленных Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Указанная Инструкция содержит требование о том, что записи во всех разделах трудовых книжек указывают арабскими цифрами число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Таким образом, при заполнении титульного листа трудовой книжки в графе «Дата заполнения» можно указывать дату арабскими цифрами, например 10.01.2012.

Вместе с тем, в Инструкции речь идет именно о разделах трудовой книжки. Как отражать дату заполнения книжки на титульном листе, Инструкция не указывает. На практике дату вносят следующим образом: число и год отражают цифрами, а месяц – прописью. Это объясняется тем, что сам формат трудовой книжки (графы под дату) предусматривает достаточно места для такого написания.

Таким образом, в условиях отсутствия четкого порядка допускаются оба способа заполнения, как цифрами, так и прописью. Любой из указанных вариантов не будет являться ошибкой.

Ситуация:  как правильно указать дату рождения сотрудника на титульном листе трудовой книжки: прописью или цифрами

Рекомендуется арабскими цифрами.

Дату рождения на титульном листе трудовой книжки указывайте полностью: число, месяц, год на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, загранпаспорта, водительских прав (пункт 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В общем случае даты в этих документах указаны арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, а год – четырехзначными, например «15.09.1981». Во избежание ошибок следует перенести их в том же виде и в трудовую книжку.

На отражение дат в трудовой книжке арабскими цифрами указывают и положения пункта 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Совет редактора:

Если дата рождения все же была указана прописью, оснований для признания книжки недействительной или привлечения организации к ответственности не возникает.

Совет редактора:

Объясняется это тем, что в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, где говорится о необходимости отражать даты арабскими цифрами, речь идет именно о разделах трудовой книжки. Как именно отражать дату рождения сотрудника на титульном листе книжки, инструкция умалчивает. Поэтому прямого нарушения законодательства в данном случае не возникает.

Уровень образования

Как внести запись об уровне образования в трудовую книжку

Запись об уровне образования вносите на основании диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение в какое время окончил сотрудник, запись об образовании может иметь разный вид (статья 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). Уровни образования с пояснениями приведены в таблице.

До 1 сентября 2013 года, если сотрудник не закончил обучение, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например, «неоконченное высшее». Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения, например студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т. п. Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее, поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. Необходимо внести информацию о последнем законченном уровне образования сотрудника – среднем общем, среднем профессиональном и т. п. 

Такой порядок предусмотрен пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Еще по теме:
Как правильно внести сведения об образовании на титульный лист трудовой книжки, если в новых дипломах указаны только направление и квалификация

Ситуация:  каким документом сотрудник может подтвердить неоконченное образование

Если обучение уже завершилось, то академической справкой или справкой об обучении из учебного заведения. Факт текущего обучения подтвердит зачетная книжка и студенческий билет.

При этом следует учесть, что с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее. Он был отменен в связи с принятием Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Поэтому сейчас в кадровых документах – трудовой книжке и личной карточке – указывают только информацию о последнем законченном уровне образования сотрудника.

При необходимости для формирования общей информации о работнике факт неоконченного обучения можно отразить в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки.

Подтвердить неоконченное образование сотрудник может справкой из образовательного учреждения. Ее выдают, когда сотрудник проходил обучение, но не смог завершить его. Например, не прошел итоговую аттестацию или прошел ее неудовлетворительно, освоил только часть образовательной программы и был отчислен. Сейчас такие справки учебные заведения выдают по самостоятельно утвержденной форме. Об этом говорится в пункте 12 статьи 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. До 1 сентября 2013 года учащимся на этот случай выдавали академические справки государственного образца (п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минобразования от 22 мая 2000 г. № 1509).

Факт текущего обучения подтвердит зачетная книжка или студенческий билет сотрудника.

Запись о профессии, специальности

Как внести запись о профессии, специальности в трудовую книжку

Заполнять строку «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки нужно в точном соответствии с формулировкой документа об образовании: диплома, аттестата, свидетельства (п. 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В нем указывают профессию или специальность, по которой сотрудник получил образование (ст. 11 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). Например, если сотрудник представил диплом юриста по специальности «юриспруденция», то в трудовой книжке в строке «Профессия, специальность» нужно написать именно «юриспруденция» – то есть специальность сотрудника, а не его квалификацию.

Как правило, запись о профессии вносят работникам рабочих профессий, а запись о специальности – инженерно-техническим и иным работникам, окончившим профессиональные образовательные организации или образовательные организации высшего образования (ст. 11 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Подробнее о том, как заполнять данные об образовании по дипломам, выданным с 1 января 2014 года, см. Как правильно заполнить в трудовых книжках графы «Образование» и «Профессия, специальность», если в новых дипломах указаны только направление и квалификация.

Еще по теме:
Как внести запись об уровне образования в трудовую книжку

Ситуация:  как правильно заполнить в трудовых книжках графы «Образование» и «Профессия, специальность», если в новых дипломах указаны только направление и квалификация

Заполнять графы «Образование» и «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки нужно на основании надлежаще оформленного документа об образовании: диплома, аттестата, свидетельства (п. 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Формы документов об образовании и о квалификации, а также приложений к ним утверждены приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 г. № 1100. И именно по этим формам выдают дипломы с 1 января 2014 года лицам, успешно окончившим образовательные учреждения высшего профессионального образования. При этом в настоящее время в России установлены следующие уровни высшего профессионального образования: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). Поэтому в дипломах, выдаваемых с 2014 года, не указывают больше специальность, а используют формулировки следующей конструкции: «Ивановой Марии Ивановне присвоена квалификация (степень) "бакалавр" по направлению подготовки "Психология"».

Поскольку формы трудовых книжек не менялись, отражать данные о высшем образовании с учетом записей в новых дипломах следует таким образом. В графе «Образование» укажите уровень образования с отражением присвоенной квалификации. Если бакалавр – то «высшее – бакалавриат», если магистр – «высшее – магистратура», если специалист – «высшее – специалитет». Как вариант, квалификацию можно отразить и через запятую, например «высшее, степень бакалавра» или «высшее, степень магистра». Такое оформление не будет считаться ошибкой.

В графе «Профессия, специальность» укажите направление, по которому оно получено, например «Направление подготовки "Психология"».

См. образец записи в трудовой книжке.

Если в дальнейшем сотрудник получит следующий уровень образования, например диплом магистра, то запись в трудовой книжке об образовании по желанию работника нужно дополнить. В таком случае в графе «Образование» будет указано: «высшее – бакалавриат», «высшее – магистратура» или «высшее, степень бакалавра, магистра». Запись в графе «Профессия, специальность» останется прежней, при условии что направление подготовки не менялось. А если новый диплом сотрудник получит по другому направлению подготовки, то его следует указать через запятую в графе «Профессия, специальность». Например, «Направление подготовки "Психология", "Менеджмент"».

Ситуация:  нужно ли при внесении записи об образовании на титульном листе трудовой книжки указывать реквизиты подтверждающего документа: диплома, свидетельства

Нет, не нужно.

Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, не содержат требований о внесении реквизитов документа об образовании при оформлении трудовой книжки и заполнении граф «Образование» и «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки. Это объясняется тем, что данную запись сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, вносит на основании предъявленного документа об образовании (диплома, свидетельства, справки образовательного учреждения и т. п.) и заверяет ее достоверность (ст. 65 ТК РФ, п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Помимо этого сведения о документе об образовании (реквизиты) вносят в личную карточку сотрудника, и это также служит подтверждением уровня образования, указанного в трудовой книжке.

Таким образом, в трудовой книжке реквизиты подтверждающего документа об образовании указывать не следует.

Аналогичный подход следует применять при оформлении записи о получении второго и последующих образования. В таких случаях дополните уже имеющиеся сведения, сделав запись о новых образовании, профессии или специальности в титульный лист трудовой книжки рядом с ранее внесенными сведениями через запятую. Об этом сказано в пункте 2.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения о подтверждающем документе все же были внесены в трудовую книжку, то признавать такую запись недействительной и вносить какие-либо исправления не требуется. Такая запись является избыточной, но не ошибочной.

Ситуация:  как внести информацию об образовании в трудовую книжку, если она не была внесена своевременно, а сотрудник получил еще одно образование

Внесите последовательно информацию о двух образованиях сотрудника.

Запись об образовании, квалификации или наличии специальных знаний на титульный лист трудовой книжки вносят на основании документа об образовании (п. 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Дальнейшие изменения этих сведений вносят путем дополнения новой информации через запятую (п. 2.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Поэтому, если сотрудник получил новое образование и при оформлении записи в трудовой выявлено, что в нее не внесены данные о более раннем образовании, которое сотрудник имел на момент оформления книжки, то в трудовую книжку следует последовательно внести данные о двух полученных образованиях. При этом реквизиты подтверждающего документа указывать не нужно.

Совет редактора:

Если сотрудник получил оба образования по новой двухуровневой системе, то может возникнуть ситуация, что на момент оформления книжки у сотрудника была степень бакалавра, а на момент оформления записи он получил степень магистра или специалиста. В такой ситуации при внесении записи об образовании в трудовую книжку можно отразить только последнее образование, так как оно автоматически подразумевает и наличие степени бакалавра. Как вариант, можно использовать и общий порядок оформления, то есть последовательно отразить оба уровня образования. Подробнее о том, как оформить такие записи, см., Как правильно заполнить в трудовых книжках графы «Образование» и «Профессия, специальность», если в новых дипломах указаны только направление и квалификация.

Совет редактора:

Заверение данных на титульном листе

Как заверить сведения о сотруднике на титульном листе трудовой книжки

После того как внесете сведения о сотруднике на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Также поставьте печать организации или кадровой службы, если организация применяет печати (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н). Если организация отказалась от печати, то данные на титульном листе заверяет своей подписью сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Образец заполнения

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2014 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Запись о службе

Как внести запись о службе в трудовую книжку сотрудника

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

  • армии;
  • органах внутренних дел;
  • Государственной противопожарной службе;
  • учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  • органах налоговой полиции;
  • органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  • таможенных органах.

Об этом говорится в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация:  можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу. Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием

Да, можно.

Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров (раздел II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если на момент оформления книжки документ о воинской службе сотрудник не представил, то и внести запись специалист кадровой службы не мог. Запись сделайте по факту предъявления военного билета.

Ситуация:  нужно ли новому сотруднику вносить запись о военной службе, если гражданин был уволен со службы, исключен за недисциплинированное поведение из военного образовательного учреждения

Да, нужно, если указанный период отражен в военном билете или иных подтверждающих документах.

Если сотрудник, перед тем как устроиться на работу, проходил военную службу, то запись об этом следует внести в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Запись вносите на основании подтверждающих документов: военного билета, справки военного комиссариата, воинского подразделения. Это следует из положений подпункта «а» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 19.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.

Время обучения в военных образовательных учреждениях профессионального образования считается временем военной службы (п. 2 ст. 35 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). В зависимости от продолжительности и итогов обучения (в т. ч. отчисления из учебного учреждения) этот период может по-разному засчитываться в срок службы (п. 4 ст. 35 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). При этом окончательный срок службы будет отражен в вышеуказанных документах (в частности, военном билете). Именно его работодателю и следует указывать при заполнении трудовой книжки.

Запись о приеме на работу

Как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное наименование организации прописью или штампом. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа или другого решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Вносить в трудовую книжку примечание об отсутствии стажа, если сотрудник впервые устраивается на работу, не нужно. В записи о приеме на работу также не следует указывать:

А вот если сотрудника принимают на работу с вахтовым режимом, то об этом нужно сделать отметку в записи о приеме на работу.

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

Ситуация:  может ли работодатель указать наименование организации в трудовой книжке путем проставления штампа

Да, может, при условии что штамп содержит полное, а при наличии и сокращенное наименование организации.

Прямого запрета на использование штампов ни Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ни Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, не содержат. Более того, возможность использования штампа прямо предусмотрена пунктом 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Также исходя из требования применять при заполнении трудовых книжек световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета можно сделать вывод, что организация вправе использовать для внесения записей не только ручку, но и штамп, заправленный чернилами (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке при условии, что он содержит полное, а при наличии и сокращенное наименование организации (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1.

Таким образом, работодатель вправе отразить наименование организации в трудовой книжке путем проставления соответствующего штампа.

Совет редактора:

Аналогичный подход можно распространить и на проставление других унифицированных штампов, например, о реорганизации или переименовании организации. Использование таких штампов позволяет исключить досадные ошибки и описки, при необходимости внести однотипные записи в массовом порядке, как это обычно бывает при организационных преобразованиях.

Совет редактора:

Запись об отсутствии стажа

Ситуация:  нужно ли при оформлении трудовой книжки указывать на отсутствие стажа у сотрудника. Сотрудник впервые устраивается на работу

Нет, не нужно.

Работодатель обязан завести трудовую книжку сотруднику, который впервые поступает на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). При заполнении книжки внесение записи об отсутствии стажа у сотрудника законодательством не предусмотрено. В рассматриваемой ситуации заполнение раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нужно начать с указания названия организации или периода службы (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Работа вахтовым методом

Ситуация:  нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят или переведен сотрудник, выполняется вахтовым методом

Да, нужно.

Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом. Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82.

При отмене вахтового режима также нужно будет сделать запись в трудовой.

Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом

А.В. Лампочкин принят в ООО «Торговая фирма "Гермес"» на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в трудовую книжку Лампочкина.

Ситуация:  нужно ли указывать в трудовой книжке, что у сотрудника отменяется вахтовый режим работы

Да, нужно.

По общему правилу в трудовую книжку не вносят запись о режиме работы сотрудника. За исключением случаев, когда сотрудник принят на работу на вахте, тогда в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывают, что работа выполняется вахтовым методом (п. 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82).

При изменении режима работы сотрудника с вахты на стандартную пятидневку или на любой другой невахтовый режим в трудовую книжку также следует внести запись об этом.

Пример оформления трудовой книжки при переводе сотрудника с вахтового метода работы на пятидневку

А.В. Лампочкин принят в ООО «Торговая фирма "Гермес"» на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Впоследствии Лампочкин был переведен на 40-часовую рабочую неделю с двумя выходными днями. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись об изменении графика работы в трудовую книжку Лампочкина.

Работа в северных районах

Ситуация:  нужно ли при в записи трудовой книжки указывать, что работа, на которую принят или переведен сотрудник, выполняется в районах Крайнего Севера

Нет, не нужно.

Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не обязывают работодателя указывать в трудовой книжке в записи о приеме или переводе на работу, что работа будет выполняться в районах Крайнего Севера. Подтвердить северный стаж можно с помощью справки с места работы, которая выдается сотруднику при увольнении и содержит необходимые сведения о фактическом стаже работы в особых условиях, величине надбавки и другую необходимую информацию (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Запись об учете в службе занятости

Ситуация:  нужно ли при приеме на работу сотрудника вносить в его трудовую книжку запись о периоде, в течение которого он состоял на учете в службе занятости

Нет, не нужно.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, если это его основное место работы (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Перечень сведений, которые работодатель должен вносить в трудовую книжку, указан в пунктах 4, 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ. Период, в течение которого сотрудник состоял на учете в центре занятости, в указанный перечень не входит. Таким образом, запись о данном периоде в трудовую книжку вносить не требуется.

Запись о стаже осужденных

Ситуация:  нужно ли отражать в трудовой книжке стаж работы, подтвержденный справками из мест лишения свободы

Да, нужно.

Сведения о стаже работы в период отбывания наказания, связанного с лишением свободы, вносит в трудовую книжку администрация учреждения исполнения наказания. При отсутствии у осужденного трудовой книжки независимо от причин сведения о работе отражаются в справке, форма которой утверждена указанием Минсоцзащиты России от 2 ноября 1992 г. № 1-94-У. Такие правила установлены пунктами 2.1, 3.3 Инструкции, утвержденной указанием Минсоцзащиты России от 2 ноября 1992 г. № 1-94-У.

Таким образом, если у сотрудника есть трудовая книжка, но в ней отсутствуют сведения о привлечении к труду во время отбывания наказания, подтвержденные справкой, внесите стаж на основании справки учреждения исполнения наказания.

Если же трудовая книжка оформляется вновь, то на основании данной справки стаж работы в период отбывания наказания в виде лишения свободы укажите наряду со стажем работы в других организациях.

Такие выводы следуют из пункта 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Внимание!

Время работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы с 1 сентября 1992 года учитывается при подсчете стажа, дающего право на назначение пенсии, а с 1 ноября 2001 года – и при назначении больничного пособия (п. 3 ст. 104 УИК РФ, п. 18 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, определение Пермского краевого суда от 29 февраля 2012 г. № 33-1934/2012).

Внимание!

Должность в трудовой

Ситуация:  как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана

Наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать строго в соответствии со штатным расписанием организации.

При этом при формировании штатного расписания необходимо учесть ряд ограничений на произвольное указание должностей сотрудников, которым законодательством установлены льготы и компенсации.

Например, работа в той или иной должности может давать сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислен в статьях 30 и 32 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ. При несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516, п. 3 постановления Правительства РФ от 16 июля 2014 г. № 665). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г. № 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т. п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.

Записи у предпринимателя

Ситуация:  как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника. Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.

Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу. При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.

После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника. То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.

Ситуация:  может ли предприниматель не делать в трудовой книжке запись об увольнении сотрудника. Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты

Нет, не может.

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников – как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении без записи о приеме не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

Трудовые в Крыму

Ситуация:  какие записи нужно внести в трудовые книжки после того, как организация, расположенная в Республике Крым или г. Севастополе, перерегистрировалась в соответствии с российским законодательством

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств.

Необходимость внесения записей в трудовую книжку сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен его украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). В итоге на практике возможны такие ситуации.

Организации, расположенные в Республике Крым или г. Севастополе, могут привести свои учредительные документы в соответствие с российским законодательством (п. 1 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ). Такая перерегистрация не является ни реорганизацией, ни ликвидацией юридического лица (п. 6 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ). После перерегистрации компании, расположенные в Республике Крым или г. Севастополе, приобретают права и обязанности российских юридических лиц (п. 5 ст. 1 Закона от 5 мая 2014 г. № 124-ФЗ).

Поэтому организации, которые расположены в Республике Крым и перерегистрировались, должны оформлять трудовые книжки по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1. Название организации не поменялось. В таком случае никакие новые записи вносить тоже не придется.

Вариант 2. Название организации поменялось. В таком случае запись о новом наименовании организации нужно внести в трудовые книжки. Такое правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Вариант 3. Сотрудник просит заменить ему книжку украинского образца на российскую. При этом неважно, меняется наименование или нет. В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. В новую трудовую книжку внесите первую запись о приеме на работу уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. При этом записи об украинском стаже в новую книжку переносить не нужно. Такой стаж будет признан в России без дополнительной легализации (ст. 6 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Украины от 14 января 1993 г.). Аналогичные разъяснения приведены в письме Роструда от 15 июня 2005 г. № 908-6-1.