После приема сотрудника в организацию в процессе его работы в трудовую книжку вносят сведения:

Виды записей

Какие записи нужно вносить в трудовую книжку в период работы сотрудника

В период работы сотрудника в организации в его трудовую книжку вносите сведения:

  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • об установлении второй и последующих профессий, специальности;
  • об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
  • о совместительстве (по желанию сотрудника);
  • об изменениях в наименовании должностей;
  • о награждении за успехи в работе;
  • об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если во время работы сотрудника изменится название организации, об этом также сделайте запись в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Основания для записи. Срок внесения

В какой срок и на основании каких документов в трудовую книжку вносят записи о работе

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту документа-основания: приказу о приеме, переводе, увольнении и т. п. Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Сокращения в записях

Можно ли использовать сокращения при оформлении записей о работе в трудовой книжке

Какие-либо сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. Нельзя, например, писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». Об этом сказано в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Вместе с тем, в записях, которые были внесены до 30 апреля 2003 года, могут встречаться отдельные сокращения, исправлять которые не требуется.

Ситуация:  С какого периода записи в трудовой книжке с сокращениями считаются некорректными

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств дела.

Правило о недопустимости сокращений при заполнении трудовой книжки установлено пунктом 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и применяется с 30 апреля 2003 года. Это правило относится ко всем записям, вносимым в трудовую книжку, а его несоблюдение является нарушением. По общему правилу исправлению подлежат неверные (некорректные) записи с сокращениями, внесенные в трудовую книжку после указанной даты.

Вместе с тем, и ранее действовавший порядок заполнения трудовой книжки предусматривал запрет на сокращение отдельных сведений, вносимых в трудовую книжку. Так, например, пункты 2.10, 2.13 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, запрещали использовать сокращения в фамилии, имени и отчестве сотрудника на титульном листе и наименовании работодателя в разделе «Сведения о работе» при заполнении трудовой книжки. Использование сокращений в приведенных случаях также являлось нарушением порядка ведения трудовой книжки. Однако допускались сокращения при внесении иных сведений, например, при внесении записи об увольнении можно было указать «Пр.» вместо «Приказ», «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудового кодекса» (п. 2.25 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

Таким образом, общий запрет на сокращения в записях трудовой книжки действует с 30 апреля 2003 года. До указанной даты под запретом были только отдельные виды сокращений.

Общие требования к записям

Какими чернилами вносить записи в трудовые книжки

Записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Ситуация:  можно ли при оформлении записи в трудовую книжку дописать ее другой ручкой, если закончились чернила. Или нужно признать запись недействительной и затем оформить новую запись?

Признавать незавершенную запись недействительной оснований нет. Можно дополнить запись другой ручкой.

Записи в трудовой книжке вносите аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вносить записи чернилами другого цвета, например красного или зеленого, запрещено. Если при оформлении записи в трудовую книжку в ручке закончились чернила, то завершите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета. Если подобрать похожие чернила совсем не получится, то попытайтесь сохранить хотя бы цвет. В любом случае, запись, которая сделана разными чернилами, не будет недействительной, если чернила и ручка отвечают установленным требованиям.

Ситуация:  Можно ли внести запись о переводе в трудовую книжку в первый рабочий день после новогодних каникул, если согласно приказу перевод происходит 1 января

Да, можно.

Все записи о выполняемой работе: переводе на другую постоянную работу, переименовании должности, квалификации, а также о награждении вносят в трудовую книжку на основании соответствующего приказа или распоряжения работодателя не позднее недельного срока (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При этом законодательство не указывает, как именно следует исчислять данный срок, в том числе в календарных или рабочих днях. Следовательно, в данном случае можно использовать нормы статьи 14 Трудового кодекса РФ, согласно которой если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший следующий за ним рабочий день. Например, ближайший рабочий день в 2013 году придется на 9 января, в этот день и следует внести запись о переводе.

Указанный порядок действует и в отношении других записей о работе: о переименовании должности, присвоении разряда, повышении квалификации и т. п.

Ситуация:  Как указывать номера пунктов, частей и статей Трудового кодекса РФ при оформлении записи об увольнении в трудовой книжке сотрудника: цифрами или прописью

В соответствии с пунктом 5.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, при прекращении трудового договора в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Там же в качестве примера приведены следующие формулировки записей: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Исходя из приведенных примеров, номера пунктов, частей и статей Трудового кодекса РФ следует указывать именно цифрами.

Вместе с тем, основное требование действующего законодательства сводится к указанию ссылки в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Подразумевается точное соответствие пункта, части и статьи кодекса и их формулировок. При этом ни в одном из нормативно-правовых документов, регулирующих правила заполнения трудовых книжек, конкретно не указано, как именно следует писать номера пунктов, статей и частей: цифрами или прописью. В указанной выше Инструкции приведены лишь примеры оформления записей, а не жесткие требования к заполнению.

Таким образом, работодатель в записи об увольнении трудовой книжки вправе указывать номера пунктов, частей и статей Трудового кодекса РФ как цифрами, так и прописью, а также с использованием буквенно-цифровых сочетаний. Главное, чтобы они точно соответствовали формулировкам кодекса и в них не было сокращений (ст., п. и т. п.).

Ситуация:  Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверить подписями и печатью

Ответ на этот вопрос зависит от того, применяет организация печать в работе или нет.

Если организация применяет печать в работе, то подписями и печатью заверяют записи:

Тогда после этих записей ставят печать организации, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Так при увольнении закрывают блок записей, сделанных в данной организации. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т. п. подписями и печатью при ее наличии в организации заверять не нужно.

Имейте в виду, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Внимание!

Акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее.

Внимание!

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе, а не обязаны иметь печать. При этом руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе. Поэтому, чтобы отказаться от печатей, потребуется внести изменения в устав.

Ситуация:  Кто вправе заверить запись в трудовой книжке об увольнении, если в организации нет кадровой службы

Если в организации нет отдела кадров, то руководитель может либо сам заверить трудовые книжки, либо приказом назначить сотрудника, ответственного за их ведение. Возложить эту обязанность руководитель может, например, на бухгалтера, секретаря, любого другого специалиста организации. Такой порядок установлен в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация:  Нужно ли вносить запись о работе в трудовую книжку члена совета директоров

Нужно, но только если с ним заключен трудовой договор.

Члены совета директоров осуществляют деятельность по управлению организацией прежде всего на основании устава и внутренних документов организации, а также корпоративного решения об их избрании или о назначении на должность (п. 2–2.1 ст. 32 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 64 и 66 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Вместе с тем, законодательство не запрещает заключать с указанными лицами также гражданско-правовые или трудовые договоры на выполнение определенной работы по должности. Поэтому если с членами совета директоров, в том числе с председателем, заключены трудовые договоры, то вносить записи в их трудовые книжки о работе по договору следует в общем порядке. Трудовое законодательство не предусматривает особых правил заполнения трудовых книжек членов совета директоров. Если же с указанными лицами заключены гражданско-правовые договоры, то вносить какие-либо записи в их трудовые книжки не нужно.

Такой вывод следует из совокупности положений части 8 статьи 11 Трудового кодекса РФ, Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация:  Должен ли индивидуальный предприниматель вносить в свою трудовую книжку запись о деятельности в качестве ИП

Нет, не должен.

В трудовую книжку вносят записи о сотруднике, выполняемой им работе, переводах, увольнениях и награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). При этом сотрудником признают лицо, вступившее с работодателем в трудовые отношения на основании трудового договора (ст. 15, 20 ТК РФ).

Отношения с участием лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность, имеют гражданско-правовой характер и регулируются не трудовым, а гражданским законодательством (п. 1 ст. 2 ГК РФ). Трудовое законодательство применимо к индивидуальным предпринимателям только в части осуществления ими прав и обязанностей в качестве работодателей (письмо Роструда от 27 февраля 2009 г. № 358-6-1).

Таким образом, собственная деятельность гражданина в качестве ИП не является трудовой. А значит, и запись о такой деятельности вносить в трудовую книжку предпринимателя не нужно.

Внимание!

Если в дальнейшем индивидуальный предприниматель поступит на работу в другую организацию, то новый работодатель также не должен вносить записи в его трудовую книжку о прежней предпринимательской деятельности.

Внимание!

Ситуация:  Нужно ли в записи о работе указывать структурное подразделение, куда принят или переведен работник

Запись в трудовой книжке должна точно отражать формулировки трудового договора и составленного на его основе приказа о приеме на работу (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если в трудовом договоре в качестве места работы указано только название организации без структурного подразделения независимо от их наличия или отсутствия в организации, то и в записи в трудовой книжке о приеме на работу нужно указать, например, «Принят на должность директора».

В случае если в трудовом договоре и приказе о приеме указано, что работник принят в структурное подразделение, то и в записи в трудовой книжке нужно отразить это подразделение, например, «Принят в администрацию на должность директора».

Совет редактора:

Следует отметить, что детализировать и отражать структурные подразделения в трудовых договорах имеет смысл только в случае разветвленной структуры в организации. Например, когда сотрудники с одними и теми же должностями работают в разных подразделениях и на разных условиях и т. п. Если условия одинаковы, то структурное подразделение лучше не указывать, иначе при необходимости сменить подразделение это будет не перемещение, которое не требует согласия работника и оформления большого количества документов, а полноценный перевод. См. детали об отличиях перевода от перемещения. При штате организации в 5–10 человек, когда всем руководит один директор, вводить структурные подразделения и вовсе не обязательно.

Совет редактора:

Ситуация:  как указать в трудовой книжке в записи о работе наименование должности, если в ней присутствует аббревиатура подразделения. Например, инженер ПТО

Должность в трудовой книжке нужно указывать в соответствии со штатным расписанием, оформленным трудовым договором и приказом о приеме на работу.

Для оформления структуры и штатной численности организации применяют штатное расписание (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). При этом наименование должностей работодатель, как правило, определяет по собственному усмотрению. Исключение предусмотрено, если с выполнением работ по определенным должностям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот или устанавливает какие-либо ограничения. В таком случае наименования должностей должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

При оформлении кадровых документов начиная с трудового договора должность сотрудника следует указывать в точном соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ). Запись в трудовой книжке также должна отражать формулировки трудового договора и составленного на его основе приказа о приеме на работу (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Таким образом, если в штатном расписании указана должность с аббревиатурой подразделения, например, «инженер ПТО», то и в записи в трудовой книжке о приеме на работу нужно указать: «Принят на должность инженера ПТО». В такой ситуации прописывать в должности сотрудника полное наименование подразделения не требуется, поскольку в штатном расписании указана именно аббревиатура.

Запись о переводе

Как внести в трудовую книжку запись о переводе сотрудника

В трудовую книжку вносите только записи о переводе на другую постоянную работу (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись о временном переводе в трудовой книжке не отражайте. Перевод к другому работодателю отражается в трудовой книжке двумя записями: об увольнении с прежней работы (которая осуществляется по прежнему месту работы) и о приеме на новую (которая осуществляется уже по новому месту работы). При этом в записи об увольнении в порядке перевода укажите, в каком порядке производится перевод – по просьбе сотрудника или с его согласия (п. 6.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Подробнее об этом см. Как оформить перевод сотрудника в другую организацию.

Ситуация:  Как внести в трудовую книжку запись о переводе сотрудника. Сначала сотрудник был переведен на новую должность временно, а спустя два месяца с ним был оформлен постоянный перевод

Запись о временном переводе в трудовую книжку сотрудника вносить не нужно (ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Но в случае изменения характера перевода из временного в постоянный фактической датой перевода на новую должность считается именно дата временного перевода. В результате запись о переводе вносят только тогда, когда появились реальные основания для ее оформления (т. е. перевод стал постоянным). При этом оформление самой записи имеет следующий вид:

  • в графе 1 отражают порядковый номер записи;
  • в графе 2 дату внесения записи;
  • в графе 3 непосредственно запись о переводе с указанием даты временного перевода;
  • в графе 4 реквизиты двух приказов, как о временном, так и о постоянном переводе.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник переведен на новую должность сначала временно, а затем постоянно

22 июня 2011 года А.М. Лампочкин был временно переведен с должности наладчика оборудования на должность электрика участка. Спустя два месяца перевод был признан постоянным.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформил запись в трудовой книжке Лампочкина.

Ситуация:  Обязана ли организация внести запись о переводе в трудовую книжку сотрудника. Сотрудник в течение трех лет исполнял обязанности начальника отдела, находящегося в отпуске по уходу за ребенком

Нет, не обязана.

По письменному соглашению сторон сотрудник может быть переведен на другую работу для замены временно отсутствующего сотрудника, в том числе на место сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Срок перевода в таких случаях, как правило, фиксируют не конкретной датой, а формулировкой «до выхода основного сотрудника из отпуска по уходу за ребенком». На практике продолжительность такого отпуска может составлять от нескольких недель до несколько лет. Но независимо от фактической продолжительности отпуска сотрудника перевод на его место другого сотрудника свой временный характер не утрачивает.

А поскольку записи о временных переводах вносить в трудовую книжку не требуется, то и в рассматриваемой ситуации организация не обязана отражать информацию о переводе в трудовой книжке сотрудника, несмотря на его продолжительность. Это следует из положений части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и пункта 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация:  Как внести в трудовую книжку запись о переводе сотрудника на другую должность в связи с реорганизацией организации

При реорганизации трудовые отношения с согласия сотрудника продолжаются (ч. 5 ст. 75 ТК РФ). Поэтому перезаключать трудовой договор с ним не нужно. Однако при переводе сотрудника на другую должность в связи с реорганизацией оформите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (поскольку изменяются его условия) (ст. 57, 72, 72.1 ТК РФ). Подробнее о переводе сотрудника на другую должность см. Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации.

Произошедшие изменения отразите в трудовой книжке сотрудника. Внесите в нее запись о реорганизации со ссылкой на соответствующее решение, а затем сделайте запись о назначении сотрудника на новую должность. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1553-6.

Запись о реорганизации внесите в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке:

  • в графу 3 внесите запись о реорганизации и в какой форме она была проведена (путем слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования);
  • в графу 4 запишите дату и номер решения (протокола), послужившего основанием реорганизации.
  • При этом в графах 1 и 2 порядковый номер и дату записи не ставьте.

Запись об изменении должности сотрудника оформите так:

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер записи;
  • в графе 2 укажите дату изменения должности;
  • в графу 3 внесите запись о назначении на новую должность;
  • в графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому сотрудник переведен на новую должность.

Такой порядок следует из пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник переведен на другую должность в связи с реорганизацией организации

8 июня ЗАО «Альфа» на основании решения общего собрания акционеров было реорганизовано в форме преобразования в ООО «Торговая фирма "Гермес"». Бухгалтеру «Альфы» А.С. Глебовой была предложена должность главного бухгалтера в «Гермесе». Глебова согласилась на перевод.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, сделал следующие записи в трудовой книжке Глебовой.

Запись о присвоении разряда, получении профессии

Как внести в трудовую книжку запись о присвоении сотруднику нового разряда или получении новой профессии

Если сотруднику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.) или он получает вторую и последующую профессии, то это нужно отразить в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». В графе 1 указанного раздела поставьте очередной порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату установления новой профессии или присвоения разряда, в графе 3 сделайте основную запись. В графе 4 укажите реквизиты подтверждающего документа: его номер и дату.

Установление сотруднику новой профессии дополнительно отразите на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого в строке «Образование» ничего не меняйте, а в строке «Профессия, специальность» укажите еще одну полученную профессию через запятую. Дополнительно указывать на обложке трудовой книжки реквизиты подтверждающего документа не нужно.

Такие выводы следуют из положений пунктов 2.4, 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник получил вторую профессию

А.В. Лампочкин в январе был принят на работу в организацию на должность слесаря четвертого разряда. В сентябре Лампочкин получил вторую профессию – электромонтер третьего разряда.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, сделал следующие записи в трудовой книжке сотрудника.

Запись о повышении квалификации

Как внести в трудовую книжку сотрудника запись о повышении квалификации

Если сотрудник в период работы повышает квалификацию, то об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. В трудовую книжку внесите запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров с указанием реквизитов соответствующих документов (диплома, удостоверения, свидетельства). При этом продолжительность курсов значения не имеет, то есть они могут быть как краткосрочными (несколько дней), так и долгосрочными (от нескольких недель до нескольких месяцев). Это следует из положений подпункта «б» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник окончил курсы по повышению квалификации

Е.В. Иванова в июне 2011 года была принята на работу в организацию на должность секретаря. В марте 2012 года Иванова повышала квалификацию на курсах секретарей-референтов.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о повышении квалификации в трудовую книжку Ивановой.

Ситуация:  Нужно ли вносить в трудовую книжку записи об обучении на курсах повышения квалификации, если документ об окончании не соответствует формам, утвержденным постановлением Госкомвуза России от 27 декабря 1995 г. № 13

Да, нужно.

По окончании обучения сотрудник не всегда может получить документ об образовании государственного образца по форме, утвержденной постановлением Госкомвуза России от 27 декабря 1995 г. № 13. Документы установленного образца не выдают организации (лица), которые ведут образовательную деятельность, не подлежащую лицензированию (в форме разовых лекций, стажировок и семинаров, а также преподаватели, занимающиеся индивидуальной педагогической деятельностью) (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 марта 2011 г. № 174). Объем учебной программы в этом случае может составлять менее 72 часов, а по окончании слушателям могут быть выданы сертификаты с указанием темы и объема прослушанных часов. При этом образцы сертификатов каждое учреждение разрабатывает самостоятельно.

Подпункт «б» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не расшифровывает, какие виды обучения подразумеваются под обучением на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров, но закрепляет обязанность работодателя вносить о них записи в трудовую книжку сотрудника. В этой связи работодатель должен вносить записи в трудовую книжку обо всех курсах и школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров на основании документа о прохождении обучения (свидетельства, удостоверения, сертификата и т. п.).

Таким образом, если сотруднику выдан документ об обучении, не соответствующий формам, утвержденным постановлением Госкомвуза России от 27 декабря 1995 г. № 13, то работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку в общем порядке.

Запись о работе по совместительству

Как внести в трудовую книжку запись о работе сотрудника по совместительству

По желанию сотрудника в его трудовую книжку могут быть внесены записи о работе по совместительству. Такие сведения вносятся по основному месту работы. Основанием для этого будет документ, подтверждающий работу по совместительству. Какой это документ, Трудовой кодекс РФ не определяет. Следовательно, он может быть любым при условии, что он содержит необходимые сведения. Например, справка, копия или выписка из приказа о приеме на работу и т. п. Такие правила установлены в части 5 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник предъявляет копию приказа о приеме на работу, принимайте от сотрудника только надлежащим образом заверенную копию документа. На копии должна стоять заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Часто, кроме этого, присутствует еще печать организации или службы кадров, если организация применяет печать. Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник устроился на работу внешним совместителем

Е.В. Иванова была принята на работу в организацию на должность курьера. Позже Иванова устроилась на работу внешним совместителем (секретарем).

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета по основному месту работы Ивановой, сделал запись в ее трудовой книжке о работе по совместительству (на основании копии приказа о приеме от организации, в которую Иванова устроилась совместителем).

Ситуация:  Можно ли записи о работе по совместительству вносить не в хронологическом порядке

Да, можно.

Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносят по желанию сотрудника по основному месту работы в соответствии:

Ни один из указанных документов не содержит требований о внесении сведений о совместительстве с обязательным соблюдением хронологии трудовой деятельности сотрудника. Более того, право сотрудника обратиться к основному работодателю с просьбой оформить запись о работе по совместительству также не ограничено никакими сроками.

Таким образом, запись о работе по совместительству в трудовую книжку может быть внесена в любое время по желанию сотрудника и необязательно в хронологическом порядке.

Ситуация:  Нужно ли дублировать в трудовой книжке наименование организации при приеме внутреннего совместителя

Нет, не нужно.

Сведения о работе по совместительству указывают в трудовой книжке не в обязательном порядке, а по желанию самого сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

При этом работодатель, заполняя раздел «Сведения о работе», сначала указывает в книжке наименование организации в виде заголовка, а затем последовательно вносит записи о работе (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Внутреннее совместительство предполагает работу у одного и того же работодателя (ч. 3 ст. 282 ТК РФ). Исходя из этого дублировать наименование организации ни перед записью о приеме на работу по внутреннему совместительству, ни в самой записи не нужно.

Запись о награждении

Как внести в трудовую книжку запись о награждении сотрудника

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Об этом говорится в пунктах 24, 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока в следующем порядке. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника). В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Такой порядок установлен в разделе 4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример заполнения раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки. Организация наградила сотрудника денежной премией

Сотрудник организации А.С. Кондратьев был награжден денежной премией за продолжительный стаж работы и успешный труд.

Ответственный за ведение кадрового учета внес запись о поощрении в трудовую книжку Кондратьева.

Ситуация:  Куда внести запись о награждении: в трудовую книжку или вкладыш. Разделы «Сведения о награждении» свободны в обоих бланках. Решение о награждении принято после оформления вкладыша в трудовую книжку

Записи в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки нужно вносить в порядке их издания организацией в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника (п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Порядок внесения сведений о награждениях в трудовую книжку регламентирован разделом 4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующего раздела, ее дополняют вкладышем, который вшивают в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Из указанного можно сделать вывод, что заполнять раздел «Сведения о награждении» вкладыша нужно только после того, как будет заполнен соответствующий раздел в самой трудовой книжке. Это подтверждает и тот факт, что нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации сведения о награждении нужно внести в соответствующий раздел трудовой книжки.

Ситуация:  Можно ли внести в трудовую книжку запись о награждении сотрудника сторонней организацией – заказчиком работодателя

Нет, нельзя.

В трудовую книжку вносятся записи о награждении, произведенном работодателем или компетентным государственным органом (ч. 4 ст. 66, ст. 191 ТК РФ, раздел II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Сторонняя организация, наградившая сотрудника, его работодателем не является и к числу государственных органов, принимающих решение о награждении государственными наградами, не принадлежит.

В этой связи внести в трудовую книжку запись о награждении сотрудника сторонней организацией (заказчиком работодателя) не представляется возможным.

Ситуация:  Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о победе сотрудника в профессиональном конкурсе, например, сотрудник занял первое место в конкурсе «Учитель года»

Нет, не нужно.

Победа сотрудника в конкурсе профессионального мастерства, например, в конкурсе «Учитель года», не относится к виду поощрений, сведения о которых вносят в трудовую книжку (раздел 4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Поэтому вносить такую запись не следует.

В то же время за победу сотрудника в профессиональном конкурсе работодатель может поощрить сотрудника самостоятельно, например, объявив благодарность или вручив памятный подарок (ст. 191 ТК РФ). Сведения о таком поощрении уже нужно будет внести в трудовую книжку в общем порядке.

Ситуация:  Нужно ли заверять печатью компании записи о награждении в трудовой книжке при увольнении сотрудника

Ответ на этот вопрос зависит от того, применяет организация печать в работе или нет.

Если организация применяет печать в работе, то при увольнении работника все записи, которые работодатель внес в его трудовую книжку, заверяют:

  • подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • печатью работодателя;
  • подписью самого работника.

Это правило относится и к сведениям о награждениях. Никаких исключений пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не устанавливает. Поэтому если за время работы в организации в трудовую книжку работника были внесены записи о награждениях или поощрениях, то при увольнении их нужно заверить в том же порядке, что и записи о работе.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе и о награждении, заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Запись об увольнении

Как внести в трудовую книжку запись об увольнении сотрудника

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке сотрудника оформляют в следующем порядке:

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер записи;
  • в графе 2 укажите дату увольнения (прекращения трудового договора);

  • в графу 3 внесите запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт, часть статьи Трудового кодекса РФ;
  • в графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому внесена запись об увольнении.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 ТК РФ). Например, если сотрудник, прежде чем уволиться, решил отгулять неиспользованный отпуск, то датой увольнения считается последний день отпуска.

Запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника датируйте днем увольнения (п. 5.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Запись о причине увольнения в трудовой книжке можно указать, используя формулировки «Трудовой договор расторгнут...» или «Уволен по…». Обе записи являются корректными. Это подтверждают раздел 5 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункты 14–19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Трудовое законодательство не содержит предписаний использовать какую-либо определенную вводную формулировку при оформлении расторжения трудового договора. Обязательными являются лишь точная отсылка к соответствующей норме-основанию, указанному в Трудовом кодексе РФ или ином федеральном законе (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Из этических соображений формулировка «Уволен по…» не используется при оформлении записи о прекращении трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ в связи со смертью сотрудника.

Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества (например, в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет), то запись об увольнении внесите в трудовую книжку с указанием этих причин (п. 5.6 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Запись об увольнении заверьте подписями ответственного лица со стороны работодателя и работника и проставьте печать, если организация применяет в своей работе печати (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Ситуация:  Может ли работодатель отказать в приеме на работу из-за отсутствия в трудовой книжке записи об увольнении с последнего места работы

Нет, не может.

Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении не является основанием для отказа в приеме на работу, даже если сотрудник устраивается на основную работу, а не по совместительству. Такой отказ может быть расценен как ограничение прав гражданина при заключении трудового договора (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

При этом следует обратить внимание нового сотрудника на то, что отсутствие в его трудовой книжке записи об увольнении может в дальнейшем повлечь для него сложности при расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности или при предоставлении каких-либо льгот. В результате могут понадобиться дополнительные документы, подтверждающие период его работы у предыдущего работодателя, например, копия приказа об увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты (приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91).

Таким образом, желательно, чтобы запись об увольнении предыдущий работодатель все-таки внес. Если это по каким-то причинам невозможно, например, сотрудник переехал в другой город, то запись об увольнении сможет внести новый работодатель на основании подтверждающих документов. Подробнее об этом см. материал Системы Как поступить, если в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись об увольнении.

Ситуация:  Что писать в трудовой книжке при увольнении сотрудника организации, расположенной в Республике Крым или г. Севастополе, если трудовой договор в письменной форме с ним не заключался

Начиная с 15 октября 2014 года работодатели Республики Крым и г. Севастополя расторгают трудовые договоры на основании норм Трудового кодекса РФ. Об этом сказано в пункте 6 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Основания для расторжения трудового договора перечислены в статье 77 Трудового кодекса РФ. При этом в данной статье не сказано, что она действует только в отношении трудовых договоров, заключенных в письменной форме. Согласно статье 24 КЗоТ Украины письменная форма договора не является обязательной. А трудовой договор считается заключенным с даты издания приказа о зачислении сотрудника на работу или с даты фактического допуска сотрудника к работе. Поэтому в рассматриваемой ситуации имеет место расторжение трудового договора, заключенного в устной форме. При этом в трудовую книжку следует внести запись об увольнении на общих основаниях.

Таким образом, в трудовой книжке при увольнении сотрудника организации, расположенной в Республике Крым или г. Севастополе, нужно указать соответствующую статью Трудового кодекса РФ в зависимости от основания увольнения.

Ссылка на Кодекс в записи об увольнении

Как оформить ссылку на Трудовой кодекс в записи об увольнении в трудовой книжке

В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на Трудовой кодекс РФ. В Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (пункты 5.2–5.5), и в Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (пункты 14–19), приведены примеры того, на какие статьи (пункты и части статей) следует делать ссылки в том или ином случае. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, приведены в таблице.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ устанавливает дополнительные основания для увольнения в отношении следующих сотрудников:

Ситуация:  Как оформить ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ в записи об увольнении: сначала указать пункт, а потом статью или наоборот

В записи об увольнении при оформлении ссылки на норму законодательства сначала укажите пункт, а затем статью Трудового кодекса РФ.

Порядок внесения записи об увольнении упоминается в части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ и пункте 18 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В соответствии с приведенными нормами внести запись в трудовую книжку необходимо со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи и пункт статьи Трудового кодекса РФ.

Вместе с тем, пункт 13 указанных Правил уточняет, что трудовая книжка заполняется в порядке, установленном Минздравсоцразвития России. В настоящий момент такой порядок предусмотрен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая утверждена постановлением Минздравсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69. Положения пунктов 5.2–5.5 данной Инструкции устанавливают, что при внесении записи об увольнении ссылку на норму законодательства следует оформить, указав сначала пункт, а затем статью Трудового кодекса РФ.

С учетом вышесказанного при заполнении трудовых книжек работодателям необходимо следовать положениям Инструкции, утвержденной постановлением Минздравсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69, как специальным нормам, которые имеют приоритет над общими.

Проставление печати при увольнении

Ситуация:  Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя и организация применяет печать в своей работе.

Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации. При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.

Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении, заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Ситуация:  Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника

Данный момент законодательство не конкретизирует.

Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.

При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:

  • текст на оттиске;
  • подпись должностного лица;
  • расшифровка подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.

Ситуация:  Как поступить, если поставленную в трудовую книжку печать плохо видно

Прямой ответ на данный вопрос в законодательстве отсутствует.

Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Печать должна позволять соотнести записи, которые сделаны в трудовой книжке, с конкретной организацией. В том числе по ее ОГРН и месту расположения – данным, которые отражают на оттиске печати, помимо названия организации и ее правовой формы (ООО, ОАО и т. п.). Это значит, что печать должна быть хорошо читаема.

С учетом указанного на практике сложился такой подход: если при проставлении печати в трудовой книжке ее оттиск не очень хорошо видно, но все реквизиты читаемы, то дополнительных действий не требуется. Если печать видно плохо, а именно все ее реквизиты или их часть нечитаемы, то рядом следует проставить печать еще раз, чтобы данные свободно прочитывались.

Ситуация:  Можно ли в трудовой книжке при оформлении записи об увольнении подписи сторон и печать организации поставить не в строках, а ниже – там, где стоят номера страниц

Прямого запрета на заверение записей вне строк трудовой книжки законодательство не содержит. Вместе с тем, отражаемые в трудовой книжке сведения вносят построчно (п. 2.4, 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Поэтому вносить заверяющие подписи и печать при ее наличии в организации вне строк трудовой книжки (в промежутках с нумерацией страниц трудовой книжки) не рекомендуется. Подписи и печать следует перенести на следующий разворот. Если раздел трудовой книжки для сведений о работе заполнен и на следующем развороте начинается другой раздел трудовой книжки, оформите вкладыш и внесите заверяющие записи и печать организации при ее наличии в него (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Ситуация:  Как указать Ф.И.О. лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при заверении записей в трудовой книжке увольняющегося сотрудника

В записях трудовой книжки не должно быть сокращений (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Это объясняется тем, что любые сокращения в записях могут исказить суть самой записи или затруднить ее понимание. Например, при сокращении наименования должности может быть неясно, наименование какой именно должности сокращено, что может отрицательно сказаться на назначении льгот сотруднику, если должность такие льготы подразумевает. При сокращения названия документа-основания может быть неясен его вид. Например, приказ или протокол при сокращении до «пр.» и т. п.

При этом указанное требование о недопустимости сокращений относится именно к записям в трудовой книжке, которые отражают реальные факты трудовой деятельности сотрудника: прием на работу, перевод, увольнение и т. п. По окончании работы в организации, то есть при увольнении сотрудника все записи заверяют подписью ответственного лица. На такую заверяющую запись требование об отсутствии сокращений уже не распространяется. Требования к реквизиту «Подпись» установлены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи, которая включает инициалы и фамилию (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Инициалы в подписи при наличии фамилии, должности и личной подписи позволяют идентифицировать ответственное лицо без каких-либо затруднений.

Исходя из указанного при заверении записей в трудовой книжке увольняющегося сотрудника достаточно отразить фамилию и инициалы лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации. Прописывать имя и отчество ответственного сотрудника полностью не обязательно.

Вкладыш в трудовую книжку

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку(п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Место в трудовой книжке, где нужно ставить штамп, законодательством не предусмотрено. На практике штамп ставят в верхнем правом углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Ситуация:  Можно ли прикрепить вкладыш в трудовую книжку степлером или скрепками

Нет, нельзя.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Использовать степлер или скрепки для закрепления вкладыша неправомерно. Его необходимо именно вшить. Качество, цвет ниток и способ их прикрепления законодательство не регулирует, поэтому работодатель решает эти вопросы по своему усмотрению. Такой порядок следует из положений пункта 38 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация:  Можно ли в трудовую книжку советского образца вшить вкладыш нового образца

Да, можно.

Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились все свободные графы, то для внесения последующих записей в соответствующий раздел необходимо вшить вкладыш (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Это правило действует независимо от того, какую трудовую книжку предъявил сотрудник при приеме на работу, старого или нового образца.

Имеющиеся у сотрудников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не запрещают вшитие вкладыша в трудовые книжки советского образца.

Таким образом, в трудовую книжку советского образца можно вшить вкладыш нового образца.

Ситуация:  Можно ли вместо вкладыша вшить новую трудовую книжку

Нет, нельзя.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш. Работодатель должен оформить и вести вкладыш в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Об этом сказано в пункте 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, законодательство не предусматривает возможности вшивать трудовую книжку вместо вкладыша. Все записи, произведенные в таком «вкладыше», будут признаны недействительными, и их придется подтверждать в установленном порядке.

Ситуация:  Можно ли вшить вкладыш в трудовую книжку «про запас»

Законодательство такой возможности не предусматривает.

Вкладыш в трудовую книжку вшивают, когда в ней закончилось место (графы) в одном из разделов, который работодателю необходимо заполнить (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Возможность вшивать вкладыш на будущее («про запас») трудовое законодательство не предусматривает.

Если вкладыш все же будет вшит, очевидного нарушения законодательства о труде, за которое организацию могли бы привлечь к ответственности, не возникнет. Трудовая книжка, в которую вшит вкладыш «про запас», также не становится недействительной. Это значит, что удалять заранее вшитый вкладыш уже не стоит. Однако у организации могут появиться сложности с взиманием платы за вкладыш. Сотрудник может отказаться оплачивать вшитый «про запас» вкладыш, необходимости в оформлении которого не было, а возможно, и не возникнет в будущем (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Если сотрудник откажется возместить стоимость вкладыша, то удержать его стоимость по своей инициативе или требовать такой оплаты через суд работодатель не вправе (ст. 137 ТК РФ).

Ситуация:  Нужно ли при подшивании вкладыша в трудовую книжку отрывать у него корочку

Действующее законодательство напрямую не регулирует данный вопрос.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку нужно вшить вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). То есть речь идет о вшивании именно вкладыша, а не отдельных его частей. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и предполагает наличие у него корки.

Таким образом, вкладыш следует вшить в трудовую книжку вместе с корочкой.

Ситуация:  Как поступить, если трудовая книжка и вкладыш к ней заполнены

Если трудовая книжка и выданный к ней вкладыш полностью заполнены, выдайте сотруднику еще один вкладыш в трудовую книжку в общем порядке.

При выдаче второго вкладыша в трудовой книжке поставьте второй штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки, ниже первого штампа (если есть место) или рядом с ним.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать второй вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике второй вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой уже вшитого первого вкладыша с тем, чтобы они образовывали продолжение.

Ситуация:  как поступить, если запись о работе начали в трудовой книжке, но места в разделе не хватило для ее завершения

Если при внесении записи в трудовую книжку места в разделе не осталось, то необходимо оформить вкладыш и внести окончание записи уже во вкладыш (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Дублировать во вкладыше запись с самого начала и признавать недействительной начало записи в трудовой книжке не нужно.

Совет редактора:

Для лучшего восприятия информации разрывать одну запись в трудовой книжке и вкладыше не рекомендуется. Поэтому, если видно, что места в трудовой книжке осталось мало, внесите запись сразу во вкладыш, оставив несколько пустых строк в трудовой. Последовательная нумерация записей в книжке и вкладыше подтвердит, что пропуска в сведениях нет.

Совет редактора:

Незаполненный разворот

Ситуация:  Как поступить, если в трудовой книжке пропущены страницы (не заполнен разворот). Например, заполнены вторая и третья страницы книжки, а затем сразу шестая и седьмая

В данной ситуации работодателю не следует делать какие-либо записи на незаполненном развороте трудовой книжки.

Если внесенные в трудовую книжку записи корректны (в частности, пункты идут по порядку) и соответствуют действительности, то наличие незаполненного разворота никак не влияет на содержание трудовой книжки, не делает ее недействительной или пришедшей в негодность. Наличие пустого разворота не влечет отрицательных последствий и для сотрудника и не влияет на порядок определения стажа, подтвержденного корректными записями. Таким образом, пропуск листов в трудовой книжке не требует каких-либо действий со стороны работодателя. Продолжать вносить записи в трудовую книжку следует в общем порядке – после последней внесенной записи о работе.

Такие выводы следуют из пункта 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 и раздела III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Записи с избыточными сведениями

Ситуация:  Считается ли запись в трудовой книжке действительной, если в нее внесены дополнительные и уточняющие сведения. Например, указана причина перевода или срочность трудовых отношений

Да, считается.

В некоторых случаях внесение дополнительных и уточняющих сведений при заполнении трудовой книжки прямо предусмотрено правилами ее заполнения. Это, например, сведения о структурном подразделении, присвоении нового разряда, основаниях увольнения (п. 3.1, 5.3–5.6, 6.1, 6.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минздравсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69).

При этом ни Инструкция, утвержденная постановлением Минздравсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69, ни Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, которые определяют порядок заполнения трудовых книжек, не содержат дословных формулировок записей, а также запрета на внесение каких-либо уточняющих сведений. Таким образом, наличие в записях уточняющих сведений не делает их недействительными, если такие сведения не искажают смысл самой записи. При этом без необходимости уточнять записи не следует.

Нет записи об увольнении с предыдущего места

Ситуация:  Как внести в трудовую книжку запись о приеме сотрудника на работу. Сотрудник представил трудовую книжку, где с последнего места работы нет записи об увольнении. По словам сотрудника, организация, в которой он работал, исчезла

Если в трудовой книжке сотрудника не стоит записи об увольнении с предыдущего места работы, новый работодатель вправе:

Если сотрудник хочет устроиться на основное место работы, в его трудовой книжке должна стоять запись об увольнении с предыдущего места работы (п. 15–19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись об увольнении должна внести организация, которая приняла его на работу. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Оснований для внесения этой записи новым работодателем нет. Заполнять трудовую книжку со слов сотрудника (иных лиц) не допускается (абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Вопрос о том, кем и на основании какого документа может вноситься запись в трудовую книжку, если организация, в которой прежде работал сотрудник, исчезла, законодательно не урегулирован. Однако основанием для внесения записи об увольнении сотрудника могут стать документы о ликвидации работодателя, полученные по запросу из налоговой инспекции. На основании таких документов (их копий) новый работодатель вправе сделать запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника. Такая возможность следует из пункта 5.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 16, 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кроме того, сотрудник может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или в суд (ст. 352, 391 ТК РФ, ст. 265-267 ГПК РФ). Это связано с тем, что отсутствие записи об увольнении сотрудника затрудняет его дальнейшее трудоустройство. То есть нарушаются конституционные права гражданина (п. 1 ст. 37 Конституции РФ). На основании судебного решения новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку сотрудника и принять его на работу (абз. 2 п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Ответственность за несвоевременное оформление записей

Ситуация:  Какая ответственность предусмотрена за несвоевременное оформление записей в трудовой книжке

Несвоевременное оформление записей в трудовой книжке является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, к ответственности может быть привлечен сотрудник, который отвечает за ведение трудовых книжек в организации. Помимо административной ответственности со стороны контролирующих органов, его может привлечь и работодатель к дисциплинарной ответственности (ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 192 ТК РФ).

Следует отметить, что административная ответственность за несвоевременное заполнение трудовой книжки может наступить одновременно и для организации, и для ответственного за заполнение книжек сотрудника (ч. 3 ст. 2.1 КоАП РФ).