Наличные расчеты

Типовые проводки и первичные документы
ОПЕРАЦИЯДЕБЕТКРЕДИТПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Признана наличная выручка от реализации товара5090 субсчет «Выручка»Справка-отчет кассира-операциониста, приходный кассовый ордер
Списана фактическая себестоимость реализованного товара (готовой продукции)90 субсчет «Себестоимость продаж»41 (43)Бухгалтерская справка
Начислен НДС с выручки90 субсчет «Налог на добавленную стоимость»68 субсчет «Расчеты по НДС»Бухгалтерская справка

Цели, на которые можно направить наличную выручку. Расходовать наличную выручку из кассы можно только на следующие цели:

– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

– выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;

– выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;

– оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

– выдача наличных денег работникам под отчет;

– возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Из наличной выручки можно выдавать подотчетные в любой сумме. Лимит в сумме 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У.

Однако если работник будет оплачивать товары или услуги для компании, рассчитаться наличными можно только в пределах 100 000 руб. Соблюдать лимит нужно, если работник использует наличные деньги для расчетов по договорам с организациями или предпринимателями, которые он заключил на основании доверенности. Либо по другим договорам, которые компания подписала с контрагентами. Например, если работник приобретает для компании товары на основании доверенности, оплатить наличными поставщику можно не более 100 000 руб.

Если расчеты не связаны с договорами, заключенными от имени компании, лимит применять не нужно. К примеру, если работник в командировке оплатил услуги химчистки.

Предприниматели вправе забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в банк, а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы. Ограничений по сумме тоже нет – бизнесмен может взять из кассы всю накопившуюся выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

В кассовых правилах есть и ограничения. В пункте 4 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по ценным бумагам, договорам аренды недвижимости, займам, а также организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора – физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор – с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости. Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании Банка России от 07.10.2014 № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду движимого имущества данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Не обязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем. Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора – и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или директор, который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан – процентный или беспроцентный.

Лимит расчетов наличными. Лимит расчетов наличными составляет 100 000 руб. по одному договору. То есть в предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

Все участники наличных расчетов (любые юридические лица и предприниматели) имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У). За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП). Административная ответственность установлена за сверхлимитные расчеты. Поскольку участниками наличных расчетов являются обе стороны договора, налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это разрешает пункт 5 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У. Также в правилах уточнили, что понимать под платежами по одному договору. Это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2014 № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример 

Две компании заключили договор оказания услуг сроком на два месяца (ноябрь-декабрь). Цена договора – 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 31 декабря. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он решил только 10 февраля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик может внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Как рассчитать лимит по кассе. Компании вправе считать лимит остатка наличных в кассе как из объема поступлений, так и из объема выдачи наличных (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Для определения лимита остатка наличных денег компания учитывает объем поступлений наличных за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем поступлений наличных денег). Лимит остатка нужно закрепить приказом по предприятию (образец ниже).

Лимит остатка наличных денег исходя из поступлений рассчитывается по формуле:

L = V : P ? Nc,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом выручки этих подразделений;

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег в рабочих днях. При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений, а также динамика за аналогичные периоды прошлых лет (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);

Nc – период времени между днями сдачи в банк наличных денег в рабочих днях. Он не должен превышать семи рабочих дней, а в населенном пункте, в котором нет банка, – 14 рабочих дней.

При определении Nс могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности организации (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

Если организация рассчитывает лимит остатка наличных денег исходя из выданных сумм, формула расчета будет следующая:

L = R : P ? Nn,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам, за расчетный период в рублях. Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, учитывает средства, хранящиеся в этих подразделениях;

Р – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег в рабочих днях. При его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдачи, а также динамика за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица;

Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для работников, в рабочих днях. Он не должен превышать семи рабочих дней. А в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней.

Получается, можно посчитать предельную сумму наличных по двум формулам, выбрать более выгодный вариант и утвердить новый повышенный лимит. Так, если наличная выручка в компании незначительная, выгоднее установить лимит исходя из суммы расходов, а не доходов.

В то же время для компаний, у которых нет наличных поступлений, новый порядок ничего не меняет. Ведь эти организации в любом случае не смогут воспользоваться формулой, привязанной к доходам.

Устанавливать лимит кассы нужно в рублях без копеек. В этой части правила не поменялись. Но по каким правилам округлять итоговую сумму, если она получилась в рублях и копейках, указание умалчивает.

Поэтому остается ориентироваться на разъяснения ФНС по старому кассовому порядку. Из них следует, что округлять лимит нужно по правилам математики (письмо ФНС от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116). То есть сумму меньше 50 коп. нужно отбросить, а сумму в 50 коп. и больше округлить до рубля.

Новый лимит кассы компания имеет право утвердить на любой период, не обязательно строго на год. Либо можно не указывать срок, в течение которого действует лимит. Тогда не понадобится отслеживать сроки действия лимита и периодически его переутверждать.

Если компания решила пересчитать лимит по более выгодной формуле, стоит приложить к новому приказу расшифровку расчета. Тогда на проверке не понадобится вспоминать, откуда взялась итоговая сумма лимита, и доказывать налоговикам, что его рассчитали без ошибок.

Пример 

Для расчета лимита компания использует показатели за период с 9 января по 31 марта 2018 года (55 рабочих дней). За указанный период компания получила наличную выручку 287 500 руб. Затраты, оплаченные подотчетниками, и другие наличные расходы (кроме зарплаты), составляют 582 700 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня.

Размер лимита исходя из наличной выручки равен 15 682 руб. (287 500 ?/ 55 дн. ? 3 дн.). Сумма лимита исходя из наличных расходов составляет 30 038 руб. (550 700 ? : 55 дн. ? 3 дн.). В данном случае компании выгоднее установить лимит на основании объема выдачи наличных.

Кто и когда вправе отказаться от лимита кассы. Представители малого бизнеса и индивидуальные предприниматели вправе работать как с лимитом, так и без лимита – на свое усмотрение (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210У). Компании, которая хочет отказаться от лимита, надо издать приказ. Из него должно следовать, что в компании больше не будет действовать лимит остатка наличных в кассе. Кроме того, надо прописать, с какой даты отменяется прежний лимит. Если приказ не составить, налоговики на проверке могут решить, что лимит все еще действует. А за его превышение организацию оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

Обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет. Для подразделения, которое сдает наличные на банковский счет, необходимо установить отдельный лимит остатка денег в кассе. К обособленным относятся любые подразделения компании, в которых оборудовано как минимум одно рабочее место (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

В правилах не сказано, что при расчете лимита наличных денег в кассе подразделения нужно использовать ту же формулу, что и для компании в целом.

Это означает, что можно выбрать наиболее выгодный способ расчета лимита. Например, головной офис компании определяет лимит кассы исходя из наличных расходов. А обособленное подразделение использует показатели наличной выручки, так как получает оплату за товары от покупателей. Впрочем, как к такому порядку расчета отнесутся налоговики, сказать сложно. Поэтому компании, которая стремится максимально оградить себя от лишних вопросов проверяющих, стоит применять для головного и дополнительного офисов единую формулу расчета.

Обособленное подразделение сдает выручку в кассу головного офиса. Если подразделение сдает деньги в кассу компании, а не на счет, то в компании должен быть единый лимит остатка наличности. В него включаются максимальные суммы наличных, которые могут храниться в кассах каждого из обособленных подразделений у компаний (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Компания должна передать подразделению приказ, в котором установлен лимит кассы именно для этого подразделения. Значит, алгоритм действий должен быть таким. Сначала надо определить общую сумму лимита. При этом в расчет наличной выручки или расходов включите суммы, полученные или потраченные обособленными подразделениями. После этого распределите сумму лимита между головным офисом и подразделениями. В правилах не сказано, как это делать. Поэтому можно разделить лимит кассы по подразделениям на свое усмотрение.

Пример 

У компании есть два обособленных подразделения – магазины, которые сдают выручку в кассу головного офиса. Бухгалтер рассчитал лимит кассы исходя из наличной выручки компании за I квартал с учетом обособленных подразделений. Этот показатель составил 535 000 руб. Компания решила установить лимит для кассы головного офиса в размере 275 000 руб., для первого магазина – 90 000 руб., для второго – 170 000 руб.

 Ответственный за оформление кассовых документов. В Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У есть правила о том, кто в компании отвечает за оформление приходников и расходников. Раньше это мог быть только кто-то из работников компании – главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный директором, либо сам директор. Теперь правила позволяют директору доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать.

В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Печать на приходном кассовом ордере. Правила ведения кассовых операций требуют ставить на приходных кассовых ордерах специальный штамп кассира о проведении операций. Его оттиск требуется только на квитанции к приходному кассовому ордеру, то есть его отрывной части (п. 5.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Поэтому безопасно, если штамп не заходит на границы самого ордера, когда часть оттиска находится в нем, а часть – в квитанции. То есть штамп можно проставить либо рядом с надписью «М.П. (штампа)», либо прямо на ней. Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати кассира, не установлен. Однако ясно – штамп должен подтверждать проведение кассовой операции. То есть содержать реквизит «принято», «получено» или «оплачено».

При проверке налоговики могут потребовать, чтобы на штампе были еще и реквизиты организации, в частности наименование, ИНН, КПП. Но поскольку такого требования нет в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, компания вправе сама решить, какая информация будет на оттиске. Чтобы не спорить с инспекторами, есть смысл добавить данные компании. Еще штамп можно дополнить датой проведения операции, а также фамилией и инициалами кассира.

С 7 апреля 2015 года ООО и АО могут работать без круглой печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Тогда сведения о печати необходимо исключить из устава. В инспекцию нужно сдать те же документы, что при дополнении устава.

Оформление расходных кассовых ордеров. В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки не требуется. Обязательна лишь собственноручная подпись получателя (п. 6.2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Таким образом, расшифровывать полученную сумму можно двумя способами.

Первый – сумму можно напечатать на компьютере. Второй – написать от руки.

В расходниках компаний, где есть главный бухгалтер (бухгалтер) и кассир, не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха (п. 4.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели. Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках была подпись руководителя компании.

Расходные кассовые ордера можно оформлять также только в электронной форме. Но тогда в них должны быть электронные подписи.

Онлайн-ККТ. В настоящее время большинство компаний перешли на онлайн-ККТ. Новые кассы передают информацию о пробитых чеках по интернету в ФНС через оператора фискальных данных.

С 1 июля 2018 года компании пробивают чеки при любых безналичных расчетах с физлицами. Дело в том, что применять онлайн-ККТ надо при расчетах за товары, работы, услуги. А расчеты – это выплаты, получение денег наличными и в безналичном порядке. До 1 июля 2018 года при безналичных оплатах без карт пробивать чеки не требовалось (п. 9 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290ФЗ).

Если компания применяет онлайн-ККТ, можно не оформлять формы КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 (письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Нужен ли чек, если «физик» оплатил товар через банк. Формально поправки разрешают до июля 2019 года не применять ККТ при безналичных расчетах с физлицами без электронного средства платежа. На практике продавец не может контролировать, каким безналичным способом покупатели переведут деньги. Например, продавец выдал покупателю счет на оплату. Если физлицо оплатит наличными через кредитную организацию, применять ККТ не обязательно.

При оплате счета картой через банк или интернет продавцу надо пробить чек. Удобнее сразу купить кассу для расчетов с населением и пробивать чеки на все оплаты. За лишний чек проверяющие не оштрафуют.

Если физлицо перечислило оплату напрямую в банк, чек надо будет пробить в момент, когда банк сообщит продавцу о поступлении платежа. Такой вывод следует из письма Минфина от 21.07.2017 № 030115/24312. Когда еще нужно или не нужно выдавать чеки, смотрите в таблице на следующей странице.

Когда нужно, а когда не нужно использовать ККТ
ВОПРОС    ОТВЕТ
Покупатель – физическое лицо покупает у компании товар в рассрочку. Оплата производится наличными. Надо ли применять онлайн-кассу? Если да, то в какой момент выбивать чеки и на какую сумму?Да, надо, компания должна применять онлайн-ККТ при продаже товаров физлицам в рассрочку. Выбивайте чек на каждую часть платежа в момент, когда получаете деньги
Покупатель – физическое лицо расплачивается за товар не личной, а корпоративной картой. Надо ли пробивать чек?Надо. Корпоративная карта – это электронное средство платежа. Такие карты привязаны к счету компании, и расчет осуществляется между двумя юридическими лицами с предъявлением электронного средства платежа, что требует фискализации
Один покупатель случайно перевел нам деньги с карты на счет. Потом оказалось, что он не хотел ничего покупать. Можно ли не оформлять чек на получение денег, если мы все равно будем их возвращать?Можно. Если деньги поступили не за товары, работы и услуги и бухгалтер не отразил операцию как реализацию. В противном случае нужно пробить чеки как на приход, так и на возврат
Физлица и предприниматели перечисляют деньги за аренду на расчетный счет компании со своих личных карт через приложение банка. Нужно ли пробить чек?Да, нужно пробивать чеки на арендные платежи и от физлиц, и от предпринимателей. Предприниматель, который платит деньги за аренду со своей личной карты, с точки зрения закона о ККТ обычное физическое лицо
Компании перечисляют друг другу оплату через Клиент Банк. Нужно пробивать чеки?Нет, не нужно. Когда одна компания отправляет другой платежку через Клиент Банк, это считается безналичной оплатой без предъявления электронного средства платежа. В таких ситуациях компания не обязана применять ККТ
Компания получает от покупателей – физлиц деньги по интернет-эквайрингу и по эквайрингу в офисе. В какой момент пробивать чек? Компания получает деньги на расчетный счет от банка одной суммой. Реестры по покупателям приходят на следующий день после того, как деньги поступают на расчетный счетПри продаже через офис и интернет-эквайринг пробейте чек в момент платежа
Предприниматель оплачивает услуги компании через банк: по объявлению на взнос наличными прямо на расчетный счет. Нужно ли применять кассу?Нет. При безналичных расчетах без предъявления электронных средств платежа между компанией и предпринимателем вы не обязаны применять кассу
Предприниматель ведет несколько видов деятельности в одном офисе продаж: ремонт техники, розничные продажи, покупка у физических лиц материалов. Можно ли использовать одну кассу?Да, можно. Количество касс зависит от количества торговых точек. К примеру, если у вас два офиса продаж, нужно будет завести две онлайн-кассы
Получили оплату от физлица через отделение банка наличными. Пробивать ли чек?Нет, при безналичных оплатах без электронного средства платежа не пробивайте чеки до 1 июля 2019 года. В новой редакции закона предусмотрели отсрочку
Получили оплату от физлица через отделение банка, оплата картой. Пробивать ли чек?Да. Банковская карта – это электронное средство платежа. Если покупатель перечислил деньги через отделение или банкомат, пробейте чек
Покупатель оплачивает товар двумя платежами – аванс и окончательный расчет. В какой момент указать в чеке товар?Зависит от того, известно ли наименование товара в момент, когда вы получаете аванс. Если неизвестно, то укажите его при окончательном расчете за товар. Если известно, то сразу
Надо ли выбивать чек при выплате зарплаты и при выдаче денег под отчет?Продавцов не обяжут выбивать чеки на любые безналичные платежи. Это стало ясно из новой версии закона. Чеки ККТ надо оформлять при расчетах. ФНС хотела уточнить в законе понятие «расчеты», чтобы никто не сомневался, когда нужны чеки, но получилось наоборот Из первой версии поправок многие сделали вывод, что чек необходим каждый раз, когда компания принимает или выдает деньги в наличной или безналичной форме. Например, можно было решить, что чек нужно выбивать, когда компания перечисляет зарплату или выдает под отчет. Определение в проекте подправили, и теперь стало ясно, что чеки нужны только при расчетах за товары, работы и услуги. Выдача зарплаты или подотчетных под это определение не подходит, поэтому выдавать кассовый чек работникам не потребуется
Выдавать ли чеки при выдаче займа?В новой версии Закона о ККТ законодатели привели новую трактовку термина «расчеты», при которых надо применять кассу. Под расчетами следует понимать в том числе «предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг». Если заем не используют для оплаты товаров, работ, услуг, чек формально не нужен. Но безопаснее его пробить

Нужна ли компании онлайн-касса при расчетах с «юриками». Пробивать чеки требуется, только если сторонние фирмы, индивидуальные предприниматели платят наличными или электронными средствами платежа. При остальных безналичных расчетах с компаниями и ИП касса не нужна (п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Когда потребуются «расходные» чеки. «Расходный» кассовый чек вам понадобится, например, при выплате выигрыша, если компания организует азартные игры. Это следует из определения расчетов в статье 1.1 Закона № 54-ФЗ.

Чаще всего кассовый чек подтверждает расчеты между пользователем кассы и покупателем. А вот, например, если выдали деньги под отчет, кассовая техника не нужна. Ведь операция не связана с оплатой за товары, работы, услуги. Тем более что подотчетник может не потратить деньги и вернуть их в кассу.

Когда подотчетник купит товары и принесет подтверждающие документы в бухгалтерию, чек тоже не нужен. В этот момент не происходит расчетов за товары, работы, услуги.

Кто может не применять онлайн-кассы. До 1 июля 2019 года ККТ могут не применять организации, которые получают оплату от населения за жилье, коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт. Такую льготу предусматривают новые поправки. Также до 1 июля компания вправе не пробивать чеки по операциям в рамках ЕНВД. При расчетах с клиентами в рамках общего режима освобождение не действует. До 1 июля 2019 года по требованию клиентов вмененщики обязаны выдавать квитанции об оплате, заменяющие кассовые чеки. 

Ряд компаний смогут работать без кассы и дальше. Например, при ремонте обуви, изготовлении ключей, услугах по присмотру за детьми. Этим фирмам не придется переходить на кассу и после 1 июля 2019 года.

До 1 июля 2019 года по услугам и работам населению можно выдавать БСО на бумаге по старым правилам. Однако старые БСО заменяют кассу только при расчетах наличными и картами через POS-терминал. При других безналичных способах с электронными средствами платежа выписать БСО на типографских бланках нельзя. Тогда надо применять кассовую технику.

Причем на онлайн-кассе можно формировать кассовый чек или электронный БСО. Отмечу, что у БСО и кассового чека одинаковые обязательные реквизиты. Касса передаст БСО в ФНС в режиме реального времени.

Как учесть расходы на кассу. Новый кассовый аппарат в бухучете спишите единовременно или через амортизацию. Сложите стоимость кассы с дополнительными расходами: на ее настройку, подключение к компьютеру, сканеру, бухгалтерской программе, программирование и регистрацию. Итог сравните с лимитом стоимости основных средств из бухгалтерской учетной политики. Обычно это 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Если стоимость кассы больше лимита, то учтите ее в основных средствах и начисляйте амортизацию. Если аппарат обошелся дешевле, то спишите расходы сразу.

Пример 

Компания купила:

– онлайн-кассу за 36 000 руб., в том числе НДС – 6000 руб.;

– сканер для штрихкода за 2950 руб. без НДС.

Сервисный центр настроил и запрограммировал ККТ за 12 980 руб. без НДС. Одновременно организация перечислила абонентскую плату за год оператору фискальных данных в сумме 3000 руб. без НДС.

В первоначальную стоимость бухгалтер включит только цену кассы и услуги по ее настройке. Сканер спишет сразу на дату передачи в эксплуатацию. Объединять его с кассовым аппаратом в один объект основных средств не нужно. У них разный срок полезного использования. Для онлайн-кассы компания установила срок пять лет, а для сканера – два года. Абонентскую плату ОФД будут списывать равными долями в течение года.

Бухгалтер подсчитал первоначальную стоимость кассы, получилось 42 980 руб. (36 000 – 6000 +12 980). Поскольку сумма превысила 40 000 руб., ККТ примут на учет как основное средство. А бухгалтер сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. – получили кассовый аппарат;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 6000 руб. – учли НДС со стоимости кассового аппарата;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 6000 руб. – НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 2950 руб. – получили сканер для штрихкода;

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 (76)
– 12 980 руб. – отразили услуги по настройке кассы;

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 51
– 3000 руб. – перечислена абонентская плата;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
– 42 980 руб. (30 000 + 12 980) – принято к учету основное средство;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10
– 2950 руб. – передали сканер в эксплуатацию;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
– 250 руб. – списали абонентскую плату за месяц.

Чтобы показать, как учесть кассу, на которую потратили меньше 40 000 руб., изменим условия примера.

Пример

Компания купила онлайн-кассу за 30 000 руб. без НДС, а сервисный центр настроил ее за 5000 руб. без НДС. Первоначальная стоимость в таком случае будет 35 000 руб. (30 000 + 5000).

Поэтому компания спишет ККТ в тот момент, когда начнет ее использовать.

Бухгалтер сделает такие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 30 000 руб. – получили онлайн-кассу;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
– 5000 руб. – списали расходы на настройку кассы;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10
– 30 000 руб. – передали кассу в эксплуатацию.

Компании, которые вправе применять упрощенные способы бухучета, могут учитывать в первоначальной стоимости только цену самой кассы. Дополнительные расходы включать не обязательно (п. 8.1 ПБУ 6/01).

Необходимость применения ККТ при выдаче и возврате займа, а также уплате процентов наличными. Применение контрольно-кассовой техники является обязательным при наличных расчетах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). При предоставлении, равно как и при возврате денежных займов и процентов по ним, не происходит реализации товаров (работ, услуг).

В новой редакции Закона № 54-ФЗ понятие расчетов расширили. Теперь кассу иногда надо применять при расчетах с работниками и подрядчиками. В расчеты входят зачет и возврат аванса, выдача и погашение займов и др.

При выдаче займов фирмы и ИП освобождены от ККТ до 1 июля 2019 года. А вот если «физик» гасит заем, то отсрочки нет, применять ККТ надо уже с 1 июля 2018 года. Столичное УФНС разъяснило. что если работник гасит заем, то надо применять ККТ (письмо УФНС по Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342).

К расчетам теперь относится «погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг». Неясность в том, надо ли пробивать чек, если заем нецелевой, то есть нигде в договоре не сказано, для каких целей фирма выдала деньги.

Фактически человек мог взять взаймы не для того, чтобы купить товары, а чтобы погасить налоги, заплатить штраф или расплатиться по личным долгам. Как считают в ФНС, целевая природа займа значения не имеет, но такой вывод из закона не следует. Поэтому если фирма не готова спорить, то после 1 июля 2018 года пробивайте чеки, если «физик» возвращает в кассу или переводит на расчетный счет любой заем, который ранее получил на личные нужды. Это наиболее безопасный вариант.

Если вы удерживаете долг у физлица из зарплаты, то пробивать кассовый чек не надо.

Сотрудник получил только электронный чек. Нужен ли бумажный. Нет, не нужен. Электронный чек подтвердит расходы, если в нем есть все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом № 54-ФЗ.

Электронный чек полностью заменяет бумажный. Если есть сомнения, по номеру чека бухгалтер может проверить, есть ли чек в фискальной базе. В этом поможет бесплатное мобильное приложение ФНС по проверке чеков. Бухгалтер может скачать его на свой смартфон из AppStore или GooglePlay.

По новым правилам покупатель вправе выбрать, какой чек взять:

– только бумажный;

– и бумажный, и электронный.

Исключение – интернет-магазины. Они после перехода на онлайн-ККТ вправе выдавать только электронные чеки (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Штрафы за неприменение ККТ. В настоящее время для каждого нарушения действует отдельный штраф. Но формулировки в законе нечеткие (ст. 14.5 КоАП). Есть штраф за неприменение ККТ – от 75 до 100 процентов от непробитой суммы, но не меньше 30 000 руб. А есть за невыдачу по требованию покупателя кассового чека или бланка строгой отчетности. Сумма этого штрафа – 10 000 руб. (см. таблицу ниже).

Кассир обязан выдать чек в любом случае, даже если покупатель его не просил (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Из формулировки этого пункта неясно, почему клиенты должны требовать чек и будет ли штраф, если его не просили.

Налоговики считают, что штраф будет в любом случае. Неважно, просил покупатель чек или нет. Покупатель вправе сам выбрать, какой чек взять у продавца:

– бумажный;

– электронный;

– и тот, и другой.

Если компания не исполнит любое из этих требований, будет штраф 10 000 руб. (письмо ФНС от 05.10.2016 № ЕД-4-20/18827). Если покупатель не просит чек, надо выдать бумажный. Ведь электронный чек компания отправляет, только если покупатель до оплаты дал адрес своей почты.

Кассовые штрафы
НАРУШЕНИЕШтраф или наказаниеСМЯГЧАЮЩИЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВА
ОРГАНИЗАЦИЯДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦОПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ
Расчеты без ККТ:    
– первое нарушениеШтраф от 75 до 100% суммы расчета без ККТ, минимум 30 тыс. руб.Штраф от 25 до 50% от суммы расчета без ККТ, минимум 10 тыс. руб.От штрафа или наказания за первое нарушение освободят, если добровольно: – заявите в инспекцию о нарушении; – подадите сведения и документы о нем, которых в ИФНС не было; – выполните правило, которое нарушили, до постановления по этому делу (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ)
– повторное нарушение при общей сумме расчетов без ККТ 1 млн руб. и болееПриостановление деятельности до 90 сутокДисквалификация от года до двух летПриостановление деятельности до 90 суток
Онлайн-ККТ не соответствует требованиям. Онлайн-ККТ неправильно зарегистрировали или перерегистрировалиПредупреждение или штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.
Нарушили порядок применения онлайн-ККТПредупреждение или штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.
Не выдали кассовый чек или БСО покупателю по его требованию:
– в электронной форме;
– на бумажном носителе
Предупреждение или штраф – 10 тыс. руб.Предупреждение или штраф – 2000 руб.
По запросу инспекции через «кабинет ККТ» документы направили позже срока или вовсе не представилиПредупреждение или штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.
Пассажиру не выдали кассовый чек или БСОШтраф 30 тыс. руб.Штраф 10 тыс. руб. Для водителя – 1000 руб.
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.