Денежные документы

Типовые проводки и первичные документы
ОПЕРАЦИЯДЕБЕТКРЕДИТПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приняты к учету денежные документы (билеты, талоны на бензин, путевки и т. п.)50 субсчет «Денежные документы»60 (76)Товарная накладная, журнал учета приема и выдачи денежных документов
Выданы работникам денежные документы71, 7350 субсчет «Денежные документы»Журнал учета приема и выдачи денежных документов

Что относится к денежным документам. Денежные документы – это, в частности, почтовые марки и оплаченные авиабилеты. Общий признак, характерный для денежных документов, – все они свидетельствуют о том, что расчеты между сторонами уже произведены, а услуга еще фактически не оказана. Но это не значит, что в качестве денежных документов можно квалифицировать все что угодно (см. таблицу ниже).

Что в учете компании-покупателя можно отражать как денежные документы, а что нет
ВИД ДОКУМЕНТАОТНОСИТСЯ ЛИ К ДЕНЕЖНЫМ ДОКУМЕНТАМПОЧЕМУ
Почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санаторииОтносятсяВсе эти документы прямо упомянуты в качестве денежных в Инструкции по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) и Методических указаниях по инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49)
Талоны на бензинОтносятся, но с оговоркойТалоны будут денежными документами, если они выданы на фиксированную сумму (например, на 500 руб. каждый). Если же талон на определенное количество литров, его следует учитывать за балансом на счете 006
Билеты на общественный транспорт, железнодорожные билеты, карты экспресс-оплаты за телефон и интернетОтносятсяВсе эти документы свидетельствуют о том, что расчеты между сторонами уже произведены, а услуга еще фактически не оказана
Государственные и муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги других организаций, в том числе долговые ценные бумаги, в которых дата и стоимость погашения определены (облигации, векселя)Не относятсяЗдесь речь идет о финансовых вложениях (п. 3 ПБУ 19/02). Значит, их нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения»
Корпоративные банковские картыНе относятсяПластиковая карта является собственностью банка, выдавшего ее. Значит, она должна быть учтена за балансом на счете 002 (п. 18 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н)

Компания оплатила почтовые марки или авиабилеты. Теперь их нужно отразить в учете. Для этого предназначен специальный субсчет «Денежные документы» к счету 50. Аналитический учет нужно вести по видам денежных документов. То есть придется вводить субсчета второго порядка. Проводка такая:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» КРЕДИТ 60 (76, 71)
– получены (приобретены) денежные документы.

Операции, связанные с поступлением денежных документов, равно как и их последующим движением, заносят в специальную ведомость или журнал. Компания может разработать бланк самостоятельно. Составлять журнал можно на бумаге либо в электронном виде. В действующем законодательстве никаких особых требований на сей счет нет.

Операции со всеми денежными документами можно отражать в одной ведомости. Заводить отдельный журнал на каждый тип документа не обязательно. А вот когда компания в силу специфики деятельности часто покупает, например, железнодорожные билеты, то для данного вида денежных документов имеет смысл оформить отдельную ведомость. Это пригодится для того, чтобы облегчить и упорядочить документооборот.

Пока денежные документы не будут использованы, списывать их стоимость на расходы нельзя. Ведь услуги еще фактически не оказаны. Значит, речь идет об авансе продавцу. Как правило, билеты и карты экспресс-оплаты выдают под отчет. Хотя возможен вариант, что, например, почтовые марки работник сам наклеит на конверт и отправит.

О том, что денежные документы переданы сотрудникам, делают отметку в ведомости.

Проводка будет такая:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– выданы сотруднику денежные документы (переданы под отчет).

Если компания купила для сотрудников путевки, проводка иная:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Выданные путевки» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– выдана работнику путевка в санаторий.

После того как сотрудники вернут использованные денежные документы, затраты можно списать. Это правило действует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В бухучете это расходы по обычным видам деятельности либо прочие (если речь идет о путевках). Что касается налогового учета, то никаких особенностей для денежных документов нет. Затраты списывают в зависимости от их назначения в соответствующей группе. Так, стоимость билетов на поезд или самолет обычно учитывают в составе командировочных, а почтовых марок – в составе расходов на услуги почты. Проводка такая:

ДЕБЕТ 20 (26, 44 …) КРЕДИТ 71
– списаны на расходы денежные документы (на основании авансового отчета).

Когда же билеты и иные документы под отчет не выдавались, проводка немного другая:

ДЕБЕТ 20 (26 …) КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– списаны на расходы денежные документы.

Сотрудники приобретают денежные документы самостоятельно. Если денежные документы приобретены через подотчетное лицо и сразу им использованы, то на счет 50 субсчет «Денежные документы» они не приходуются. Такой вывод следует из Инструкции к Плану счетов. Например, сотрудник в командировке приобрел авиабилет, чтобы вернуться обратно. В этом случае стоимость авиабилета после утверждения авансового отчета списывается на затраты. При этом организации не надо отдельно оформлять покупку документов и выдачу их подотчетному лицу, а также вести ведомость (книгу) учета движения денежных документов.

Пример

В командировке работник торговой компании самостоятельно приобрел обратный билет за 3540 руб. Сумма НДС в билете не выделена. Проводки такие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»
– 3540 руб. – выданы сотруднику денежные средства для покупки обратного авиабилета (в общей сумме аванса на командировку);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 3540 руб. – списана стоимость обратного билета.

Талоны на бензин. НДС. По своей сути талоны на бензин также являются денежными документами. Но несмотря на это, учитывать их корректнее все же на счете 10 «Материалы» субсчет «Топливо».

Дело в том, что, приобретая талоны на ГСМ, покупатель получает в собственность именно бензин, а не талоны. Просто горючее остается у топливной компании на ответственном хранении. А значит, приобретенное имущество должно учитываться в составе материально-производственных запасов.

Если же в договоре с топливной компанией прямо оговорено, что право собственности на бензин переходит к покупателю после непосредственной заправки топлива в бак (то есть после использования талонов), то в такой ситуации логичнее использовать субсчет «Денежные документы». Ведь в этом случае перечисленные деньги представляют собой по сути предоплату. Или счет 006 «Бланки строгой отчетности» – в ситуации, когда заправка по талонам производится по текущим, а не по фиксированным ценам и как следствие в них указано только количество топлива. На счете 006 выданные топливной компанией талоны учитываются в условной оценке.

Что касается НДС, приходящегося на купленные талоны на бензин, то он может приниматься к вычету в момент оприходования талонов при наличии счета-фактуры. Но только в том случае, если бензин переходит в собственность покупателя после того, как получены талоны, то есть после его отражения на счете 10 субсчет «Топливо».

Если же талоны сначала учитываются на счете 50 субсчет «Денежные документы» или на счете 006, то с вычетом входного НДС придется повременить до фактической заправки. То есть до того момента, когда бензин перейдет в собственность к покупателю и можно будет определить его количество и цену.

Карты экспресс-оплаты. Бухгалтерский учет и НДС. В бухгалтерском учете карты экспресс-оплаты и интернет-карты после их приобретения отражаются по дебету счета 50 субсчет «Денежные документы». После же их активирования делаются записи:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– активирована карта экспресс-оплаты или интернет-карта;

либо:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы»
– выдана работнику карта экспресс-оплаты или интернет-карта;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71
– активирована карта экспресс-оплаты или интернет-карта.

Использование субсчета к счету 60 «Авансы выданные» связано с тем, что в момент активирования карты услуга связи еще не оказана. И сумма на карте есть не что иное, как предоплата оператору связи.

Именно поэтому в момент покупки карт или их активирования принять налог к вычету нельзя. НДС принимается к вычету по мере их использования в размере, соответствующем фактическим затратам на сотовую связь или интернет.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.