Отпускные

Типовые проводки и первичные документы
ОПЕРАЦИЯДЕБЕТКРЕДИТПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Создан резерв на оплату отпусков20 (23, 25, 26, 29, 44 …)96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»Учетная политика организации, бухгалтерская справка
Начислены отпускные и взносы за счет резерва96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»70, 69Приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска, бухгалтерская справка
Начислены отпускные и взносы, если компания является малой и не создает резерв на оплату отпусков20, 23, 25, 26, 29, 44 …70, 69Приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска, бухгалтерская справка
Удержан НДФЛ7068 субсчет «Расчеты по НДФЛ»Регистр для расчета НДФЛ
Выплачены отпускные за вычетом НДФЛ7050 (51)Расходный кассовый ордер, платежное поручение
Списана в затраты сумма отпускных, превышающая созданный резерв20 (23, 25, 26, 29, 44 …)96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»Бухгалтерская справка
Резерв сторнирован на сумму, превышающую начисленные отпускные20 (23, 25, 26, 29, 44 …)96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»Бухгалтерская справка

Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В налоговом учете начисленные отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК). При этом отражать их в учете нужно в том периоде, к которому они относятся (п. 4 ст. 272 НК). Поэтому, если организация считает налог на прибыль методом начисления, часть отпускных, приходящихся на следующий месяц, должна быть включена в расходы именно этого месяца. Об этом сказано, например, в письме Минфина от 23.07.2012 № 03-03-06/1/356.

В бухгалтерском учете действует иной порядок. С 2011 года формировать резерв на оплату отпусков должны все организации, за исключением малых, не являющихся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг.

Если организация к малым не относится, ей необходимо постоянно оценивать и учитывать предстоящие расходы по выплате отпускных. Такие правила установлены для оценочных обязательств в ПБУ 8/2010.

Величина резерва в бухучете должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на отпускные (п. 15 ПБУ 8/2010). Однако конкретная методика определения величины резерва законодательно не предусмотрена. Поэтому ее надо определить самостоятельно и закрепить в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Оценивать предполагаемую сумму расходов, которая понадобится для выплаты отпускных, надо как минимум ежегодно – перед составлением отчетности. Если величина резерва на оплату отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 8/2010).

Раз в бухучете у вас есть резерв под отпускные, значит, за счет него вы будете списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года вы учитываете в расходах только отчисления в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). А сами отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включайте. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных. Ведь по ним также создается резерв.

Подчеркнем, что для начисления отпускных надо использовать строго суммы, зарезервированные на счете 96. Если же суммы резерва не хватит для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных, то разницу можно отнести на затраты в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010). При этом НДФЛ удержать и перечислить требуется сразу со всей суммы отпускных при их выдаче.

Страховые взносы нужно отразить в том периоде, когда компания их начислила. Даже если отпуск начинается уже в следующем квартале. К такому выводу пришли чиновники (письмо Минтруда от 17.06.2015 № 17-4/ В-298).

Пример 

А.К. Антонов ушел отдыхать 1 апреля, отпускные ему выдали 27 марта. Н.Н. Петров взял отпуск 4 апреля, отпускные получил 29 марта. Бухгалтер включил взносы с отпускных обоих сотрудников в РСВ и декларацию по налогу на прибыль за I квартал. Но сами отпускные попадут в декларацию по налогу на прибыль только за полугодие.

Определение расчетного периода. Общие правила расчета отпускных определяет статья 139 ТК. Именно в этой статье установлено, что отпуск оплачивается исходя из среднедневного заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е или 29-е число включительно).

Часть шестая статьи 139 ТК позволяет организации предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положения работников.

Среднедневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3. Последний показатель – это среднемесячное число календарных дней за вычетом федеральных праздников.

Расчет количества календарных дней, если расчетный период отработан не полностью. В таком случае количество календарных дней, приходящихся на время, фактически отработанное в расчетном периоде, рассчитывается так:

К = 29,3 дн. × М + (29,3 дн. : Кдн1 × Котр1 + 29,3 дн. : Кдн2 × Котр2…),

где К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1, Кдн2… – количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1, Котр2… – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Далее отпускные рассчитываются по формуле:

О = ЗП : К × Д,

где О – сумма отпускных;

ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;

К – количество календарных дней;

Д – количество календарных дней отпуска.

Пример

Работнику ООО «Радуга» П.А. Смирнову установлен оклад в размере 22 000 руб. в месяц. С 18 марта 2019 года он уходил в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период – с марта 2018 года по февраль 2019 года включительно.

При этом работник в период с 10 по 23 декабря 2018 года был в отпуске (всего 14 календарных дней), отработал в этом месяце 11 дней (на них приходится 17 календарных дней), а заработок составил 11 523,81 руб. (22 000 ₽ : 21 дн. × 11 дн.). Остальные 11 месяцев отработаны полностью.

Пошаговый расчет

ПОКАЗАТЕЛЬРАСЧЕТ
Количество дней, которое необходимо принять в расчет11 мес. × 29,3 дн. + (29,3 дн. : 31 дн. × 17 дн.) = 338,3678 дн.
Средняя зарплата, сохраняемая на период отпуска(22 000 ₽ × 11 мес. + 11 523,81 ₽) : 338,3678 дн. × 14 дн. = 10 489,57 ₽

До какого знака надо округлять число календарных дней, приходящихся на отработанное время? Четких правил тут нет. Вы можете округлять до второго знака, до четвертого или же не округлять вовсе. Соответственно, чем больше у вас знаков после запятой, тем точнее расчет.

В расчетном периоде начислена премия. При расчете отпускных учитываются только премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной за одни и те же показатели. То есть премия учитывается даже в том случае, если она выплачена за период, который полностью или частично выпал из расчетного. Важно, чтобы момент начисления премии попал в расчетный период.

Если премия начислена в одном из месяцев расчетного периода, ее надо учитывать. Не важно, за какой период ее выдают. Если расчетный период отработан полностью, все премии, принимаемые в расчет, включаются в общий заработок в той сумме, в которой они начислены. Но только если период, за который начислены премии одного вида, не превышает расчетного (п. 15 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Пример 

Сотруднику ООО «Радуга» В.С. Соловьеву предоставлялся отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 5 февраля 2019 года. Расчетный период (февраль 2018 года – январь 2019 года) отработан Соловьевым полностью. За этот период ему начислены четыре квартальные премии, и одна из них в феврале 2018 года. В этом случае при расчете отпускных должны быть учтены все квартальные премии. Ведь они начислены в пределах расчетного периода.

Премия начислена за пределами расчетного периода. Если премия начислена за тот период, который частично или полностью попал в расчетный, но сам месяц ее начисления оказался за его пределами, такая премия при расчете отпускных не учитывается.

Пример

Сотрудник ООО «Радуга» П.А. Поляков в марте 2019 года был в очередном отпуске продолжительностью 28 календарных дней. Отпускные ему посчитали исходя из его заработка за период с марта 2018 года по февраль 2019 года включительно. Расчетный период отработан Поляковым полностью.

В марте 2019 года всем сотрудникам организации была начислена премия по итогам работы в IV квартале 2018 года. Однако, несмотря на то что этот квартал попал в расчетный период целиком, пересчитывать отпускные, выплаченные Полякову, оснований нет.

Другой важный нюанс – период, за который выплачиваются премии, не должен превышать расчетный. Это касается премий за период работы свыше месяца (за исключением вознаграждений по итогам работы за год). Например, в расчет можно принять только четыре квартальные премии. Расчетному периоду (12 месяцам) соответствуют четыре квартальные премии (4 × 3 мес.).

Сотруднику выплачена годовая премия. Независимо от времени начисления премию, выплаченную за предшествующий календарный год, нужно учесть при расчете отпускных в текущем году. Учитывается только премия, начисленная за предшествующий календарный год. То есть в 2019 году можно учесть только премию, выплаченную за 2018 год.

Премия выплачена за период, который полностью отработан и целиком попадает в расчетный период, но сам расчетный период отработан не полностью. Представим типичную ситуацию. За один из кварталов расчетного периода выдана премия. Этот квартал сотрудник отработал целиком. Однако в других кварталах расчетного периода были и не полностью отработанные месяцы (скажем, работник был в отпуске или болел). Несмотря на это, премию за полностью отработанный квартал можно учесть при расчете отпускных целиком.

Пример 

В марте 2019 года сотрудник был в отпуске в течение 14 календарных дней, расчетный период – март 2018 года – февраль 2019 года. В нем не отработано 10 рабочих дней в октябре 2018 года (сотрудник был в отпуске). При этом в ноябре 2018 года работнику была выплачена премия за III квартал 2018 года – 8000 руб. В этом случае при определении среднего заработка квартальную премию можно учесть целиком. Даже несмотря на то, что в расчетном периоде есть неотработанные месяцы.

Премия выдана за период, который отработан не полностью, но целиком попадает в расчетный период. Для наглядности вновь воспользуемся примером с квартальной премией. Предположим, что в квартале, за который начислили премию, сотрудник болел. В этом случае также можно учесть премию целиком. Но только если она начислена за фактически отработанное время.

Чтобы учесть премию целиком при ее начислении, в положение о премировании надо включить примерно такую формулировку: «Премия начислена с учетом трудовых показателей и исходя из фактически отработанного времени». Отработаны полностью или нет другие месяцы (кварталы) расчетного периода, не важно. Если же в приказе о выдаче премии такой формулировки не будет, премию придется распределять пропорционально отработанному времени в расчетном периоде (п. 15 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Премия выплачена в том числе за месяцы, не вошедшие в расчетный период. Расчетный период отработан не полностью. В этом случае ситуация меняется. Дело в том, что в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением № 922, сказано, что не нужно распределять премии, начисленные «за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.)».

Иными словами, делают вывод чиновники, чтобы учесть премию целиком, она должна быть начислена только за те месяцы, которые попадают в расчетный период (см. схему ниже).

Самый яркий пример – годовая премия. Например, сотрудник идет в отпуск в сентябре, а в феврале ему была начислена премия по итогам работы за прошлый год. Расчетный период отработан не полностью и при этом не совпадает с периодом, за который начислена премия. В таком случае годовая премия учитывается пропорционально отработанному времени. Именно так трактуют чиновники пункт 15 Положения, утвержденного постановлением № 922 (письмо Минздравсоцразвития от 05.03.2008 № 535-17).

У отпускника повысился оклад. Не всякое повышение требует пересчета. Общее правило таково: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. То есть, если, скажем, зарплата выросла только у главбуха, новый оклад берется с момента повышения, и пересчет прежних выплат делать не нужно.

А если приказом по организации увеличены оклады всем сотрудникам бухгалтерии, то в такой ситуации отпускные подлежат корректировке.

В разных подразделениях повышение зарплат происходит в разное время. Представим такую ситуацию. Оклады выросли у всех сотрудников компании, но не сразу, а постепенно. Работникам одних отделов подняли зарплату с 1 января 2019 года, а другим – с 1 февраля 2019 года. Нужно ли учитывать это повышение при расчете среднего заработка для расчета отпускных?

Да, нужно. В пункте 16 Положения четко сказано, что средний заработок работников возрастает при повышении тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) в организации (филиале, структурном подразделении). При этом никаких дополнительных условий постановление № 922 не предусматривает.

Когда рост окладов происходит поэтапно в структурных подразделениях организации, такое повышение нужно учесть при расчете среднего заработка.

В рамках одного подразделения зарплата повышалась постепенно. Теперь разберем такой случай: оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например, начальнику отдела и заму повысили оклады с 1 января, а остальным сотрудникам – с 1 февраля. В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо. Ведь в таком случае нельзя говорить о том, что оклады повышены всем работникам структурного подразделения одновременно.

И этим часто пользуются работодатели, чтобы не корректировать впоследствии отпускные. Но при этом следует учитывать, что оклады сотрудникам, занимающим одинаковые должности и выполняющим одинаковые обязанности, трудовое законодательство не позволяет повышать в разное время. Ведь работники должны получать равную оплату за труд равной ценности.

Оклад сотрудника повысился. Выплаты, которые надо учесть при пересчете. В таком случае корректировать нужно только те выплаты, которые увеличиваются вместе с окладом, то есть зависят от него. Иными словами, если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно. А вот если она установлена в процентах к окладу, тогда она также подлежит корректировке. Причем процент, на который повысился оклад, должен быть фиксированным, а не плавающим.

Пример

Бухгалтер ООО «Радуга» П.С. Соловьева в марте 2019 года находилась в отпуске 14 календарных дней. В расчетный период вошло время с марта 2018 года по февраль 2019 года. При этом с 1 октября 2018 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии.

Оклад Соловьевой вырос с 32 000 руб. до 38 400 руб., то есть коэффициент пересчета составил 1,2 (38 400 ₽ : 32 000 ₽). Кроме того, бухгалтеру полагается также надбавка за стаж работы, которая составляет 25 процентов от оклада. Надбавка установлена в зависимости от оклада, ее также нужно учесть при корректировке.

Повышение произошло в пределах расчетного периода. Чтобы правильно сделать перерасчет, нужно вычислить специальный коэффициент. Причем иногда он зависит не только от того, насколько повысился оклад работника, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты (п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Например, всем сотрудникам организации повысили оклады, но одновременно изменили систему премирования. Оклад одного из работников вырос с 20 000 руб. до 30 000 руб., но одновременно с этим отменена ежемесячная премия в сумме 10 000 руб. Коэффициент индексации считаем так: новый оклад сотрудника делится на старую величину плюс премия. Получается 1 (30 000 ₽/ (20 000 ₽ + 10 000 ₽)), выплаты индексировать не нужно. А до какого знака округлять полученный коэффициент? Официальных требований нет. Так что вы можете округлять как до второго знака, так и до четвертого. И даже не округлять вообще. Мы советуем округлять до четырех знаков, и этому есть объяснение.

Просто сам по себе смысл индексации в том, чтобы выплата сотруднику рассчитывалась исходя из его нынешнего заработка, иначе человек потеряет в деньгах. Но и платить работнику больше оклада компания не станет.

Соответственно, чем больше знаков после запятой, тем точнее будет значение. А округление только до второго знака ведет к искажениям. Причем таким образом сумму можно как завысить, так и занизить.

Пример 

Бухгалтер ООО «Радуга» П.С. Соловьева с 21 марта 2019 года была в отпуске продолжительностью 14 календарных дней. При этом с 1 июня 2018 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии.

Оклад Соловьевой вырос с 32 000 руб. до 38 400 руб., то есть коэффициент пересчета составил 1,2 (38 400 ₽ : 32 000 ₽). В расчетный период войдет время с марта 2018 года по февраль 2019 года. При этом в течение расчетного периода Соловьева уже была в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 10 по 23 декабря 2018 года включительно.

За отработанное в этом месяце время ей начислили 20 114,29 руб. (38 400 ₽ / 21 дн. × 11 дн.). На это время приходится 17 календарных дней.

Пошаговый расчет

ПОКАЗАТЕЛЬРАСЧЕТ
Количество дней, которое необходимо принять в расчет11 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 17 дн. = 338,3678 дн.
Сумма отпускных(32 000 ₽ × 3 мес. × 1,2 + 38 400 ₽ × 8 мес. + 20 114,29 ₽) / 338,3678 дн. × 14 дн. = 18 309,07 ₽

Повышение произошло в пределах расчетного периода дважды. Все выплаты сотруднику по зарплате, произведенные до каждого повышения, нужно скорректировать на коэффициент. И не важно, что повышений было два. Чтобы посчитать коэффициент повышения, новый оклад нужно поделить на старый. Оклады в организации повышались дважды. Поэтому и коэффициент повышения нужно рассчитать дважды.

Повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска. Если повышение заработной платы произошло до того дня, когда работник уходит в отпуск, также повышается средний заработок.

Пример 

Возьмем условие предыдущего примера. Но предположим, что зарплата повысилась с 1 марта 2019 года. До этого она составляла 32 000 руб. А стала 38 400 руб. При этом за отработанное в декабре 2018 года время Соловьевой начислили 16 761,90 руб. (32 000 ₽ : 21 дн. × 11 дн.).

Пошаговый расчет

ПОКАЗАТЕЛЬРАСЧЕТ
Сумма отпускных исходя из заработной платы за расчетный период, скорректированная на коэффициент повышения(32 000 ₽ × 11 мес. + 16 761,90 ₽) × 1,2 / 338,3678 дн. × 14 дн. = 18 309,07 ₽

Повышение оклада произошло во время отпуска. Если повышение произошло во время отпуска, то корректируется часть отпускных, которая приходится на дни действия новых окладов или ставок.

Пример 

Воспользуемся условием предыдущего примера. Предположим, что зарплата сотрудникам бухгалтерии повысилась во время отпуска П.С. Соловьевой с 1 апреля 2019 года. Тогда скорректировать нужно лишь отпускные за период с 1 по 3 апреля включительно (за три календарных дня).

Пошаговый расчет

ПОКАЗАТЕЛЬРАСЧЕТ
Среднедневной заработок работницы(32 000 ₽ × 11 мес. + 16 761,90 ₽) : 338,3678 дн. = 1089,83 ₽
Сумма отпускных, скорректированная на коэффициент повышения(1089,83 ₽ × 11 дн.) + (1089,83 ₽ × 3 дн. × 1,2) = 15 911,52 ₽, где 11 дн. – количество дней отпуска, приходящихся на март, а 3 дня – на апрель

Оклады в компании были понижены, но общая сумма заработка возросла. Допустим, оклады в компании были уменьшены, но одновременно введены ежемесячные премии в процентах от оклада (суммарно заработок увеличился). Индексировать зарплату сотрудников при расчете среднего заработка в таком случае не нужно. Такой вывод можно сделать на основании пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. В нем сказано, что индексировать зарплату нужно именно при увеличении оклада, а не иных выплат (в том числе общей суммы заработка за месяц с учетом премии).

Зарплата после повышения понизилась. В этом случае берется тот оклад, который был установлен после последнего повышения. Новый пониженный оклад на коэффициент индексации не влияет.

Пример 

Предположим, сотрудник В.И. Петров был в отпуске с 25 марта 2019 года. С 1 октября 2018 года его оклад увеличили в рамках общего повышения по компании с 20 000 руб. до 25 000 руб.

А с марта 2019 года зарплата этого сотрудника была уменьшена до 23 000 руб.

Но в итоге повышающий коэффициент для выплат с марта 2018 года по сентябрь 2018 года включительно будет равен 1,25 (25 000 ₽ : 20 000 ₽). Понижение оклада для пересчета роли не играет.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.