Выплаты иностранным сотрудникам

Расчет страховых взносов. По общему правилу при исчислении взносов с выплат постоянно проживающим и временно проживающим в России работникам, с которыми компания заключила трудовой договор, следует применять те же тарифы, что и в отношении выплат российским гражданам (п. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ).

Пенсионные взносы на выплаты иностранным работникам, временно пребывающим в России, нужно начислять по общим правилам, как и с выплат российским работникам. С 1 января 2015 года все иностранцы являются застрахованными на случай временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если с иностранцем заключен гражданско-правовой договор, то социальные взносы не начисляйте в любом случае.

Таким образом, социальные взносы нужно начислять и на выплаты в пользу временно пребывающих иностранцев. Но тариф для них пониженный – 1,8 процента вместо обычного 2,9 процента. Этот тариф надо применять до тех пор, пока выплаты в пользу временно пребывающего иностранного работника укладываются в лимит. В 2019 году он составляет 865 000 руб. Сверхлимитные суммы социальными взносами не облагаются. Кроме того, не надо начислять взносы на выплаты в пользу высококвалифицированных иностранных работников, временно пребывающих в России.

Медицинские взносы надо начислять только на выплаты в пользу иностранцев, временно или постоянно проживающих в России. Зарплата временно пребывающих в России иностранцев медицинскими взносами не облагается.

В отношении взносов на травматизм страхованию подлежат все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Если же иностранец работает по гражданско-правовому договору, то взносы от несчастных случаев не начисляются. Исключение составляет ситуация, когда обязанность страховать иностранца от несчастных случаев прописана в самом гражданско-правовом договоре.

Расчет НДФЛ. Чтобы правильно рассчитать НДФЛ, надо знать налоговый статус работника. Так, у нерезидентов все доходы, полученные от источников в России, облагаются НДФЛ по ставке 30 процентов (за исключением доходов в форме дивидендов). А у резидентов основная ставка – 13 процентов. Кроме того, нерезиденты лишены права на любые вычеты по НДФЛ.

Налоговый статус зависит от того, как долго пробыл человек на территории России. Если этот срок составил в общей сложности 183 календарных дня и более в течение 12 идущих подряд месяцев, сотрудник является резидентом (п. 2 ст. 207 НК). В противном случае речь идет о нерезиденте. Важно, что срок пребывания в России является единственным критерием для определения налогового статуса иностранца. При этом не имеет значения, на какой период заключен трудовой договор.

Таким образом, нерезидентом может оказаться и гражданин России, если его часто направляют в заграничные командировки. Количество дней, проведенных работником в нашей стране в течение последних 12 месяцев, бухгалтер подсчитает по командировочным и прочим документам.

Если выяснится, что таких дней менее 183, к доходам сотрудника необходимо применять ставку НДФЛ 30 процентов. То есть пересчитать такой налог с начала года по новой ставке, исключив суммы стандартных вычетов. Окончательный налоговый статус физического лица определяется по итогам календарного года.

Временно пребывающие сотрудники с 2015 года работают в России на основании патента. Они при получении этого документа заплатили в бюджет фиксированные платежи по НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК).

Иностранные работники могут обратиться в компанию с просьбой уменьшить исчисленный налог на фиксированные платежи. Их размер в разных регионах может отличаться. Но базовая сумма таких платежей составляет 1200 руб. в месяц с учетом коэффициента-дефлятора. На 2019 год дефлятор установлен на уровне 1,729. Значит, минимальный авансовый платеж без учета региональной надбавки в этом году равен 2074,80 руб. (1200 руб. × 1,729). Региональный коэффициент устанавливают власти субъекта РФ в своем нормативном акте. Например, в Москве на 2019 год такой коэффициент составляет 2,4099. То есть в Москве платеж по НДФЛ в 2019 году равен 5000 руб. в месяц (1200 руб. × 1,729 × 2,4099).

Если компания получила от работника такое заявление, то бухгалтерии необходимо обратиться в налоговую инспекцию. Составьте заявление в произвольной форме, в нем укажите, что просите выдать уведомление о праве иностранного работника на уменьшение НДФЛ (п. 6 ст. 227.1 НК). К заявлению приложите патент работника, документы об уплате сотрудником фиксированных авансов.

Выдать такое уведомление инспекторы должны в течение десяти рабочих дней. Если сумма фиксированных платежей превышает исчисленный в компании налог, то разница не является переплатой. То есть работник не вправе вернуть деньги ни в компанию, ни в ИФНС (п. 7 ст. 227.1 НК). Если у компании нет уведомления из ИФНС, то проводить зачет нельзя. Штрафов за то, что работодатель не стал по просьбе работника обращаться за уведомлением, законодательство не предусматривает.

Пример 

В феврале в ООО «Вега» устроился иностранный работник, временно пребывающий в России. При приеме на работу сотрудник представил патент на три месяца, а также заявление с просьбой зачитывать при расчете НДФЛ фиксированные платежи, перечисленные в бюджет.

Компания обратилась в свою ИФНС с просьбой подтвердить право сотрудника на зачет фиксированных платежей в счет НДФЛ. А 20 февраля инспекторы прислали в компанию уведомление о праве работника на зачет платежей. В уведомлении была отражена сумма фиксированных платежей – 15 000 руб. (1200 ₽ × 1,729 × 2,4099 × 3 мес.).

Зарплата иностранца в феврале, марте и апреле составила 40 000 руб. НДФЛ – 5200 руб. (40 000 ₽ × 13%). Это меньше уплаченных им 15 000 руб. Значит, удерживать НДФЛ не нужно в феврале и марте. А в апреле лимит будет превышен. Бухгалтер сделал проводки:

В феврале и марте

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 40 000 руб. – начислили зарплату;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 40 000 руб. – выплатили деньги работнику.

В апреле

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 40 000 руб. – начислили зарплату;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 600 руб. (5200 – (15 000 – 5200 – 5200)) – провели зачет фиксированных платежей в счет НДФЛ и удержали налог;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 39 400 руб. (40 000 – 600) – выплатили деньги работнику.

Определение 12-месячного периода при расчете НДФЛ. Статус налогоплательщика может меняться в течение года. Сегодня он резидент Российской Федерации, а уже завтра может им не быть. А значит, придется пересчитывать НДФЛ работника по ставке 30 процентов. Или наоборот. Дело в том, что период в 12 месяцев не ограничен рамками календарного года. Главное, чтобы они шли последовательно друг за другом (п. 2 ст. 207 НК). То есть отсчет 183 дней может начаться в одном, а завершиться в следующем налоговом периоде.

Если работник менее чем на шесть месяцев выезжал за границу лечиться или обучаться, такие периоды не прерывают срок его нахождения на территории (п. 2 ст. 207 НК).

Поэтому, определяя налоговый статус, указанные дни нужно прибавить к тем, в течение которых сотрудник пребывал в России. Но это правило не распространяется на те случаи, когда человек едет за рубеж по работе или в отпуск.

Также в расчет 183 дней нахождения в России включаются календарные даты приезда в Россию и отъезда за ее пределы.

Определение статуса иностранца при расчете НДФЛ. Работодатель как налоговый агент определяет налоговый статус иностранца на дату выплаты ему дохода. Это следует из пункта 4 статьи 226 НК.

Если речь идет о зарплате, то установить статус и исчислить НДФЛ нужно в последний день месяца, в котором был начислен такой доход. Это следует из пункта 2 статьи 223 НК. То есть фактически, начислив иностранному работнику зарплату, бухгалтер компании отсчитывает назад 12 месяцев и смотрит, сколько дней такой сотрудник пребывал в России. Естественно, при условии, что такие периоды подтверждены документально. Затем, если в течение года налоговый статус изменится, НДФЛ нужно будет пересчитать с начала года. Вопрос: когда это сделать?

Сотрудники финансового ведомства указали на два возможных варианта (письмо Минфина от 22.11.2007 № 03-04-06-01/406). Первый вариант: когда наступит дата, с которой статус работника в текущем году уже не изменится. Такой способ подойдет для тех сотрудников, работа которых не предполагает частых зарубежных поездок. Постоянно уточнять налоговый статус таких иностранцев нет смысла. Особенно если человек устроился в российскую компанию в первой половине года и это его первое место работы на территории Российской Федерации.

Когда такой работник получает первый доход в компании, бухгалтер удержит НДФЛ по ставке 30 процентов. Затем уточнить его резидентство можно уже через полгода, когда предположительно истекут 183 дня. Если все это время иностранец находился на территории России, то налог можно пересчитать по ставке 13 процентов со дня приема на работу. После этого налоговый статус сотрудника-иностранца уже вряд ли изменится до конца года.

Второй вариант определения статуса – по итогам года (на 31 декабря). Этот вариант подойдет для всех компаний. В том числе и для тех, где работают сотрудники, которым приходится часто ездить в загранкомандировки. Первый раз зафиксировать налоговый статус для расчета НДФЛ можно на 1 января или, если сотрудник только устроился, в день первой зарплаты.

После этого в течение года удерживать НДФЛ по той же ставке, которая была определена в начале года. И уже окончательный статус работника необходимо определить в конце года, то есть на 31 декабря, и вместе с этим пересчитать НДФЛ. Ведь в течение налогового периода человек, часто выезжающий за пределы России, может несколько раз поменять свой налоговый статус. А постоянно пересчитывать налог неудобно.

Пересчет НДФЛ, если налоговый статус сотрудника изменился. Пересчитать НДФЛ, удержанный с зарплаты сотрудника-иностранца, понадобится в ситуации, когда меняется его налоговый статус. Такое часто бывает, если на работу устраивается иностранец, недавно приехавший в Россию. После того как накопится в общей сложности 183 дня его пребывания на территории России, он становится резидентом. А может получиться наоборот. Например, мигранта, который уже приобрел статус резидента, направляют в командировку за рубеж более чем на полгода. В итоге он теряет статус резидента, поскольку за предшествующие 12 месяцев находился на российской земле менее 183 дней.

Нерезидент стал резидентом. Допустим, вы выяснили, что в 2019 году сотрудник-иностранец провел в России как минимум 183 календарных дня. Вы все это время удерживали НДФЛ по ставке 30 процентов. Теперь же налог на доходы придется пересчитать по ставке 13 процентов, причем за весь 2019 год.

Возвращать НДФЛ работнику, ставшему резидентом по итогам года, должна ИФНС, в которой он состоит на учете по месту жительства или пребывания (п. 1.1 ст. 231 НК). Чтобы вернуть излишне уплаченный налог, человек подает в налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ. Что касается вас как представителя компании, то вы можете лишь помочь сотруднику собрать нужные бумаги, которые он приложит к декларации.

Здесь пригодятся копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы. Не повредят также справки с места работы, составленные на основании табелей учета рабочего времени, а также копии самих табелей. Если сотрудник выезжал в загранкомандировки, то дополнительно можно приложить к декларации копии проездных билетов, авансовых отчетов и т. п.

Вид на жительство в данном случае оправдательным документом не является. Дело в том, что эта бумага лишь дает право находиться в России, но не свидетельствует о том, сколько именно дней в году человек был в стране.

Получив декларацию по НДФЛ с приложенными к ней документами, инспекторы будут проводить камералку. На это отведено максимум три месяца. Еще месяц дается ревизорам на то, чтобы вернуть излишне уплаченный налог. Как именно работник хочет получить деньги (номер своего счета), он указывает в заявлении, которое также прикладывает к декларации. Если же у человека есть недоимки или неуплаченные пени (штрафы), то налоговики самостоятельно зачтут в их счет переплаты по НДФЛ.

Резидент стал нерезидентом. НДФЛ пересчитывают в сторону увеличения с 13 до 30 процентов. Кроме того, нерезидент лишается стандартных налоговых вычетов. В этом случае ежемесячно из каждой последующей зарплаты работника надо высчитывать не только сумму НДФЛ за текущий месяц, но и сумму недоудержанного ранее налога.

Сейчас действуют новые правила для суммы НДФЛ, которую компания удерживает из денежных доходов. Сумма удержанного НДФЛ, рассчитанного с дохода в натуральной форме или в виде материальной выгоды, не должна превышать 50 процентов дохода (п. 4 ст. 226 НК). Если вы исчислили НДФЛ с зарплаты, среднего заработка и других аналогичных выплат, применяйте ограничение суммы удержанного НДФЛ – 20 процентов. Для НДФЛ с иных выплат ограничений нет (письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405).

Иностранец уволился. Если кто-либо из работников увольняется, в тот день, когда был расторгнут трудовой договор, уточните статус человека и его налогооблагаемый доход. К тому же в справке 2-НДФЛ требуется отразить статус работника на дату, когда компания последний раз выплатила доход.

Если окажется, что статус изменился (к примеру, нерезидент проработал безвыездно в российской компании более полугода или, наоборот, резидент часто бывал в загранкомандировках), налог нужно пересчитать с начала года. Если же уволившийся изменит свой налоговый статус в дальнейшем, то обязанность уплатить налог лежит только на нем самом. При этом бывший работодатель пересчитывать сумму НДФЛ по другой ставке не должен.

А если сотрудник, ставший нерезидентом, уволился до того, как компания успела взыскать с него всю сумму доначисленного налога на доходы? Тогда оставшуюся сумму придется доплачивать самому работнику. А бывший работодатель должен лишь письменно сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ с иностранного работника и сумму задолженности.

Возвращать излишне удержанный налог на доходы, если работник стал резидентом, не нужно. При этом не важно, когда человек сменил налоговый статус – до или после увольнения. Как бы то ни было, для возврата НДФЛ бывшему работнику нужно подать в инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ и приложить к ней документы, подтверждающие фактическое нахождение в России (п. 1.1 ст. 231 НК).

Подсчет стажа сотрудника-иностранца. Иностранные работники, у которых есть вид на жительство или разрешение на временное проживание в России, вправе получать социальные пособия. Но для расчета пособия по временной нетрудоспособности бухгалтеру необходимо определить трудовой стаж. При этом необходимо учесть следующие особенности.

Заграничный стаж учитывают, если с иностранным государством, где трудился ранее сотрудник, заключено международное соглашение о сотрудничестве в области социальной защиты. Такой вывод можно сделать из пункта 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития от 06.02.2007 № 91. В этом случае иностранные работники пользуются социальным страхованием в соответствии с трудовым законодательством.

В соответствии со статьями 4, 6 и 10 Соглашения о сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов от 15.04.1994, подписанного и ратифицированного бывшими республиками СССР, кроме Грузии, Туркменистана, Литвы и Эстонии, трудовой стаж, полученный в этих странах, учитывается при расчете больничных. Аналогичный договор о социальном обеспечении есть с Испанией (от 11 апреля 1994 г.) и Республикой Болгария (от 27 февраля 2009 г.).

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.