Расчеты с подотчетными лицами

Типовые проводки и первичные документы
ОПЕРАЦИЯДЕБЕТКРЕДИТПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Выдача наличных денег под отчет7150 (51)Расходный кассовый ордер, платежное поручение
Отражено расходование подотчетным лицом наличных денег10 (26, 44, 60, 76, 91 субсчет «Прочие расходы»)71Авансовый отчет
Отражен возврат неизрасходованных подотчетным лицом денег50 (51)71Авансовый отчет, приходный кассовый ордер, выписка банка

Заявление о выдаче денег под отчет. Банк России в 2017 году изменил кассовый порядок (Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). По новым правилам можно не оформлять заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления распорядительными документами.

Банк России разъяснил, какими распорядительными документами оформить выдачу подотчетных. Выбирайте из классификатора ОК 011-93 (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Там два подходящих варианта – распоряжение и приказ.

Составляйте отдельный приказ или распоряжение на каждую выдачу наличных денег. Укажите в нем:

– регистрационный номер документа;

– фамилию, имя и отчество подотчетника;

– сумму наличных;

– срок, на который компания выдает наличные;

– дату;

– подпись руководителя.

Образец приказа о выдаче подотчетных – ниже.

Также можно по-прежнему оформлять заявление о выдаче денег под отчет. Этот документ должен подписывать директор. От него не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Указывать в заявлении сумму, срок и дату выдачи денег может подотчетник или бухгалтер.

Чтобы было проще, можно сделать шаблон заявления так, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки (см. образец ниже).

Выдавать деньги по заявлению удобнее, когда они нужны для разовой покупки. А если выдаете сотруднику сумму на командировочные расходы, в любом случае компания издает приказ на командировку. Тогда удобно указать информацию о выдаче подотчетных в этом приказе.

Если выдавать деньги без заявления от подотчетника или распорядительного документа руководителя, проверяющие из ФНС решат, что фактически компания не выдала подотчетные. Сумму прибавят к остатку по кассе и, если он окажется выше лимита, который действует в компании, оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

Чек на подотчетный аванс не пробивайте. С 1 июля 2018 года компании пробивают чеки при любых безналичных расчетах с физлицами. Но при выдаче денег под отчет и возврате сотрудником неизрасходованных сумм онлайн-кассу применять не нужно. Дело в том, что применять онлайн-ККТ надо при расчетах за товары, работы, услуги. А расчеты – это выплаты, получение денег наличными и в безналичном порядке. Если компания просто выдает или принимает деньги у подотчетников, никаких расчетов не происходит. С этим согласны и в ФНС (п. 3 письма от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).

Выдача наличных под отчет работникам с незакрытым авансом. В настоящее время компания вправе выдать деньги под отчет сотруднику, даже если он не отчитался за предыдущий аванс (Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Поэтому компания может упростить форму заявления о выдаче подотчетных. Из него можно убрать оговорку о том, что выдать новые суммы можно только после того, как работник сдал авансовый отчет по ранее полученным подотчетным.

Допустим, вы хотите, чтобы работники не затягивали с авансовыми отчетами и не копили долги. Тогда можете оставить в заявлении условие о том, что новый аванс компания выдает только тем, кто отчитался по старому.

Выдача наличных под отчет подрядчику. Предположим, компания заключила договор возмездного оказания услуг с физическим лицом. В кассовом порядке сказано, что кассир выдает наличные под отчет работнику (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Правила, которые утвердил Банк России, понимают под работниками в том числе тех физических лиц, с которыми организация заключила договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). Следовательно, организации вправе выдавать деньги под отчет подрядчикам (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Например, для покупки материалов или оплаты услуг, которые нужны для исполнения договора. А эти физические лица в свою очередь должны потом отчитаться об истраченных суммах, то есть сдать авансовый отчет.

В Положении о расчетах с подотчетниками стоит предусмотреть, что компания при необходимости выдает деньги под отчет физическим лицам, которые являются стороной гражданско-правового договора.

Выдача денег под отчет по безналу. Можно выдать сотруднику корпоративную карту. Возможность зачислять аванс и списывать суммы командировочных расходов прямо предусмотрена законодательством (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П).

Можно перечислить деньги и на личную карту. Выдачу денег под отчет на личную карточку сотрудника чиновники рекомендуют оформлять так (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Первым делом нужно позаботиться о документе, который будет являться основанием для составления платежного поручения. Этим документом может быть заявление сотрудника с просьбой перечислить ему подотчетные деньги на его личную карточку. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу либо издать приказ.

Реквизиты карты, на которую будете переводить деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет или приложит к нему.

Образец заявления – ниже.

Но не переводите подотчетные суммы на банковские карты супругов работников или других лиц. Для компании они не подотчетники.

Чтобы налоговики не решили, что вместо подотчетных вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ и взносы, заполните платежку так. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д. Подотчетнику напомните, чтобы к авансовому отчету приложил не только кассовый чек, но и слип, который подтвердит оплату с карты.

Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке (письмо Минфина № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Сумму перерасхода подотчетных тоже можно перечислить на личную карточку работника. В авансовом отчете надо указать номер и дату платежного поручения. Правда, унифицированная форма № АО-1 предусматривает выдачу перерасхода лишь по кассовому ордеру. Однако в соответствующую строку можно внести и реквизиты платежного поручения.

Как вариант можно разработать и применять собственную форму авансового отчета, в которую включить и поле для указания информации о платежке. Конечно, при условии, что самостоятельно разработанный бланк утвержден в учетной политике компании.

Когда подотчетник должен пробить чек. Независимо от того, какие документы на руках у подотчетника, чек пробивает только продавец (см. схему ниже). И в Минфине, и в ФНС подтвердили, что это касается и ситуации, когда подотчетник показал продавцу доверенность и между организациями заключен договор. Об этом пункт 2 письма ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ и письмо Минфина от 10.08.2018 № 03-01-15/56554. Однако ФНС делает исключение из правила – подотчетник обязан пробить чек, если покупает у физлица товары для перепродажи (письмо от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Сотрудник получил наличные, а заплатил картой – своей или чужой. Если работник получил в кассе наличные, он необязательно должен ими же и расплачиваться. Он может использовать собственную банковскую карту. И наоборот, если деньги сотруднику перевели на карту, он может расплатиться наличными. Опаснее, когда работник расплатился чужой банковской картой, например, жены. При проверке инспекторы могут снять расходы, которые оплачены не сотрудником. Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку (образец ниже).

Сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с опозданием или вообще не отчитался. Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Деньги, полученные под отчет, в любом случае не являются доходом работника. Существует общая норма – НДФЛ удерживают со всех доходов налогоплательщика, полученных им как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК). При этом статья 41 НК уточняет, что доходом является экономическая выгода, которую можно оценить.

Сотрудник представил документы (хотя и с опозданием), подтверждающие, что подотчетные суммы использованы для деловой поездки, а не на личные нужды. Соответственно, эти суммы не могут быть включены в доход работника и удерживать НДФЛ с израсходованных денег не надо.

Если сотрудник не отчитается совсем, то компания вправе удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК). Принять решение об этом нужно в течение месяца, после того как истек срок отчета по выданному авансу (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК). Но перед этим получите согласие работника с суммой удержания (ч. 3 ст. 137 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Если долг не взыскать, налоговики потребуют начислить взносы и удержать НДФЛ (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, см. схему ниже). Только в суде можно будет доказать, что подотчетные деньги становятся доходом работника лишь в случае, если компания простит долг (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 31.05.2016 № Ф10-1531/2016).

Директор может принять решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым тот не отчитался. Например, если сотрудник потратил деньги, но подтвердить расходы документально не смог. В этом случае руководитель также должен издать приказ. Сумма прощенного долга – это доход работника в натуральной форме, который облагается НДФЛ и взносами. Датой дохода будет день, когда подписан приказ.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.