Расходы на аренду

Типовые проводки и первичные документы
ОПЕРАЦИЯДЕБЕТКРЕДИТПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Начислена арендная плата (без НДС)20 (23, 25, 26, 44)76 (60)Договор аренды, акт
Учтен НДС с суммы арендной платы1976 (60)Счет-фактура
Отражены ежемесячные расходы за потребленную электроэнергию, газ, воду и т. п.20 (23, 25, 26, 44)76 (60)Договор аренды, акт
Учтен НДС с суммы коммунальных расходов1976 (60)Счет-фактура
Приобретена офисная мебель стоимостью свыше 40 000 руб.08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»76 (60)Товарная накладная
Учтен НДС со стоимости мебели1976 (60)Счет-фактура
Объект включили в состав основных средств0108 субсчет «Приобретение объектов основных средств»Акт приема-передачи имущества (ОС-1), инвентарная карточка учета объекта основных средств
Начислена амортизация на ОС (мебель)26 (44)02Ведомость начисления амортизации

Компания использует арендованное помещение не по назначению. Если налоговики установят, что арендатор использует помещение не по назначению, то договор будет признан недействительным. И проверяющие посчитают, что затраты по арендной плате неправомерно учтены при расчете налога на прибыль.

По мнению чиновников, жилищное законодательство в принципе не позволяет компаниям использовать жилое помещение в предпринимательских целях. Ведь сдавать в аренду жилье для иных целей, кроме как для проживания, запрещено (письмо Минфина от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504). Но это можно оспорить. Правила налогового учета не связаны с гражданским законодательством.

Договор аренды не зарегистрирован. Договор аренды, заключенный на срок больше года, должен быть зарегистрирован (п. 2 ст. 651 ГК). Если стороны договора это правило нарушили, то налоговики могут посчитать договор не заключенным вовсе. Такого мнения придерживаются в Минфине (письмо от 23.11.2015 № 03-07-11/67890). По мнению чиновников, учесть затраты можно, только если документы поданы на госрегистрацию.

Однако арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Судьи считают, что отсутствие госрегистрации не может служить поводом для отказа в признании расходов по аренде. Главное, что организация фактически использует имущество в деятельности, направленной на получение дохода (постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668–10, ФАС Северо-Западного округа от 07.03.2008 по делу № А56-19124/2007). У компании есть возможность не доводить дело до суда: заключить договор аренды на срок менее года, а по истечении продлить его либо оформить новый договор аренды.

Арендодатель выставляет счета на коммунальные платежи от своего имени. НДС. В таком случае налоговики запрещают арендаторам принимать НДС к вычету по счетам-фактурам арендодателя за коммунальные платежи. Логика такая. У арендодателя нет прав передавать электроэнергию, воду, отопление, поэтому в этом случае не возникает реализации. Такой подход отражен в письме Минфина от 14.05.2008 № 03-03-06/2/51.

Однако судебная практика явно на стороне компаний. Без обеспечения нежилых помещений электроэнергией, водой, теплоэнергией, другими видами коммунального обслуживания общество не могло реализовать право пользования арендуемыми помещениями, необходимыми ему для осуществления деятельности. Следовательно, это обслуживание неразрывно связано с предоставлением услуг по аренде. А порядок расчетов между арендатором и арендодателем за названные услуги значения не имеет. Значит, арендатор вправе заявить к вычету НДС (постановление Президиума ВАС от 25.02.2009 № 12664/08).

Арендодатель является посредником по приобретению коммунальных услуг. НДС. Между арендатором и арендодателем может быть заключен агентский договор или договор комиссии. Согласно его условиям арендодатель приобретает коммунальные услуги для арендатора, а тот в свою очередь компенсирует расходы согласно требованиям пункта 1 статьи 1005 ГК. Арендодатель, приобретая от своего имени услуги коммунальных служб по поручению арендатора, имеет право перевыставлять ему счет-фактуру, полученный от продавца. Такие разъяснения есть в письме Минфина от 12.05.2011 № 03-07-09/11. Тогда указанный в счете-фактуре НДС арендатор сможет принять к вычету.

Обратите внимание: обычно арендодатель заключает договор с коммунальными службами до того, как начинает сдавать помещение в аренду. В этом случае агентский договор могут признать неисполненным. Такой вывод можно сделать из пункта 6 информационного письма Президиума ВАС от 17.11.2004 № 85.

Поэтому договор с коммунальщиками должен быть заключен после агентского договора (письмо Минфина от 17.01.2011 № 03-11-06/2/02). Не забудьте также, что посреднический договор должен быть возмездным. Это означает, что арендатор обязан оплатить арендодателю вознаграждение сверх суммы коммунальных платежей.

Аренда муниципального (государственного) имущества. Налог на добавленную стоимость. Организация, которая арендует государственное (муниципальное) имущество непосредственно у органов исполнительной власти и управления, должна исполнять обязанности налогового агента по НДС (п. 3 ст. 161 НК).

Если в договоре указана общая стоимость аренды, включая налог, то его сумма исчисляется по ставке 20/120. Так предусмотрено пунктом 4 статьи 164 НК.

Другая ситуация – в договоре размер арендных платежей указан без НДС. Тогда налог исчисляется по ставке 20 процентов. Уплаченная сумма налога принимается к вычету.

Аренда муниципальных земельных участков. В пункте 3 статьи 161 НК сказано, что организация должна исполнять обязанности налогового агента, если она арендует государственное (муниципальное) имущество у органов исполнительной власти и управления.

Согласно подпункту 17 пункта 2 статьи 149 НК, с арендной платы за пользование землей НДС платить не надо. Поэтому если организация арендует государственную (муниципальную) землю, то обязанности удерживать и перечислять налог в бюджет у нее не возникает. Это подтвердили чиновники из Минфина в письмах от 18.10.2012 № 03-07-11/436 и от 01.02.2011 № 03-07-11/21.

Не обязаны они и выставлять счета фактуры. Дело в том, что сейчас составление счетов-фактур по не облагаемым НДС операциям Налоговый кодекс  не предусматривает (п. 5 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК). Это правило распространяется и на налоговых агентов (п. 2 ст. 24 НК, письмо Минфина от 19.03.2014 № 03-07-09/11822).

Компания арендует помещение у физического лица. НДФЛ, налог на прибыль и бухучет. В таком случае организация является источником выплаты доходов физическому лицу – арендодателю. Поэтому она признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана его исчислить, удержать и перечислить в бюджет. Исчисление НДФЛ нужно производить нарастающим итогом с начала календарного года. Удержите НДФЛ при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК). Не позднее 1 апреля организация должна сдать в свою налоговую инспекцию сведения о выплаченных в прошлом году арендодателю доходах и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК).

Вы не вправе обязать арендодателя платить НДФЛ самостоятельно. Например, такой пункт нельзя включить в договор аренды (письмо Минфина от 02.06.2015 № 03-04-06/31829). От штрафа за неуплату НДФЛ это вас не освободит.

Налоговый агент перечисляет удержанный НДФЛ по реквизитам той налоговой инспекции, в которой состоит на учете. Местонахождение арендуемого объекта не важно. Это следует из пункта 7 статьи 226 НК.

В бухгалтерском учете компании расходы по оплате аренды являются расходами по обычным видам деятельности и признаются ежемесячно (п. 5 и 18 ПБУ 10/99) по дебету счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В налоговом учете арендная плата учитывается в составе расходов при расчете налога на прибыль на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК.

 Компания арендует помещение у физического лица и помимо арендной платы возмещает коммунальные и эксплуатационные расходы. Арендатор по условиям договора может возмещать арендодателю коммунальные и эксплуатационные расходы (ст. 616 ГК). Чиновники делят такие расходы на переменные и постоянные (письмо Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17011).

Возмещение расходов, размер которых зависит от фактического потребления, например плата за электроэнергию, это не доход арендодателя. Такие коммунальные услуги арендатор использует для собственных нужд. Следовательно, никакой экономической выгоды арендодатель не получает (ст. 41 НК). Удерживать НДФЛ не нужно.

Коммунальные расходы, размер которых не меняется, например плата за отопление, это доход «физика» в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). Такие затраты не зависят от того, сдает физлицо помещение в аренду или нет. Следовательно, если арендатор их возмещает, нужно удержать НДФЛ. Правила аналогичны тем, по которым вы удерживаете и перечисляете налог с арендной платы.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.