Требования к первичным документам

Общие правила заполнения первичных учетных документов. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ). Не допускается принимать к бухгалтерскому учету документы, которыми оформлены мнимые или притворные сделки.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование компании, составившей документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– натуральное и (или) денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).

– должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за ее оформление, их подписи и Ф. И. О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).

Форму первичного документа утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но есть документы, которые компания обязана составлять только по типовым формам. Это прежде всего кассовая и платежная первичка. Их перечень приведен в таблице ниже.

Документы, которые надо составлять по унифицированным формам
ДОКУМЕНТОСНОВАНИЕ
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)п. 4.1 Указания Банка от 11.03.2014 № 3210-У, информация Минфина № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу Закона № 402-ФЗ
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)
Кассовая книга (форма № КО-4)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53)
Платежное поручение и другие расчетные банковские документыПоложение Банка России от 19.06.2012 № 383-П
Транспортная накладнаяПостановление Правительства от 15.04.2011 № 272, письмо Минфина от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36

Первичный учетный документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Какую первичку можно применять в налоговом учете. Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, только если они подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК). Однако никакой специальной первички для целей налогового учета кодекс не устанавливает. Таким образом, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно на основании первичных документов, составленных в соответствии бухгалтерским законодательством. То есть по правилам, прописанным в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Согласно этим правилам выписывать первичку можно либо по типовым формам, либо на бланках, разработанных компанией. И контролеры не должны требовать, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770).

Какие реквизиты обязательно должны быть в первичке. Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Пройдемся по каждому из них.

1) Наименование документа

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае, возможно, что придется даже судиться (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013).

2) Дата

Тут все понятно – без этого реквизита просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что расходы будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы порой не удается даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.2014 № А78-7040/2013).

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

3) Название компании

Поставщики, выписывая документы, нередко путают названия покупателя. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла» или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое – указано полное или сокращенное название. Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения (ИНН, адрес) верные.

Поэтому мы советуем в реквизитах компании всегда указывать ее ИНН, хотя этот реквизит обязателен только для БСО и счетов-фактур.

4) Содержание факта хозяйственной жизни

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно привести, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 09.04.2014 № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах могут снять расходы, если предмет сделки описан кратко. Они таким затратам не доверяют.

Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.07.2012 по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30.09.2011 по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг.

Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15.07.2011 № КА-А40/7114-11.

5) Натуральное или денежное измерение

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС от 20.01.2009 № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.).

В других ситуациях в первичке удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Если в накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой, такую неточность безопаснее исправить. При проверке эта нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.04.2011 № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

6) Должности

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, – это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, – ответственные за правильность оформления.

Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из Закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может, например, старший менеджер.

Если в документе вместо генеральный директор написано просто директор, но стоит верная подпись, а также Ф. И. О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен. Ошибку можно не исправлять.

7) Подписи

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2013 № А66-13511/2011).

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.08.2013 № А19-18249/2012).

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС от 08.06.2010 № 17684/09).

Реквизиты, ошибки в которых несущественны. Это все те реквизиты, которые в Законе о бухучете не упомянуты. Например, если вы используете унифицированную форму товарной накладной, то поле «Грузоотправитель и его адрес» заполнять необязательно (письмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227).

Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. Однако от нумерации документов лучше не отказываться. Что же касается печати, то если компания использует свои бланки первички, печать можно не проставлять. Тогда это правило стоит зафиксировать в учетной политике. Хотя лишней печать не будет, поскольку подтверждает подлинность бумаг. Поэтому советуем заверять печатью как минимум те документы, которые вы передаете контрагентам.

Но допустим, компания продолжает использовать унифицированные формы. Во многих таких бланках печать предусмотрена. Поэтому безопаснее ее проставлять. Иначе может получится так. Скажем, компания составила товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна – она предусмотрена в типовом бланке. Если же ее не проставить, у покупателя могут возникнуть сложности: налоговики могут предъявить претензии к расходам по приобретенным товарам.

Или другая ситуация. Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Также, если на документе стоит печать, но другой компании, инспекторы могут усомниться в реальности сделки. И такой документ лучше переделать.

Не ставить печать вы можете в том случае, если вы отказались от ее использования. В настящее время ООО и АО имеют право работать без круглой печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании. В уставах компаний сведения о печати, как правило, уже прописаны. Поэтому, если компания будет использовать печать, устав изменять не нужно.

Если же таких данных в уставе нет, а компания использует печать, то надо дополнить этот документ. Изменения в уставе утверждают учредители.

В инспекцию нужно сдать:

– заявление по форме № Р13001 с заполненными разделом 1 и листом М;

– протокол собрания учредителей о внесении изменений в устав;

– новую редакцию устава или изменения в устав в двух экземплярах;

– платежку на уплату госпошлины. Хотя если компания не передаст платежное поручение, инспекторы могут сами запросить данные об оплате в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

В законе не установлены сроки, в которые компании должны изменить устав. Однако не стоит затягивать корректировку этого документа. Так как на некоторых документах нужно ставить печать. Проверяющие могут посчитать, что это требование не выполняется, если компания использует печать, сведения о которой не приведены в уставе.

Допустим, в компании решили отказаться от печати. Вместо этого можно использовать электронные документы, специальные бланки или голографические печати. Тогда сведения о печати необходимо исключить из устава. В инспекцию нужно сдать те же документы, что при дополнении устава.

Если компания не скорректирует устав, то проверяющие и контрагенты вправе требовать проставлять печать на документах. Кроме того, стоит оформить приказ руководителя, в котором указано, что компания не использует печать с такой-то даты.

Кроме того, несущественными можно считать ошибки в первичке, которые никак не препятствуют налоговикам определить все параметры сделки. Например, опечатка в названии компании. Менеджер может также запросто забыть про дефис в наименовании или не поставить кавычки, прописные буквы заменить на строчные и т. д. Все эти ошибки можно не исправлять.

Не является ошибкой, если в документах вместо сокращения руб. стоит знак µ. Покупатель вправе принять к учету первичные документы, в которых поставщик поставил графический символ рубля – µ. Такой вывод следует из  разъяснений чиновников (письмо Минфина от 13.04.2016 № 03-07-11/21095). Формы первички утверждает руководитель. Закон не запрещает разработать бланки, в которых вместо «руб.» будет знак µ. Чиновники по этому поводу заметили, что в классификаторе валют символа рубля нет. Но тут же заявили, что, если первичка позволяет определить стоимость и другие условия операции, покупатель может учесть расходы.

Как исправлять первичку. Начнем с того, что исправлять первичные документы можно старым способом, когда неверные данные зачеркивают и указывают правильные. При этом сотрудники компании ставят надпись «Исправлено», расписываются и указывают дату (п. 4.2 Положения от 29.07.1983 № 105). Это старое правило не противоречит общему требованию, которое предусмотрено в статье 9 Закона № 402-ФЗ. Здесь сказано, что исправление необходимо заверить сотрудникам, подписавшим первичку изначально. Они же должны указать дату исправления. Поэтому, если покупатель сам исправит недочеты, допущенные поставщиком, инспекторы могут признать документ недействительным, снять расходы и вычеты. Защитить их получится только в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.05.2012 № А52-1706/2011).

Однако если приходится исправлять много данных в первичке, такой способ сделает документ нечитаемым. Более того, старый способ не всегда подходит, если документ составляют в бухгалтерской программе.

Вот почему на практике применяют другие методы. Например, аннулируют первый вариант, а затем выписывают правильный документ. Так поступить удобно, если в первом документе слишком много неверных данных.

Еще один способ – оформляют корректирующий документ, который первый вариант не отменяет, а уточняет. Так удобно поступить, если изменяют стоимость товаров. В этом случае стороны договора делают запись в новом документе: «Приводим исправленные цены на товары». Сложность этого способа состоит в том, что исправления в первичных документах придется подтвердить обеим сторонам сделки.

Теперь о ситуации, когда в документе просто не хватает каких-то сведений, например, даты. В Законе № 402-ФЗ нет требования, что документы должны быть составлены исключительно в печатном или рукописном виде. Поэтому можно применять комбинированный метод. То есть часть реквизитов заполнять на компьютере, а часть от руки. А значит, в напечатанный бумажный документ поставщик может дописать недостающие сведения от руки.

Главное исправить сведения в двух экземплярах – своем и покупателя. Поэтому, если вы получили документ с недочетами, дописывать данные в одностороннем порядке не стоит. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке поставщика. Поэтому лучше сообщить поставщику, чтобы тот исправил первичку либо просто заменил бланк с недочетами на правильно оформленный документ.

Если ошибку обнаружили контролеры в ходе проверки, в любом случае придется просить контрагента внести корректировки по всем правилам. Причем в оба экземпляра первички. После чего исправленные документы компания может представить налоговикам вместе с возражениями на акт проверки. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19.04.2011 по делу № А13-15657/2009 сказано, что компания может в любое время внести в первичку данные, которые она должна заполнить как покупатель. Например, строку о получении груза в товарной накладной.

Копии документов для инспекции. Самый безопасный вариант – копировать и сшивать документы так, как рекомендует ФНС (письмо от 05.11.2015 № ЕД-4-2/19237). Тогда вам точно не придется ничего переделывать и, более того, платить за каждую забракованную копию по 200 руб. штрафа или сразу 10 000 руб. в случае встречной проверки.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.