Книга покупок

Форма книги покупок. В декларацию по НДС компании включают сведения из книги покупок (п. 5.1 ст. 174 НК). Форма книги покупок утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. С 1 октября 2017 года в книге покупок уточнили названия некоторых граф. Изменения небольшие. Новое название графы для данных о посреднике – «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)». Графа 13 для номера таможенной декларации теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

Если в одной графе книги покупок должны быть несколько показателей, отражайте их через точку с запятой. Это:

– реквизиты платежек в графе 7;

– даты принятия товаров на учет в графе 8;

– номер таможенной декларации в графе 13, если компания – импортер, то в графе 3.

С 1 октября в правилах уточнили, реквизиты какой компании указывать в книге покупок в сложных ситуациях – продавца или покупателя.

Кого отражать в книге покупок
СИТУАЦИЯНАИМЕНОВАНИЕ, ИНН/КПП КАКОЙ КОМПАНИИ УКАЗЫВАТЬ В ГРАФАХ 9 И 10
Продавец отгрузил товары в счет аванса. На дату отгрузки продавец регистрирует авансовый счет-фактуру в книге покупокСвоей компании – то есть продавца из строк 2, 2б счета-фактуры
Продавец регистрирует в книге покупок корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимостиСвоей компании – то есть продавца из строк 2, 2б корректировочного счета-фактуры
Продавец регистрирует в книге покупок единый корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимостиПокупателя из строк 3, 3б единого корректировочного счета-фактуры
Покупатель регистрирует в книге покупок корректировочный счет-фактуру на увеличение стоимостиПродавца из строк 2, 2б корректировочного счета-фактуры
Покупатель регистрирует в книге покупок единый корректировочный счет-фактуру на увеличение стоимостиПродавца из строк 2, 2б единого корректировочного счета-фактуры

В графе 2 книги покупок компании указывают код операции (приложение к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136). Основные коды, которые применяют для книги покупок, – в таблице на следующей странице.

На сайте ФНС nalog.ru есть примеры заполнения книги продаж и книги покупок. Кроме того, ФНС разослала примеры в инспекции (письмо от 20.09.2016 № СД-4-3/17657).

Какие коды ставить в книге покупок
ВЫБЕРИТЕ СИТУАЦИЮ    КОД
Покупатель приобрел товары, работы или услуги01
Покупатель приобрел товары, работы или услуги через комиссионера, агента, который действует от своего имени (экспедитора)01
Продавец получил от покупателя на общей системе возвращенные товары, которые тот принял на учет. Покупатель выставил на эти товары счет-фактуру01
Продавец получил от покупателя на общей системе всю партию возвращенных товаров, которые тот не принял на учет. В этом случае продавец регистрирует в книге покупок собственный счет-фактуру на отгрузку этих товаров01
Продавец составил единый корректировочный счет-фактуру, в котором уменьшил стоимость отгруженных товаров, работ или услуг01
Покупатель получил обычный или единый корректировочный счет-фактуру, в котором продавец увеличил стоимость отгруженных товаров, работ или услуг01
Компания заявила вычет со стоимости строительно-монтажных работ для собственного потребления01
Компания получила имущество от участника в качестве взноса в уставный капитал01
Покупатель перечислил продавцу предоплату02
Покупатель перечислил предоплату через комиссионера или агента, который приобретает товары от своего имени02
Компания заявила к вычету НДС, который уплатила в качестве налогового агента06
Компания приобрела работы подрядчиков по капитальному строительству, модернизации, реконструкции недвижимости. Или компания заявляет вычет по материалам, оборудованию, работам подрядчиков на основании сводного счета-фактуры застройщика13
Продавец получил от покупателя на спецрежиме возвращенные товары. Если покупатель вернул часть товаров, продавец составляет корректировочный счет-фактуру. При возврате всей партии продавец заявляет вычет на основании своего счета-фактуры на отгрузку16
Продавец получил от покупателя-физлица возвращенные товары17
Продавец выставил покупателю корректировочный счет-фактуру, в котором уменьшил стоимость товаров: – в связи с  уменьшением цены (тарифа); – в связи с недопоставкой; – если покупатель на общей системе вернул часть товаров, не принятых на учет18
Компания ввезла товары из Белоруссии, Казахстана, Армении или Киргизии (Евразийский экономический союз)19
Компания ввезла товары из стран, не входящих в  Евразийский экономический союз20
Продавец заявил вычет НДС, который он ранее начислил с аванса: – на дату отгрузки; – если вернул аванс покупателю22
Компания заявила вычет по командировочным или представительским расходам на основании бланка строгой отчетности (БСО)23
Экспортер начислил налог с неподтвержденного экспорта. Затем подтвердил ставку 0 процентов и заявил вычет уплаченного налога24
Компания реализовала товары на экспорт и восстановила по ним входной налог. Затем подтвердила ставку 0 процентов и заявила вычет25
Продавец на дату отгрузки заявил вычет с авансов, которые поступили от покупателей на спецрежиме или физлиц. В книге покупок бухгалтер регистрирует счет-фактуру или первичку на аванс со сводными данными за месяц или квартал26
Продавец составил корректировочный счет-фактуру или первичку на уменьшение тарифов для покупателей на спецрежиме или физлиц со сводными данными за месяц или квартал26
Комиссионер приобрел товары, работы или услуги у разных продавцов, получил несколько счетов-фактур на одну дату и выставил комитенту сводный счет-фактуру. Комитент принял НДС к вычету на основании этого счета-фактуры. Код 27 также указывает принципал, который получил сводный счет-фактуру агента, действующего от своего имени27
Комиссионер получил от продавцов несколько авансовых счетов-фактур на одну дату и выставил комитенту сводный счет-фактуру на предоплату. Комитент заявил вычет на основании этого счета-фактуры. Код 28 также указывает принципал, если получил сводный счет-фактуру на аванс от агента, который действует от своего имени28

Регистрация счетов-фактур. В книге покупок регистрируйте счета-фактуры, поступающие от продавцов.

Кроме того, в книге покупок покупатели отражают корректировочные счета-фактуры на увеличение стоимости. Если от поставщика поступил корректировочный счет-фактура на уменьшение стоимости, регистрировать его в книге покупок не нужно. Этот счет-фактуру покупатель должен отразить в книге продаж (п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если покупатель выявил недопоставку сразу при приемке товаров, то он вообще не отражает в декларации корректировочный счет-фактуру, а сразу заявляет вычет НДС со стоимости фактически поступивших товаров (письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48).

Счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты.

На практике бывает, что счет-фактуру по товарам (работам, услугам), принятым к учету в течение квартала, покупатель получает от продавца только в следующем квартале. В каком налоговом периоде у покупателя возникает право на налоговый вычет?

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда был получен счет-фактура – до или после установленного срока подачи декларации за истекший квартал.

Если счет-фактура поступил к покупателю до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, его можно зарегистрировать в книге покупок отчетного квартала. Если же счет-фактура поступил позже, нужно зарегистрировать его в книге покупок на дату получения (п. 1.1 ст. 172 НК).

Регистрация других документов. Помимо счетов-фактур в книге покупок регистрируются (п. 14, 17, 18, 23 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137):

– таможенные декларации и документы, подтверждающие факт уплаты НДС на таможне (при импорте товаров на территорию);

– бланки строгой отчетности (их копии), выданные сотрудникам при оплате найма жилья и проезда во время нахождения в служебной командировке;

– документы, на основании которых акционер (участник, пайщик) передает имущество в уставный капитал коммерческой организации (если в них есть сумма налога, восстановленная передающей стороной);

– заявления о ввозе товаров из стран – членов ЕАЭС (с отметкой налоговой инспекции об уплате НДС и указанием реквизитов документов, подтверждающих фактическую уплату налога);

Например, при регистрации электронных авиа- и железнодорожных билетов в графе 10 книги покупок вместо ИНН и КПП продавца поставьте прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015 № 03-07-11/30876). Также считают и в ФНС (письмо от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544). Ведь в маршрут/квитанции электронного пассажирского авиабилета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета не указывают ИНН и КПП перевозчика.

Как заполнять книгу покупок, если компания не выставляет счета-фактуры. С 1 октября 2017 года в правилах сказано, как заполнять книгу покупок, если продавец не выставляет счета-фактуры покупателям на упрощенке или ЕНВД, а также физлицам.

Что регистрировать, если продавец не выставляет счетафактуры покупателям на спецрежиме или физлицам
СИТУАЦИЯКАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ В КНИГЕ ПОКУПОК
Продавец заявляет вычет НДС с аванса на дату отгрузкиВ графе 3 – реквизиты платежки покупателя или документа со сводными данными об авансах, который продавец регистрировал в книге продаж на дату получения аванса
Продавец уменьшил стоимость реализованных товаров, работ или услугВ графе 5 – реквизиты документа об изменении стоимости. В том числе это может быть сводный документ за месяц или квартал. В графе 3 – реквизиты первички или сводного документа за месяц или квартал с отгрузками, по которым изменилась стоимость

Регистрация счета-фактуры на аванс. Если организация получила от покупателя аванс в счет предстоящих поставок (в том числе в неденежной форме), счет-фактуру на аванс, выставленный покупателю, она должна зарегистрировать в книге продаж (п. 17 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). В момент отгрузки товаров, в счет которых был получен аванс, выписанные ранее счета-фактуры нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 22 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением № 1137).

Эти же правила действуют, если покупатель отказался от поставки до отгрузки и продавец возвращает ему полученный ранее аванс. В данном случае ранее выписанные счета-фактуры на аванс регистрируются в книге покупок после отражения в учете всех корректировок, связанных с возвратом. При этом зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок можно не позднее чем по истечении одного года с момента отказа покупателя от поставки (п. 22 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением № 1137).

Покупатель вправе зарегистрировать в книге покупок счета-фактуры на неденежные авансы. Раньше правила запрещали регистрировать такие счета-фактуры. Но судьи разрешили заявлять вычет с любых авансов, в том числе когда покупатель передает продавцу в качестве предоплаты товары или другое имущество (п. 23 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). С 1 октября 2017 года это закрепили в правилах.

Как заполнять книгу покупок, если компания приобретает товары у иностранных продавцов. Вграфе 10 книги продаж нужно отражать ИНН/КПП российских продавцов. Поэтому не заполняйте эту графу, если приобретаете товары у иностранного продавца. Сейчас об этом прямо сказано в правилах.

Стало ясно, какую стоимость указывать при ввозе товаров. Если компания ввозит товары из Евразийского экономического союза, то в графе 15 укажите налоговую базу из графы 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. При импорте из других стран приведите стоимость товаров, которую вы отразили в бухучете. Это договорная стоимость, увеличенная на таможенные сборы и пошлины. Раньше ФНС рекомендовала импортерам отражать в графе 15 договорную стоимость товаров (письмо от 20.09.2016 № СД-4-3/17657).

Единый корректировочный счет-фактура. Когда нужно изменить стоимость сразу нескольких отгрузок, продавец может выставить единый корректировочный счет-фактуру. В строке 1б продавец приводит реквизиты всех отгрузочных счетов-фактур, по которым он изменяет стоимость. Переписывать все эти реквизиты в графу 3 книги покупок теперь не нужно. И в графе 3, и в графе 5 продавец отражает номер и дату единого корректировочного счета-фактуры на уменьшение стоимости.

Если покупатель получил единый корректировочный счет-фактуру на увеличение стоимости, он также отражает его реквизиты и в графе 3, и в графе 5 книги покупок.

Сделки с посредниками. Допустим, посредник – комиссионер или агент – приобрел от своего имени товары у нескольких продавцов. Они выставили посреднику счета-фактуры на одну дату. В этом случае посредник вправе выставить комитенту или принципалу один сводный счет-фактуру. Комитент или принципал регистрирует сводный счет-фактуру посредника в книге покупок. Переписывать в графы 9 и 10 книги покупок наименование, ИНН/КПП продавцов из сводного счета-фактуры теперь не нужно. Достаточно указать данные посредника в графах 11 и 12. При проверке вычетов программа ФНС возьмет данные продавцов из разделов 10 и 11 декларации посредника.

В графах 11 и 12 компании отражают наименование, ИНН/КПП посредника, который приобретает для них товары, работы или услуги от своего имени. В правилах уточнили, что таким посредником является не только комиссионер или агент, но и экспедитор, застройщик.

Как заполнять книгу покупок, если компания является посредником. С 1 октября 2017 года в правилах сказано, какую стоимость отражает посредник, который приобрел товары от своего имени и для себя, и для клиента. При этом продавец выставил посреднику один счет-фактуру. Этот счет-фактуру посредник регистрирует в книге покупок, чтобы заявить вычет по товарам, которые приобрел для себя. В графе 15 книги покупок посредник указывает общую стоимость товаров из счета-фактуры продавца. А в графе 16 отражает сумму НДС только со стоимости собственных товаров.

Как зарегистрировать исправленный счет-фактуру. Правила изменились для ситуации, когда покупатель уже включил счет-фактуру в декларацию. А после этого получил исправленный счет-фактуру. В этом случае покупатель составляет дополнительный лист книги покупок за тот квартал, в котором он ранее зарегистрировал счет-фактуру. В доплисте покупатель аннулирует запись по первичному счету-фактуре. То есть еще раз отражает его данные, но стоимостные показатели указывает со знаком «минус». Этот порядок не меняется. А вот регистрировать исправленный счет-фактуру нужно так.

Покупатель сначала аннулирует первичный счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за тот квартал, в котором его зарегистрировал. Затем отражает исправленный счет-фактуру в этом же дополнительном листе (см. схему ниже).

Доплачивать налог и пени покупатель теперь должен, только если продавец уменьшил сумму НДС в счете-фактуре. В этом случае покупатель также обязан сдать уточненку. Показатели доплиста бухгалтерская программа включит в приложение 1 к разделу 8 уточненки.

Если сумма НДС в исправленном счете-фактуре увеличилась, покупателю выгодно сдать уточненку, чтобы увеличить вычеты (п. 1 ст. 81 НК).

Когда вы или покупатель обнаружили существенные ошибки в счете-фактуре от 2018 года, в исправленном счете-фактуре поставьте ставку НДС 18 процентов, даже если вносите изменения в 2019 году. 

Пример 

Компания ООО «Торгснаб» в декабре 2018 года приобрела товары у ООО «Сбытсервис» стоимостью 598 260 руб., в том числе НДС – 91 260 руб. Бухгалтер зарегистрировал счет-фактуру на эти товары в книге покупок за IV квартал. Общая сумма вычетов за этот квартал равна 3 590 760 руб. Возмещение НДС компания в IV квартале не заявляла.

30 января поставщик выявил ошибку в стоимости товаров и передал компании исправленный счет-фактуру. Стоимость товаров в исправленном счете-фактуре составляет 590 000 руб., в том числе НДС – 90 000 руб.

Бухгалтер составил дополнительный лист книги покупок за IV квартал. В нем бухгалтер аннулировал запись по первичному счету-фактуре и зарегистрировал исправленный. Затем бухгалтер сдал уточненку за IV квартал. До сдачи уточненки бухгалтер уплатил недоимку, которая появилась из-за того, что продавец уменьшил сумму налога, и пени.

Если нужно скорректировать данные текущего периода (до окончания квартала), исправительные записи нужно сделать непосредственно в книге покупок. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры компания указывает со знаком «минус». Затем регистрирует исправленный счет-фактуру с положительными значениями.

Когда книгу покупок можно не вести. Организации, которые продают только товары (работы, услуги), не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) в соответствии со статьей 149 НК, книгу покупок вести не обязаны (п. 3 ст. 169 НК).

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.