Книга продаж
Форма книги продаж. Форма книги утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
С 1 января вместо ставки 18 процентов компании начисляют НДС по ставке 20 процентов. Поэтому в наименовании графы 14 чиновники заменили «18 процентов» на «20 процентов». В этой графе по-прежнему отражайте стоимость продаж без учета налога. Аналогично изменили название графы 17. Теперь компании указывают в этой графе налог, рассчитанный по ставке 20 процентов.
Возможны ситуации, когда нужно отразить расчет налога по прежней ставке. Для этого добавили две графы. Это графа 14а — отражайте в ней стоимость без НДС, если применяется ставка 18 процентов. Сумму налога по ставке 18 процентов укажите в графе 17а. Например, покупатель в январе получил корректировочный счет-фактуру на скидку на товары, приобретенные в IV квартале 2018 года. В корректировочном счете-фактуре продавец укажет ставку 18 процентов (письмо ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667).
Покупатель должен зарегистрировать этот счет-фактуру в книге продаж за I квартал (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК). Сумму скидки с учетом НДС покупатель укажет в графе 13б, сумму скидки без учета налога — в графе 14а. НДС со скидки — в графе 17а.
Поправки действуют с 1 апреля 2019 года. Но ФНС рекомендует компаниям вести книгу продаж по новой форме в I квартале. Ведь на основе книги продаж компании заполняют декларацию. А в отчетности за I квартал нужно отразить расчет НДС по новой ставке.
В графе 2 книги продаж компании указывают код операции (приложение к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136). Основные коды, которые применяют для книги продаж – в таблице ниже. На сайте ФНС nalog.ru есть примеры заполнения книги продаж и книги покупок. Кроме того, ФНС разослала примеры в инспекции (письмо от 20.09.2016 № СД-4-3/17657).
Какие коды ставить в книге продаж
| ВЫБЕРИТЕ СИТУАЦИЮ | КОД |
| Продавец отгрузил товары, реализовал работы или услуги | 01 |
| Компания передает товары, выполняет работы, услуги для собственных нужд | 01 |
| Компания выполняет строительно-монтажные работы для собственного потребления | 01 |
| Продавец получил суммы, связанные с оплатой товаров, работ или услуг, которые перечислены в пункте 1 статьи 162 Налогового кодекса. Например, проценты или дисконт по векселям, которые передал покупатель, если они больше процентов по ключевой ставке | 01 |
| Компания восстановила налог со стоимости имущества, которое передала в уставный капитал другой организации | 01 |
| Продавец считает налог с межценовой разницы, если: – реализовал имущество, которое учитывал с НДС; – продал сельхозпродукцию и продукты ее переработки, которые ранее купил у физлиц; – купил у физлиц автомобили для перепродажи, а затем реализовал их | 01 |
| Компания реализовала товары на экспорт | 01 |
| Продавец реализовал товары, работы или услуги через комиссионера или агента, который действует от своего имени | 01 |
| Покупатель на общей системе вернул продавцу товары, принятые на учет. На стоимость товаров покупатель выставил счет-фактуру | 01 |
| Покупатель получил единый корректировочный счет-фактуру, в котором продавец уменьшил стоимость отгрузок | 01 |
| Продавец составил обычный или единый корректировочный счет-фактуру, в котором увеличил стоимость отгрузок | 01 |
| Продавец получил аванс от покупателя | 02 |
| Продавец получил предоплату через комиссионера или агента, который действует от своего имени | 02 |
| Компания рассчитала НДС как налоговый агент, если перечислила оплату: – при покупке товаров, работ или услуг в РФ у иностранного продавца; – за аренду государственного или муниципального имущества или при его покупке | 06 |
| Компания как посредник приобрела товары, работы или услуги в РФ у иностранного контрагента и удержала НДС в качестве налогового агента | 06 |
| Компания безвозмездно реализует товары, работы или услуги | 10 |
| Подрядчик ведет капстроительство, модернизацию, реконструкцию недвижимости | 13 |
| Компания передала имущественные права по договору цессии. Например, если поставщик продал задолженность покупателя по оплате товаров (п. 1–4 ст. 155 НК) | 14 |
| Комиссионер выставил покупателю один счет-фактуру на товары комитента и собственные товары. При этом в книге продаж комиссионер приводит налог только со стоимости своих товаров. Код 15 в графе 2 книги продаж ставит также агент. При условии, что, согласно договору, агент реализует товары принципала от своего имени, он выставил счет-фактуру покупателю и включил в него свои товары и товары принципала | 15 |
| Покупатель получил корректировочный счет-фактуру, в котором поставщик уменьшил цену (тариф) уже отгруженных товаров (реализованных работ или услуг) | 18 |
| Компания восстановила налог. Например, если покупатель получил товары и восстановил НДС, который ранее принял к вычету с аванса. Код 21 ставить не нужно, если компания: – передала имущество в уставный капитал – код 01; – получила корректировочный счет-фактуру на уменьшение цены (тарифа) – код 18 | 21 |
| Продавец реализовал товары, работы, услуги покупателям на спецрежиме или физлицам. Бухгалтер выписал счет-фактуру или первичку со сводными данными за месяц или квартал | 26 |
| Продавец получил аванс от покупателей на спецрежиме или физлиц. Бухгалтер выписал авансовый счет-фактуру или составит первичный документ на поступившую предоплату со сводными данными за месяц или квартал | 26 |
| Комиссионер реализовал товары комитента, выставил покупателям несколько счетов-фактур на одну дату и зарегистрировал их в журнале учета. Комитент выставил комиссионеру на эти отгрузки один сводный счет-фактуру. Код 27 также использует принципал, если выставил сводный счет-фактуру агенту, который действует от своего имени | 27 |
| Комиссионер получил предоплату от покупателей, выписал несколько авансовых счетов-фактур на одну дату и зарегистрировал в журнале учета. Комитент выставил комиссионеру на эти авансы один сводный счет-фактуру. Код 28 также использует принципал, если выставил сводный счет-фактуру на аванс агенту, который действует от своего имени | 28 |
| Компания самостоятельно корректирует налоговую базу, если цена сделки с взаимозависимым контрагентом не соответствует рыночной (п. 6 ст. 105.3 НК) | 29 |
Какие документы регистрировать в книге продаж. Продавцы регистрируют в книге продаж счета-фактуры на отгрузку товаров. Также компании регистрируют другие счета-фактуры, составленные при совершении операций, которые признаются объектом налогообложения по НДС.
Продавцы регистрируют в книге продаж корректировочные счета-фактуры на увеличение стоимости товаров. А покупатели отражают корректировочные счета-фактуры на уменьшение стоимости товаров.
Компании, которые восстанавливают НДС, как правило, регистрируют счета-фактуры, на основании которых входной НДС приняли к вычету, или бухгалтерскую справку-расчет.
Если компания не выставляет счета-фактуры покупателям на спецрежиме или физлицам, в книге продаж нужно регистрировать первичные документы или бухгалтерские справки-отчеты о продажах, другие сводные документы.
Что регистрировать, если продавец не выставляет счета-фактуры покупателям на спецрежиме или физлицам
| СИТУАЦИЯ | КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ В КНИГЕ ПОКУПОК |
| Продавец отгрузил товары, реализовал работы или услуги | В графе 3 – реквизиты первички, например товарной накладной, акта приемки-передачи или бухгалтерской справки, отчета о продажах, другого документа со сводными данными за месяц или квартал. Если продавец регистрирует сводный документ, перечислять данные всех покупателей в графах 7 и 8 не нужно |
| Продавец получил аванс | В графе 3 реквизиты платежки или документа об авансах со сводными данными за месяц или квартал. Если продавец регистрирует сводный документ, перечислять данные покупателей в графах 7 и 8 не нужно. Графу 11 с реквизитами платежек также не заполняйте |
| Продавец увеличил стоимость реализованных товаров, работ или услуг | В графе 5 – реквизиты первички или сводного документа об изменении стоимости за месяц или квартал. В графе 3 – реквизиты первички или сводного документа на отгрузки за месяц или квартал, по которым изменяется стоимость |
Порядок регистрации счетов-фактур в книге продаж. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том квартале, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). По общему правилу счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней (п. 3 ст. 168 НК):
– со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав);
– со дня получения предоплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав.
С учетом этого правила, если отгрузка (поступление предоплаты) происходит в конце одного квартала, счет-фактура может быть выставлен в первые дни следующего налогового периода. Например, если товары были отгружены 31 марта, счет-фактуру продавец может выставить до 5 апреля включительно. В таких случаях счета-фактуры нужно регистрировать в книге продаж в том квартале, в котором продавец отгрузил товары или получил предоплату.
Кого отражать в книге продаж
| СИТУАЦИЯ | НАИМЕНОВАНИЕ, ИНН/КПП КАКОЙ КОМПАНИИ УКАЗЫВАТЬ В ГРАФАХ 7 И 8 |
| Покупатель получил товары в счет предоплаты и регистрирует в книге продаж авансовый счет-фактуру, по которому ранее заявил вычет НДС | Своей компании – из строк 6, 6б счета-фактуры |
| Покупатель регистрирует корректировочный счет-фактуру или первичку на уменьшение стоимости | Своей компании – из строк 3, 3б корректировочного счета-фактуры или из первички на уменьшение стоимости |
| Покупатель регистрирует единый корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости | Продавца из строк 2, 2б единого корректировочного счета-фактуры |
| Продавец регистрирует корректировочный счет-фактуру на увеличение стоимости | Покупателя из строк 3, 3б корректировочного счета-фактуры |
| Продавец регистрирует единый корректировочный счет-фактуру на увеличение стоимости | Покупателя из строк 3, 3б корректировочного счета-фактуры |
Как заполнять книгу продаж, если компания реализует товары иностранным контрагентам. Если покупатель – иностранная организация, которая не состоит на учете в налоговой инспекции в России, то графу 8 «ИНН/КПП» не заполняйте. С 1 октября 2017 года об этом сказано в правилах ведения книги продаж. Налоговики советовали так делать и раньше. Указывать иностранные номера или нули в книге продаж не нужно.
Как заполнять книгу продаж, если компания передает имущество в уставный капитал. Если ваша компания передает имущество в уставный капитал другой организации, нужно восстановить налог с его стоимости (подп. 1 п. 3 ст. 170 НК). С 1 октября 2017 года в книге продаж нужно регистрировать акт приемки-передачи имущества. Раньше бухгалтеры отражали в книге продаж счет-фактуру по этому имуществу. Но получатель регистрирует в книге покупок другой документ – акт. Из-за этого программа ФНС выявляла расхождения. Поэтому ФНС и раньше рекомендовала регистрировать в книге продаж акт, а не счет-фактуру (письмо от 05.04.2017 № 15-3-03/125).
Единый корректировочный счет-фактура. Если нужно изменить стоимость сразу нескольких отгрузок, продавец может выставить единый корректировочный счет-фактуру. В строке 1б продавец приводит реквизиты всех отгрузочных счетов-фактур, по которым он изменяет стоимость. Покупатель регистрирует единый корректировочный счет-фактуру в книге продаж, если стоимость товаров уменьшилась. Если стоимость товаров увеличилась, единый корректировочный счет-фактуру в книге продаж регистрирует продавец. В любом случае переписывать реквизиты всех отгрузочных счетов-фактур из строки 1б в графу 3 теперь не нужно. Такие правила действуют с 1 октября. И в графе 3, и в графе 5 отражайте номер и дату единого корректировочного счета-фактуры.
Как регистрировать сводный счет-фактуру комитента. Правила уточнили для ситуации, когда комиссионер или агент реализовал от своего имени товары нескольким покупателям и выставил им счета-фактуры на одну дату. В этом случае комитент или принципал вправе выставить посреднику сводный счет-фактуру. В нем комитент указывает наименования нескольких покупателей. Переносить их в графы 7 и 8 по новым правилам не нужно. При этом в графах 9 и 10 должны быть данные посредника. Они нужны налоговикам для проверки декларации.
Как заполнять книгу продаж, если компания является посредником. Если комиссионер или агент от своего имени реализовал собственные товары и товары комитента, он вправе выставить покупателю один счет-фактуру. В графе 13б книги продаж посредник указывает стоимость товаров из графы 9 счета-фактуры. С 1 октября 2017 года это прописано в правилах. В графе 14 ФНС рекомендует отражать стоимость только своих товаров. В графе 17 посредник указывает сумму налога со стоимости собственных товаров.
Как исправить книгу продаж. Если нужно скорректировать книгу продаж текущего квартала, нужно сделать исправительные записи непосредственно в ней, дополнительный лист при этом не оформляется. Со знаком «минус» отражаются показатели стоимости и суммы налога первоначального (аннулируемого) счета-фактуры, а показатели исправленного счета-фактуры вписываются с положительными значениями.
Если нужно внести исправления в книгу продаж прошедших налоговых периодов, заполняется дополнительный лист. Его форма приведена в приложении 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. В дополнительном листе первоначальный счет-фактура аннулируется (его показатели регистрируются со знаком «минус»), а исправительный вписывается с положительными значениями (п. 3 и 11 раздела II приложения 5 к постановлению № 1137).
Когда книгу продаж можно не вести. Организации, которые продают только товары (работы, услуги), которые не подлежат налогообложению (освобождаемые от налогообложения) в соответствии со статьей 149 НК, книгу продаж вести не обязаны (п. 3 ст. 169 НК).